Atualizando automaticamente Seu Diário no Outlook 2000

Stardate 2001: On Jornada nas Estrelas, o capitão da nave estelar Empreendimento fielmente faz entradas diárias no log do capitão. As informações registros capitão sobre os planetas a tripulação explorou, os alienígenas que eles lutaram, e os fenômenos bizarros que já observada no espaço profundo, onde ninguém tem ido antes!

Agora é sua vez. Assim como o capitão do Empreendimento, você pode gravar suas interações diárias com os seres estranhos em ambientes bizarros em circunstâncias estressantes, mesmo que os seres estranhos estão todos em seu próprio escritório. O Jornal Outlook é o log do seu capitão.

Sem dúvida, as altas muckity-mucks da galáxia usar o log do capitão para que as coisas terrivelmente importantes, mas o seu Jornal lhe serve mais diretamente. Às vezes, quando você precisa encontrar um documento ou um registro de uma conversa, você não se lembra o que você chamou o documento ou onde ele está armazenado, mas você se lembra quando você criou ou recebeu o item. Neste caso, você pode ir para o Jornal e verificar a data em que se lembra de lidar com o item e encontrar o que você precisa saber.

Para obter um bom uso do Journal, você precisa usá-lo, no entanto. Você pode configurar o Outlook para fazer lançamentos para quase tudo que você faz, ou você pode fechar o Jornal por completo e não fazer entradas a ele. Se você colocar nada no Journal, você não ganha nada fora.

Qual é a maneira mais fácil de fazer entradas no Journal? Fazer nada. O Jornal grava automaticamente qualquer documento que você criar, editar ou imprimir em qualquer aplicativo Office 2000. O Jornal também rastreia automaticamente as mensagens de e-mail, pedidos de reunião e respostas e solicitações de tarefa e respostas. No futuro, outros que a suíte Microsoft Office programas podem ter a capacidade de fazer entradas no Diário, mas agora, que o recurso é limitado a programas do Office 2000.

Há um problema: Você tem que dizer Outlook que pretende gravação automática Jornal ligado. Felizmente, se você não tiver ativado recurso de gravação automática do Journal, Outlook 2000 pede-lhe se deseja ativar o recurso cada vez que você clicar no ícone Journal.

Para ativar o recurso de gravação automática do Journal, siga estes passos:

1. Escolha Ferramentas -> Opções.

A caixa de diálogo Opções.

2. Clique no botão Opções de diário.

A caixa de diálogo Opções de diário aparece (veja a Figura 1) com caixas de seleção para todos os tipos de atividades que você pode gravar automaticamente e os nomes de todas as pessoas para as quais você pode gravar automaticamente as transações, tais como e-mail.

Figura 1: A caixa de diálogo Opções de diário.

3. Clique para colocar uma marca na caixa de seleção para os itens e arquivos que você deseja gravar automaticamente e para os contatos com quem você deseja as informações gravadas.

A lista de pessoas na Para Estes caixa de Contatos é o mesmo que a lista de pessoas em sua lista de contatos. Você pode criar manualmente entradas de diário para as pessoas que não estão na sua lista de contatos.

Quando você adicionar nomes à sua lista de contatos no módulo Contatos, esses nomes não estão definidas para a gravação automática no Jornal. Você nem precisa para verificar o nome na caixa de diálogo Opções de diário ou abra o registro de contato, clique na guia Journal, e verificar gravar automaticamente entradas de diário para esses contatos.

4. Clique em OK.

O Jornal grava automaticamente os itens e arquivos que você selecionou para os contatos que você nomeou.