Usando o Outlook 2003 para rastrear o histórico do cliente

Alguns vendedores nem sempre são organizados e, por vezes, gastar muito tempo à procura de uma proposta ou tentando lembrar a data e tema do último telefonema. Usando Business Contact Manager (BCM), você pode ligar todas as suas ações a um determinado cliente e acessar todas as informações a partir do registo de contacto. (BCM versão 2.0 é um add-in livre para o Outlook 2003 no Office Professional e edições de pequenas empresas.)

A página de contatos Atividades Outlook pode mostrar-lhe todas as ações relacionadas a um contato. Você pode vincular qualquer documento, de tarefas, nomeação, log ou telefone reunião para seus clientes e lê-los em um clique. Veja como:

1. Com o contato com o cliente aberto, escolha Actions, link de arquivo.

A caixa de diálogo Escolha um arquivo é aberto.

2. Selecione o arquivo, como Proposta de Maria 321.

3. Clique em OK.

O arquivo proposta está relacionada com registro de contato de Maria.

Além de vincular arquivos externos e documentos para seus contatos, você também pode vincular compromissos do Outlook, tarefas, entradas de diário de chamadas telefônicas e e-mails (enviadas e recebidas) e, em seguida, lê-los em uma única lista.

1. Com o contato com o cliente aberto, escolha Actions, link de arquivo.

Os itens hiperligação para contactar caixa aparece.

2. Selecione uma pasta, como Tarefas.

3. Selecione uma tarefa da lista de itens de tarefas.

4. Clique em Aplicar.

O item está ligada ao seu contato com o cliente.

Automatizando links para seus contatos

Ligando cada item para o seu contacto manualmente é tedioso e potencialmente podem adicionar centenas de ações semanais ao seu trabalho, fazendo você perder mais de sua paciência. Você pode esquecer de ligar itens ou perder o controle de e-mails, tarefas e compromissos relacionados a seus clientes. Felizmente, o Outlook pode ligar automaticamente os itens relacionados ao seu contato da seguinte maneira:

1. Escolha Ferramentas, Opções.

A caixa de diálogo Opções.

2. Clique em Opções de diário.

A caixa de diálogo Opções de diário aparece.

3. Selecione os itens a serem ligados na caixa de lista de gravar automaticamente esses itens, incluindo reuniões mensagem de e-mail, tarefas e outras ações.

4. Selecione os contatos a serem vinculados a partir do Para Estes caixa de lista de contatos.

5. Na área de duplo clique no Journal Entry, selecione a opção chamada abre o item referido pelo Journal Entry.

O jornal tem uma aplicação mais ampla do que simplesmente vincular itens do Outlook para um contato. O Jornal também pode medir o tempo que você gasta trabalhando em um documento ou apresentar os seus documentos em um gráfico de linha do tempo, mostrando cada um na data em que foi utilizado.

6. Clique em OK.

Todos os itens do Outlook relacionados com os seus contactos estão agora ligados.

Lendo o seu histórico do cliente

Procurando arquivos de clientes em pastas do seu computador pode ser cansativo. Você pode armazenar um documento do Word em um lugar, uma planilha do Excel em outro, e a data da sua última reunião no calendário. Você pode, no entanto, tem todas essas informações organizadas para você, abrindo apenas uma página, o que significa que não há perda de tempo procurar a informação.

Para ler o histórico do cliente, siga estes passos:

1. Com o contato aberto, clique na guia Atividades.

A página Atividades aparece. Quando a caixa de lista Mostrar diz todos os itens, todas as suas actividades relacionadas com o contacto aberto são listadas.

2. Clique em qualquer item na lista para abrir o documento vinculado ou item do Outlook.

A informação é exibida sem ter que olhar para ele.