Definindo Opções de diário no Outlook 2002

Stardate 2002: On ,

o capitão da nave estelar Empreendimento fielmente faz entradas diárias no registo de estrela. As informações registros capitão sobre planetas a tripulação explorou, os alienígenas que eles lutaram, e os fenômenos bizarros que já observada no espaço profundo, onde nenhum homem (ou mulher) tem ido antes!

Agora é sua vez. Assim como o capitão do Empreendimento, você pode gravar suas interações diárias com os seres estranhos em ambientes bizarros em circunstâncias estressantes, mesmo que os seres estranhos estão todos em seu próprio escritório. O Jornal Outlook é o seu log estrela.

Sem dúvida, as altas muck-a-mucks da galáxia usar o log do capitão para que as coisas terrivelmente importantes, mas o seu Jornal lhe serve mais diretamente. Às vezes, quando você precisa encontrar um documento ou um registro de uma conversa, você não se lembra o que você chamou o documento ou onde ele está armazenado, mas você se lembra quando você criou ou recebeu o item. Neste caso, você pode ir para o Jornal e verificar a data em que se lembra de lidar com o item e encontrar o que você precisa saber.

Para obter um bom uso do Jornal, porém, você precisa usá-lo. Você pode configurar o Outlook para fazer lançamentos para quase tudo que você faz, ou você pode fechar o Jornal por completo e não fazer entradas a ele. Se você colocar nada no Journal, você não ganha nada fora.

Qual é a maneira mais fácil de fazer entradas no Journal? Fazer nada. O Jornal grava automaticamente qualquer documento que você criar, editar ou imprimir em qualquer aplicativo do Office XP. O Jornal também rastreia automaticamente as mensagens de e-mail, pedidos de reunião e respostas e solicitações de tarefa e respostas. A diferente dos aplicativos do Microsoft Office alguns programas também têm a capacidade de fazer entradas no Journal, mas essa característica é mais frequentemente usado com programas do Office XP.

Há um problema: Você tem que dizer Outlook que pretende gravação automática Jornal ligado. (Tudo bem, então você tem que fazer um pouco de alguma coisa.) Felizmente, se você não tiver ativado recurso de gravação automática do Journal, Outlook 2002 pede-lhe se deseja ativar o recurso cada vez que você clicar no ícone Journal.

Para ativar o recurso de gravação automática do Journal, siga estes passos:

1. Escolha Tools ->OPÇÕES.

A caixa de diálogo Opções.

2. Clique no Journal botão Opções.

A caixa de diálogo Opções de diário aparece, como mostrado na Figura 1, com caixas de seleção para todos os tipos de atividades que você pode gravar automaticamente e os nomes de todas as pessoas para as quais você pode gravar automaticamente as transações, tais como e-mail.

Figura 1: A caixa de diálogo Opções de diário.

3. Clique para colocar uma marca na caixa de seleção para os itens e arquivos que você deseja gravar automaticamente e para os contatos com quem você deseja as informações gravadas.

A lista de pessoas na para estes CONTATOS caixa é o mesmo que a lista de pessoas em sua lista de contatos. Você pode criar manualmente entradas de diário para as pessoas que não estão na sua Contact List-consulte a seguinte seção "Gravando um item do Outlook no Jornal manualmente."

Quando você adicionar nomes à sua lista de contatos no módulo Contatos, esses nomes não estão definidas para a gravação automática no Jornal. Você nem precisa para verificar o nome na caixa de diálogo Opções de diário ou abra o registro de contato, clique na guia Journal, e verificar gravar automaticamente entradas de diário para esses contatos.

4. Clique em OK.

O Jornal grava automaticamente os itens e arquivos que você selecionou para os contatos que você nomeou.

Gravando um item do Outlook no Jornal manualmente

Se você não quer encher o Jornal gravando tudo automaticamente, você pode inserir itens selecionados manualmente - basta arrastá-los para o ícone Journal. Por exemplo, você pode não querer gravar cada transação com um cliente em potencial até que você esteja certo de que você está fazendo negócios com esse cliente. Você pode arrastar mensagens de email relevantes para o Jornal e manter um registro de inquéritos sérios. Quando você realmente começar a fazer negócios com um novo cliente, você pode configurar a gravação automática.

Para gravar manualmente itens no Journal, siga estes passos:

1. Arraste o item que você quer gravar (como uma mensagem de e-mail) para o ícone Journal.

O formulário de entrada de diário é exibida (ver Figura 2). Na parte inferior do formulário é um ícone que representa o item que você está gravando, juntamente com o nome do item.

Figura 2: A entrada de diário com um atalho para uma mensagem de e-mail anexado na caixa de texto.

2. Preencha as informações que você deseja gravar.

Você não tem que gravar qualquer coisa, embora. A caixa de texto na parte inferior da tela dá-lhe espaço para fazer uma nota para si mesmo, se você quiser usá-lo.

3. Clique em Sav e fechar.

O item que você gravou é inserido no Journal.

Gravação de um documento no Jornal

Se o seu programa favorito, tal como um programa de desenho ou de editoração eletrônica, não aparece na lista de programas que podem fazer lançamentos automáticos no Jornal, nem tudo está perdido - você pode arrastar documentos da pasta do Outlook Meu computador para o pasta diário para criar entradas de diário para os arquivos desses programas. Porque o Jornal pode manter o controle de vários tipos de informações sobre um documento diferente de data e hora (como cliente, assunto, e algumas notas), você pode usar o Jornal de manter o controle de arquivos que você criar em programas que não fazem parte do Microsoft Office. Se você optou por deixar que o Outlook criar entradas de diário automaticamente para seus aplicativos do Office XP, você não tem que fazer entradas para documentos do Office XP.

Para gravar um documento no Jornal, siga estes passos:

1. Clique na barra separadora outros atalhos na barra do Outlook.

Os ícones no outro grupo Atalhos aparecem, incluindo o ícone Meu computador.

2. Clique no ícone Meu computador na barra do Outlook.

Sua lista de unidades aparece (veja a Figura 3).

Figura 3: A lista de unidades em Meu computador.

3. Localizar o documento que você deseja gravar.

Dê um duplo clique na unidade que contém o documento que você deseja gravar. Em seguida, dê um duplo clique na pasta em que você salvar os seus documentos para encontrar o documento que você deseja gravar. Destacá-lo.

4. Clique na barra de separador de atalhos do Outlook na barra do Outlook.

Os ícones no grupo de atalhos do Outlook aparecem, incluindo o ícone Journal.

5. Arraste o documento para o ícone Journal.

O formulário de entrada de diário é exibida com um ícone na caixa de texto que representa o arquivo que você está gravando.

6. Clique em Sav e fechar.

O documento é registrado no Journal.

O grande benefício de documentos de gravação no Journal é o fato de que as entradas de diário são realmente atalhos para os próprios documentos. Quando você entra em um documento no Jornal, você tem acesso rápido às informações que você salvou sobre o documento, e você é apenas um clique de distância a partir do próprio documento. Então, se você usar um escritório não-XP programa que cria arquivos que não manter o controle de muita informação sobre si mesmo, o jornal é uma excelente localização central para manter o controle das informações do documento. Por exemplo, se você está salvando imagens de um programa de desenho em seu computador, você pode querer salvar mais informações sobre cada imagem do que apenas o nome do arquivo. Se você criar entradas de diário para cada arquivo, você pode manter notas sobre cada imagem no Jornal. Quando você encontrar a entrada de diário para a imagem que deseja, basta clicar duas vezes no ícone para a imagem. O programa que você usa para ver a imagem abre.