Adicionando um novo nome para a pasta de contatos do Outlook

Uma pasta de contatos do Outlook só é tão bom e tão completo como as informações sobre os contatos que você colocar nele. Para colocar alguém na lista de contatos, abra a pasta Contatos e começar por fazer um dos seguintes procedimentos:

• Clique no botão Novo.
• Pressione Ctrl + N (na janela de pasta de contatos) ou Ctrl + Shift + C.
• Escolha Arquivo -> Novo -> Contato.

Você vê o formulário de contato. Nesta forma, você pode encontrar lugares para a entrada de praticamente tudo que você poderia sempre precisa saber sobre uma pessoa (exceto a sua vida amorosa e vícios secretos). Insira todas as informações que você se importa para gravar, mantendo estas regras da estrada em mente como você ir junto:

• nomes completos, endereços, e assim por diante: Embora você pode ser tentado a simplesmente digitar endereços, números de telefone, nomes, e assim por diante nas caixas de texto, não faça isso! Clique no botão Nome completo na guia Geral, por exemplo, para introduzir um nome. Clique no botão empresa ou em casa para digitar um endereço na caixa de diálogo Verificação de Endereço. Clicando nos botões e inserir dados nas caixas de diálogo, você permitir Outlook para separar os componentes de nomes, endereços e números de telefone. Como tal, o Outlook pode usar nomes e endereços como uma fonte para correspondência em massa e mensagens em massa.
Ao inserir informações sobre uma empresa, não uma pessoa, deixe o campo Nome completo em branco e inserir o nome da empresa no campo Empresa.
• Informações que importa para você: Se o formulário não parece ter um lugar para a entrada de um determinado tipo de informação, tente clicar em um botão triângulo e escolher uma nova categoria de informações a partir do menu pop-up. Clique no botão triângulo ao lado do botão de Negócios e escolha inicial, por exemplo, se você deseja inserir um endereço de casa, em vez de um endereço comercial.
• Arquivo como: Abrir o arquivo como menu drop-down e escolha uma opção para a apresentação do contato na pasta Contatos. Outlook pode arquivar contatos em ordem alfabética pelo sobrenome, nome, nome da empresa, ou uma combinação dos três. Escolha a opção que melhor descreve como você espera encontrar o contacto na pasta Contactos.
• Mailing endereços: Se você mantiver mais de um endereço para um contato, exibir o endereço para o qual deseja enviar e-mail e selecione o Esta é a caixa de verificação Endereço para correspondência. Desta forma, em um envio em massa, você recebe cartas enviadas para os endereços corretos.
• Endereço de e-mail: Você pode inserir três endereços de e-mail para cada contato. (Clique no botão triângulo e escolher Email 2 ou Remover 3 para introduzir um segundo ou terceiro endereço.)
No display como caixa de texto, o Outlook mostra o que linha Para de mensagens de e-mail vai olhar como quando você envia e-mail para um contato. Por padrão, a linha Para: mostra o nome do contato seguido por seu endereço de e-mail entre parênteses. No entanto, você pode digitar o que quiser no display como caixa de texto, e se entrar algo diferente pode ajudá-lo a distinguir entre endereços de e-mail, digite algo diferente. Por exemplo, digite Lydia - Pessoal de modo que você pode dizer quando você envia e-mail para o endereço pessoal de Lydia, ao contrário de seu endereço comercial.
• fotos: Para colocar uma foto digital em um formulário de contato, clique no botão Contact Photo Adicionar e, na caixa de diálogo Adicionar contato imagem, selecione uma imagem e clique em OK.

Certifique-se de escrever algumas palavras na guia Geral para descrever como e onde você conheceu o contacto. Quando chega a hora para eliminar contatos na lista de pasta de contatos, ler as descrições pode ajudar a decidir quem é capinada e quem não tem.

Quando você terminar de digitar as informações, clique no botão Salvar e Fechar. Se você estiver com pressa para entrar informações de contato, clique no botão Salvar e Novo. Ao clicar neste botão abre um formulário vazio de modo que você pode gravar informações sobre outro contato.