Trabalhando com listas de distribuição no Outlook

Você pode criar uma lista de distribuição no seu módulo de contatos do Outlook que inclui o nome de mais de uma pessoa para aqueles momentos quando você envia uma mensagem a várias pessoas ao mesmo tempo. Você também pode atribuir categorias aos seus listas de distribuição (tal como pode fazer com contatos individuais), e você pode enviar uma lista de distribuição para outras pessoas como um anexo a uma mensagem de e-mail para que eles possam usar a mesma lista que você faria se eles são também usando o Outlook.

Criação de uma lista de distribuição

Criação de uma lista de distribuição é uma simples questão de inventar um nome para a sua lista e escolher a partir da coleção de nomes que você armazenou no seu sistema. Uma lista de distribuição não manter o controle de números de telefone e endereços de correspondência, apenas os endereços de e-mail.

Para criar uma lista de distribuição no seu módulo de contactos, siga estes passos:

1. Escolha Arquivo -> Novo - Lista> Distribuição (ou pressione Ctrl + Shift + L).

A caixa de diálogo lista de distribuição aparece.

2. Digite o nome que você deseja atribuir à sua lista de distribuição.

O nome que você digita aparece na caixa de texto Nome.

3. Clique no botão Selecionar Membros.

A caixa de diálogo Selecionar Usuários é aberta, exibindo uma lista de nomes disponíveis no lado esquerdo e uma caixa em branco no lado direito.

4. Dê um duplo clique no nome de cada pessoa que você deseja adicionar à sua lista de distribuição.

Cada nome que você clique duplo aparece no Adicionar a coluna de lista de distribuição no lado direito da caixa de diálogo.

5. Quando estiver pronto escolhendo nomes, clique em OK.

A caixa de diálogo Selecionar Membros fecha.

6. Clique em Salvar e fechar (ou pressione Alt + S).

A caixa de diálogo lista de distribuição é fechada e sua lista de distribuição aparece na sua lista de contatos.

Quando você está criando uma lista de distribuição, você também pode querer incluir os endereços de e-mail de pessoas que não estão incluídos na lista de contatos ou qualquer um dos seus outros livros de endereços do Outlook. Para adicionar tal um estranho à sua lista de distribuição, clique em Add New (em vez de Selecionar Membros) no Passo 4, acima. Digite o nome e endereço de email da pessoa que você deseja adicionar na caixa de diálogo adicionar novos membros, clique em OK, e siga o restante das etapas exatamente da mesma maneira.

Edição de uma lista de distribuição

As pessoas vêm e vão em listas de distribuição, assim como fazem todos os outros lugares. Felizmente, você pode editar as listas. Basta clicar no ícone Contatos no Painel de Navegação e clique duas vezes o nome de uma de suas listas de distribuição (as entradas que mostram um pequeno ícone de duas cabeças para a direita de seus nomes). Quando você abre uma entrada de lista de distribuição, você verá a mesma tela que você viu quando criou a lista. Aqui, você tem algumas opções úteis:

• Para remover um membro da lista: Clique nesse nome e clique no botão Remover.
• Para selecionar um novo membro a partir dos nomes já em sua lista de contatos ou da lista de endereços global: Clique em Selecionar Usuários e seguir a mesma rotina que você usa quando você cria uma lista.
• Para adicionar uma pessoa cujo endereço de e-mail não estiver listado em qualquer um dos seus livros de endereços: Clique no botão Adicionar Novo, preencha o nome e endereço de email da pessoa e clique em OK.

Usando uma lista de distribuição

Listas de Distribuição aparecem como itens em sua lista de contatos, juntamente com os nomes das pessoas - assim (como você provavelmente pode adivinhar) você pode usar uma lista de distribuição para endereçar uma mensagem de e-mail, tal como faria com qualquer contato. Veja como:

• Você pode arrastar o cartão para uma lista de distribuição para sua caixa de entrada para criar uma nova mensagem de e-mail a essa lista.
• Você pode digitar o nome da lista de distribuição na caixa Para: linha de uma mensagem de e-mail e clique no botão Verificar nomes na barra de ferramentas.

Quando o Outlook adiciona um sublinhado para o nome no campo Para: caixa, você sabe a sua mensagem vai para as pessoas em sua lista de distribuição.