Criando uma lista de Uniform Business Contact no Outlook 2003

Um banco de dados de contatos de negócios está sempre mudando, mas o Outlook 2003 pode ajudar a manter a ordem. Quer se trate de clientes ou fornecedores, as pessoas vêm e vão, números de telefone de mudança, as pessoas são promovidas, e assim por diante. Mantendo a lista de contatos up-to-date é um desafio que se intensifica quando você toma localização em consideração. Muitas vezes, a lista é dividido entre o sistema de faturamento, o departamento de compras, e vários arquivos de cada vendedor (Rolodex, computadores Pocket PC, e até mesmo o cartão de visita esquecido na gaveta de cima). Sem um banco de dados atualizado, você não pode se comunicar bem com seus clientes.

Aqui estão algumas soluções possíveis para esse problema:

• Use a sua lista de contatos como seu banco de dados de clientes e fornecedores. Atualizar qualquer informação ao recebê-lo, quando se trabalha por si mesmo.
• Use lista de contatos de uma pessoa como a lista empresa. Faça esta regra companhia: Todas as novas atualizações que alguém se (tal como um cartão de visita, um telefonema com novas informações, ou um e-mail) vai para uma pessoa central para a atualização do banco de dados.
• Criar uma lista pública no servidor Exchange e escolher uma pessoa para ser a lista goleiro. Você pode usar o Business Contact Manager versão 2.0, que é um add-in livre para Outlook nas edições do Office Professional e Small Business. Você pode compartilhar os contatos de negócios e contas como uma lista com o resto da sua empresa.

Você deve atualizar as mudanças de endereço e adicionar novas informações de contato imediatamente. A primeira opção é boa quando você está trabalhando sozinho. A segunda opção funciona quando você não tem um servidor Exchange disponíveis ou não usar o Business Contact Manager versão 2.0. A melhor opção é o terceiro, porque a lista de contatos está disponível para toda a equipe a qualquer hora, em qualquer lugar com acesso à Web Outlook. Basta digitar os novos contatos em sua lista de contatos, salvá-lo e enviá-lo como um vCard à lista de contatos detentor, como segue:

1. Abra o contato salvo.

2. Escolha Ações, Encaminhar como vCard.

Um novo e-mail é aberto com o vCard anexado.

3. Envie-o para a lista de contatos do goleiro.

O goleiro lista de contatos recebe o e-mail e pode simplesmente arrastar e soltar o vCard a partir do e-mail na lista de contatos.

Adicionar um contacto desta forma registra automaticamente a data o contato foi criado (usando o nome do campo Criado) e mantém uma data da última modificação (usando o campo modificado). Você pode personalizar a exibição de contatos para incluir os campos criado e modificado, se quiser se manter a par desta informação.

É provável que você receber informações de contato de várias fontes, tais como o sistema interno de vendas, cada vendedor, ou a equipa de gestão. Associando o contato com a pessoa que o gerou facilita o acompanhamento.

Você pode usar categorias para ajudar a controlar esta informação:

1. Criar uma nova categoria para cada membro da equipe de vendas.

2. Insira um novo contato na lista.

3. Com o aberto contato, clique no botão Categorias.

A caixa de diálogo Categorias aparece.

4. Selecione a categoria Nome do remetente e guardar o contacto.

O contacto está associado com a sua fonte.