Arquivamento de pastas do Outlook

Em alguns casos, Outlook coloca as mensagens de e-mail, tarefas e compromissos com mais de seis meses para a pasta Arquivo - uma pasta especial para itens que Outlook pensa que está mantendo obsoleto ou não vale a pena. Outlook chama enviando esses itens para a pasta Arquivo autoarchiving. Itens que os arquivos do Outlook não são perdidos para sempre, apesar de tudo. Você pode visitá-los, abrindo a pasta de arquivo e suas subpastas na lista de pastas. Outlook cria a pasta de arquivo e suas subpastas automaticamente na primeira vez que você arquivar itens.

Você começa a decidir como e quando Outlook arquiva itens. Para arquivar itens, você estabelece um conjunto padrão de regras de arquivamento que se aplicam a todas as pastas, e se uma pasta precisa de atenção individual (ou seja, você não quer que seja sujeito às regras de arquivamento padrão), você pode estabelecer regras especiais para que pasta. Cada pasta pode ter seu próprio conjunto de regras de arquivamento ou estar sujeito às regras padrão.

Para dizer Outlook como arquivar material velho, começar com a exibição de uma caixa de diálogo de arquivo automático:

• Que estabelece regras de arquivamento padrão: Escolha Ferramentas -> Opções e, na caixa de diálogo Opções, selecione a guia Outro. O clique no botão Arquivar automaticamente.
• Que estabelece regras para uma pasta específica: De qualquer direito, clique na pasta e escolha Propriedades ou exibir a pasta e escolha Arquivo -> Pasta -> Imóveis para nome da pasta. Em seguida, na caixa de diálogo Propriedades, selecione a guia AutoArquivar. (Porque não há data está ligado a itens na pasta Contatos, você pode nomes não AutoArquivar e endereços.)

Negociar estas opções para estabelecer regras de arquivo padrão:

• Execute o arquivo automático a cada: Digite um número para contar Outlook quantas vezes para arquivar itens.
• Perguntar antes de Arquivo Executa: Se você selecionar essa caixa de seleção, você verá uma caixa de mensagem antes de arquivar começa, e você pode se recusar a arquivo se você quiser, selecionando Não na caixa de mensagem.
• Excluir itens expirados (e-mail somente pastas): Marque esta caixa de seleção para excluir todas as mensagens de e-mail quando o prazo expirar.
• Arquivar ou excluir itens antigos: Desmarque esta opção se você não deseja arquivar itens.
• Mostrar pasta de arquivo na lista de pastas: Selecione esta opção se você deseja manter a pasta Arquivo na lista de pastas. Esta pasta contém itens arquivados.
• Limpar itens anteriores a: Escolha um período de tempo-limite após o qual para arquivar itens.
• Mover itens antigos para: Clique no botão Procurar e selecione uma pasta se você deseja armazenar o arquivo em um determinado local.
• Excluir permanentemente itens antigos: Selecione esta opção se você deseja excluir, não arquivo, itens antigos.

Escolhe entre estas opções para estabelecer regras de arquivamento para uma pasta específica:

• Os itens não Archive nesta pasta: Selecione esta opção se os itens na pasta não valem arquivamento.
• Itens de arquivo nesta pasta usando as configurações padrão: Selecione esta opção para adiar para as regras de arquivamento padrão para a pasta.
• Arquivar essa pasta usando as seguintes configurações: Escolha esta opção para estabelecer regras de arquivamento para a pasta.
• Limpar itens anteriores a: Escolha um período de tempo-limite após o qual para arquivar os itens na pasta.
• Mover itens antigos para: Clique no botão Procurar e selecione uma pasta se você deseja armazenar os itens arquivados em um local específico.
• Excluir permanentemente itens antigos: Selecione esta opção se você deseja excluir, não arquivo, itens nesta pasta.

Periodicamente compactar o arquivo no qual você armazena dados do Outlook para reduzir o arquivo e obter mais espaço no seu disco rígido. Para compactar o arquivo de dados do Outlook, siga estes passos:

1. Escolha Arquivo -> Gerenciamento de Arquivos de Dados.

2. Selecione pastas pessoais na caixa de diálogo Outlook arquivos de dados.

3. Clique no botão Configurações.

Uma caixa de diálogo de pastas pessoais aparece.

4. Selecione o botão Compactar Agora.

Compactar um arquivo Outlook pode levar algum tempo se o arquivo é recheado com dados.