Criando uma estimativa do trabalho com QuickBooks 2005

QuickBooks Pro e QuickBooks Premier têm uma característica que é muito interessante para as empresas que fazem trabalhos ou projectos para os seus clientes: empreiteiros, consultores, engenheiros, arquitetos, e assim por diante. QuickBooks Pro e QuickBooks Premier (ao contrário do programa regular QuickBooks Basic) tem a capacidade de fazer simples projeto ou trabalho de custeio. Essa capacidade significa que sua empresa pode criar estimativas do projeto ou trabalho, controlar os custos por projeto ou trabalho, e faturas de contas de projeto ou trabalho.

Em QuickBooks Pro, trabalho custando começa com uma estimativa. Uma estimativa é apenas uma lista dos custos estimados poderá incorrer por algum trabalho que você vai executar para alguns clientes.

Supondo que você já criou um emprego e ter dito QuickBooks você usa estimativas, aqui estão os passos que você segue para criar uma estimativa:

1. Obter o formulário.

Escolha Clientes -> Criar estimativas. QuickBooks abre uma Criar Estimativas forma, que tem uma estranha semelhança com as criar faturas forma que você viu, se você já trabalhou com QuickBooks em tudo.

2. Comece a preencher os espaços em branco.

Escolha o Cliente apropriado: Trabalho na caixa de listagem drop-down no topo do formulário. QuickBooks Pro preenche automaticamente o máximo de informação que puder - normalmente, pelo menos caixa Nome / Endereço - no formulário.

Se você configurou QuickBooks Pro para acompanhar as aulas, a caixa drop-down list apropriado aparece no centro da parte superior do formulário. Vá em frente e usar a caixa, se for o caso.

Sinta-se livre para alterar as configurações padrão - a data e estimar #, por exemplo.

3. Adicione os itens de linha - detalhes, detalhes, detalhes.

Você preenche os detalhes de um Criar Estimativas janela da mesma maneira que você preencher os detalhes de uma janela criar faturas.

Cada item de linha que deseja incluir em sua estimativa trabalho precisa ser descrito na lista Itens. Observe que, como muitas vezes você vender o trabalho para os clientes e os clientes que utilizam, em parte, de uma estimativa, você normalmente quer incluir descrições completas dos itens. (Alguns empreiteiros, por exemplo, costumam usar várias linhas de texto descritivo para explicar plenamente cada item que mostra na estimativa.)

4. Adicione qualquer informação opcional.

Se você quiser, use qualquer um dos outros caixas disponíveis na janela de Estimativas Criar para recolher e armazenar informações adicionais. Por exemplo, assim como com a janela de criar faturas, você pode clicar na caixa de listagem drop-down Mensagem ao Cliente e escrever uma mensagem amigável, ou você pode usar um da lista drop-down.

Você também pode usar o campo de memorando para escrever uma nota para si mesmo sobre o trabalho, se quiser. Ou talvez algumas notas para o roteiro que você estive pensando sobre lançando para os estúdios. O que quer que lhe agrade.

Se você quiser incluir outros itens na janela Criar estimativas, você pode personalizar a janela. Escolha Personalizar a partir da caixa suspensa Modelo lista no canto superior direito da janela do Criar estimativas. QuickBooks dá-lhe uma lista de suas formas de estimativa. Escolha o que você deseja editar. (Você pode ter apenas uma forma estimativa na lista se você nunca criou um novo.) Clique em no botão Novo ou Editar. Se você clicar em Nova, QuickBooks exibe a caixa de diálogo Personalizar Estimate.

Antes de imprimir essa estimativa, lembre-se que a janela Criar Estimativas não é a mesma informação que aparece na estimativa escrita. Para ver como a versão impressa parece, clique na seta para baixo ao lado do botão Imprimir na janela de Estimativas Criar e escolha prévia da lista drop-down. O resultado é uma imagem de página inteira, reduzido para caber na tela.

Se você não salvou sua estimativa ainda, vá em frente e clique em Salvar Novo ou o Save Fechar botão.

Para examinar a estimativa (ou qualquer forma QuickBooks on-screen) mais de perto, clique no botão Zoom In na parte superior da tela Visualizar impressão ou mover o cursor do mouse sobre a imagem. Quando o cursor se parece com uma lupa com um sinal de mais nele, clique no botão esquerdo do mouse. Porque você pode ver apenas uma parte da pré-visualização de cada vez dessa forma, use as barras de rolagem na parte inferior e direita das janelas para se deslocar para as diferentes áreas.

Note-se que a lupa tem agora um sinal de menos na mesma, e o botão Zoom In alterna para reduzir. Se você completar mais de uma estimativa, você pode usar os botões Voltar e Página de Próxima Página na tela de visualização de impressão de olhar para outras estimativas. Quando terminar, clique no botão Fechar.

Quando você voltar para a janela do Estimativas Criar, clique no botão-impressão QuickBooks Pro exibe a caixa de diálogo Estimativa impressão One. Clique em Imprimir para imprimir a estimativa sem mais delongas.

Se você não tiver usado QuickBooks para imprimir estimativas antes, talvez seja necessário para configurar a impressora para esta tarefa. Para fazer isso, escolha Arquivo -> Configuração da impressora e selecione Estimativa da caixa de listagem drop-down Nome do formulário. Em seguida, especifique as configurações da impressora que pretende para impressão estimativas. (Este processo funciona da mesma maneira como faz para imprimir outras formas, como facturas.) Clique em OK quando estiver pronto. A caixa de diálogo uma estimativa de impressão que QuickBooks exibe depois que você clicar em Imprimir na janela Criar estimativas também funciona da mesma forma que a caixa de diálogo uma factura de impressão faz.