Manter uma pasta feliz e contatos saudáveis ​​no Outlook

Em patologia, que é o estudo de doenças e como eles são transmitidos, um contato é uma pessoa que transmite uma doença transmissível, mas no Outlook, um contato é alguém com quem você manter as informações. Informações sobre contatos é mantido na pasta Contatos. Esta pasta é um livro de endereços super-potência. Tem espaço para armazenar nomes de pessoas, endereços, números de telefone, endereços de e-mail, páginas web, números de pager, aniversários, alcunhas, e outras coisas. Ao endereçar uma mensagem de e-mail, você pode obter o endereço direto da pasta Contatos para ter certeza de que o endereço é digitado corretamente.

A pasta de contatos é apenas tão bom e tão completo como as informações sobre os contatos que você colocar nele. Estas páginas explicam como inserir informações sobre um contato e atualizar as informações, se isso acontece para mudar.

Introduzir um novo contato na pasta de contatos

Para colocar alguém na lista de contatos, abra a pasta Contatos e começar por fazer um dos seguintes procedimentos:

• Clique no botão Novo contato.
• Pressione Ctrl + N (na janela de pasta de contatos) ou Ctrl + Shift + C.
• Escolha Arquivo -> Novo -> Contato.

Você vê o formulário de contato. Nesta forma são lugares para entrar apenas sobre tudo o que há para saber sobre uma pessoa, exceto sua vida amorosa e vícios secretos. Insira todas as informações que você gostaria de gravar, mantendo em mente essas regras da estrada como você ir junto:

• nomes completos, endereços, e assim por diante: Embora você pode ser tentado a simplesmente digitar endereços, números de telefone, nomes, e assim por diante nas caixas de texto, não faça isso! Clique no botão Nome completo na guia Geral, por exemplo, para introduzir um nome. Clique no botão empresa ou em casa para digitar um endereço na caixa de diálogo Verificação de Endereço. Clicando nos botões e inserir dados nas caixas de diálogo, você permitir Outlook para separar os componentes de nomes, endereços e números de telefone. Como tal, o Outlook pode classificar nomes e endereços com mais facilidade, e pode usar nomes e endereços como uma fonte para correspondência em massa e e-mails em massa com o Microsoft Word.
Ao inserir informações sobre uma empresa, não uma pessoa, deixe o campo Nome completo em branco e inserir o nome da empresa no campo Empresa.
• Informações que importa para você: Se o formulário não parece ter um lugar para a entrada de um determinado tipo de informação, tente clicar em um botão triângulo e escolher uma nova categoria de informações a partir do menu pop-up. Clique no botão triângulo ao lado do botão de Negócios e escolha inicial, por exemplo, se você deseja inserir um endereço de casa, em vez de um endereço comercial.
• Arquivo como: Abrir o arquivo como menu drop-down e escolha uma opção para a apresentação do contato na pasta Contatos. Contatos são arquivados em ordem alfabética pelo sobrenome, nome, nome da empresa, ou uma combinação dos três. Escolha a opção que melhor descreve como você espera encontrar o contacto na pasta Contactos.
• Mailing endereços: Se você mantiver mais de um endereço para um contato, exibir o endereço para o qual deseja enviar e-mail e selecione o Esta é a caixa de verificação Endereço para correspondência.
• Endereço de e-mail: Você pode inserir até três endereços de e-mail para cada contato (clique no botão triângulo e escolher E-mail 2 ou E-mail 3 para introduzir um segundo ou terceiro endereço). No display como caixa de texto, o Outlook mostra o que a linha Para mensagens de correio electrónico vai olhar como quando você envia e-mail para um contato. Por padrão, o Para linha mostra o nome do contato, seguido pelo seu e-mail entre parênteses. No entanto, você pode digitar o que quiser no display como caixa de texto, e se entrar algo diferente ajuda a distinguir entre endereços de e-mail, digite algo diferente. Por exemplo, digite Lydia - Pessoal de modo que você pode dizer quando você envia um e-mail para o endereço pessoal de Lydia, em oposição ao seu endereço comercial.
• fotos: Para colocar uma foto digital em um formulário de contato, clique no botão Foto Adicionar contato e, na caixa de diálogo Adicionar contato imagem, selecione uma imagem e clique no botão OK.

Certifique-se de escrever algumas palavras na guia Geral para descrever como e onde você conheceu o contacto. Quando chega a hora para eliminar contatos na lista de pasta de contatos, ler as descrições pode ajudar a decidir quem é capinada e quem não tem.

Quando você terminar de digitar as informações, clique no botão Salvar e Fechar. Se você estiver com pressa para entrar informações de contato, clique no botão Salvar e Novo. Fazer isso abre um formulário vazio de modo que você pode gravar informações sobre outro contato.

Aqui está uma maneira rápida de inserir informações de contato de alguém que lhe enviou uma mensagem de e-mail: Abra a mensagem certa, clique no nome do remetente na linha Para, e escolha Adicionar aos contactos do Outlook no menu de atalho. Você vê o formulário de contato. Introduzir mais informações sobre o remetente se você puder e clique no botão Salvar e Fechar.

Importando e-mail e endereços de outro programa

Suponha que você estiver usando o Outlook Express, Eudora, ou Lotus Organizer para lidar com os seus endereços de e-mail e contato, mas agora você se tornou um convertido ao Outlook. O que você faz com as mensagens de e-mail e nomes e endereços em outro programa? Você não pode deixá-los apenas sentar lá. Você pode importá-los para o Outlook e pegar onde você parou.

Para importar e-mail e endereços de contato de outro programa, comece escolhendo Arquivo -> Importar e exportar. Você vê o Assistente de Importação e Exportação. O que você faz em seguida depende de onde você agora fazer o seu acompanhamento e-mail e endereço:

• Outlook Express: Selecione Importar Internet Mail e endereços e clique no botão Avançar. Na caixa de diálogo Outlook ferramenta de importação, selecione o Outlook Express, selecione as caixas de seleção para decidir o que exportar (mail, endereços, e / ou Regras), e clique no botão Avançar novamente. Na caixa de diálogo seguinte, escolha opções para decidir o que fazer sobre entries- duplicado, em seguida, clique no botão Concluir.
• Eudora: Selecione Importar Internet Mail e endereços e clique no botão Avançar. Na caixa de diálogo Outlook Import Tool, escolha Eudora, escolha opções para decidir o que fazer com entradas duplicadas, e clique no botão Avançar novamente. No Navegador de pasta caixa de diálogo, selecione o arquivo onde os dados Eudora é mantido e clique no botão OK.
• Lotus Organizer: Selecione Importar de outro programa ou arquivo, clique no botão Avançar, selecione uma versão Lotus Organizer (4.x ou 5.x), e clique no botão Avançar novamente. Ao clicar no botão Avançar como você vai junto, você será solicitado como lidar com itens duplicados, para localizar o arquivo de dados do Lotus Organizer, e para selecionar uma pasta do Outlook para colocar os dados.

Alguns filtros de importação e exportação não são instalados automaticamente pelo Outlook. Outlook pode pedir-lhe para inserir o CD do Office para que possa instalar um filtro.