Relegando seus Relíquias para arquivamento no Outlook 2003

Ele não leva muito tempo para acumular mais mensagens de e-mail do que você pode lidar com eles. Algumas pessoas simplesmente apagar as mensagens à medida que lê-los. Outros agarrar a mensagens antigas para fins de referência.

O problema é que Outlook desacelera quando você armazenar muitas mensagens de e-mail. Além disso, uma enorme coleção de mensagens é complicado de gerir. Além disso, se você estiver em um sistema de e-mail corporativo, os administradores de sistema podem não permitem armazenar mais do que uma certa quantidade de e-mail porque ele entope o sistema.

O arquivamento é um recurso embutido no Outlook para ajudá-lo a armazenar mensagens e outros itens do Outlook que você não precisa de olhar para agora, mas você ainda pode querer referir-se a, no futuro. Se você usa o Outlook em uma rede de intercâmbio de trabalho, arquivamento torna mais fácil para você se dar bem com seus administradores de sistema, emagrecer o número de mensagens que você está armazenando no sistema de e-mail.

Mesmo se você não quiser usar o recurso de arquivamento agora, você pode querer entender como ele funciona. Outlook às vezes arquivos itens automaticamente - o que pode olhar para você como se seus itens do Outlook estão desaparecendo.

Se o recurso AutoArquivar parece assustador e complicado para você, tente não se preocupar. Microsoft pode não ter feito o recurso de Arquivo facilmente decifráveis. Quando você pegar o jeito dele, no entanto, a arquivar automaticamente pode se tornar valioso para você.

Embora as mensagens de e-mail são o que as pessoas arquivar na maioria das vezes, todos os itens do Outlook podem ser enviadas para o arquivo - compromissos, tarefas, tudo. As pessoas não costumam arquivar contatos e notas, mas você ainda pode arquivar aqueles se quiser.

Configurando AutoArquivar

Você não tem que fazer alguma coisa para tornar o Outlook arquivar seu itens- o programa está configurado para arquivar itens automaticamente. Se você quiser ver como o Outlook está configurado para arquivar seus itens antigos, ou mudar a forma como o Outlook faz o trabalho, siga estes passos:

1. Escolha Ferramentas -> Opções.

A caixa de diálogo Opções.

2. Clique na guia outras.

A página de opções Outro aparece.

3. Clique no botão Arquivar automaticamente.

A caixa de diálogo AutoArquivar aparece.

Não vá barcaças através da caixa de diálogo AutoArquivar mudar as coisas, querendo ou não - pelo menos não até que você olhar para ver o que já está configurado. Quatro petiscos importantes que a caixa de diálogo AutoArquivar normalmente diz-lhe são os seguintes:

• Quantas vezes arquivos do Outlook itens
• Como itens de idade tem que ser para o Outlook para enviá-los para o arquivo
• O nome ea localização do ficheiro de arquivo
• Se o recurso AutoArquivar está ativado

Quando você instalar o Outlook, o programa automaticamente arquiva itens a cada 14 dias, o envio de itens mais de 6 meses de idade para o arquivo listado na caixa de diálogo de arquivo automático. Para a maioria das pessoas, essas configurações são bem. Algumas pessoas preferem desativar o recurso AutoArquivar e executar o processo de arquivamento manualmente. Você pode desativar o processo de arquivo automático clicando na caixa de seleção "Executar AutoArquivar a cada 14 dias" na parte superior da caixa de diálogo de arquivo automático.

Ativando o processo de arquivamento manualmente

Você pode arquivar mensagens qualquer hora que quiser, escolhendo Arquivo -> Arquivo do menu do Outlook e seguir as instruções. A vantagem de executar o processo de Arquivo manualmente é que você começa um pouco melhor controle do processamento você pode dar Outlook uma data de corte para artigos de arquivamento, dizem que o primeiro dia do ano. Você pode também dizer Outlook quais pastas para arquivar e para onde enviar os itens arquivados. Você pode até mesmo arquivar diferentes pastas do Outlook para diferentes arquivos. A desvantagem a todo esse controle é que é possível fazer um erro inocente e enviar itens arquivados para um lugar que você não consegue encontrar novamente com facilidade. Tente não alterar o nome ou a localização dos arquivos para que os itens arquivados são enviados, porque é surpreendentemente fácil perder a noção do que se passou onde, e Outlook não fornece muita ajuda com manter o controle de arquivos arquivados.

Encontrar e visualização de itens arquivados

Às vezes AutoArquivar parece mágica. itens mais antigos são misteriosamente arquivado sem qualquer ação de sua parte. não é assim tão fácil? Claro - até que de repente você precisa encontrar um daqueles itens que mudaram magicamente ao seu arquivo. Então você tem que descobrir onde ele foi e como obtê-lo novamente.

Quando você quiser ter um outro olhar para os itens que você arquivados, abra a pasta de arquivo, o que Outlook também se refere a como um arquivo de dados.

Para abrir um arquivo de dados que contém os itens de arquivo, siga estes passos:

1. Escolha Arquivo -> Open -> Arquivo de Dados do Outlook.

A caixa de diálogo Abrir Arquivo de Dados do Outlook aparece.

2. Digite o nome do arquivo que você deseja abrir na caixa Nome do arquivo.

O nome que introduzir aparece na caixa Nome do arquivo.

3. Clique em OK.

O nome do arquivo de dados que você abriu aparece no banner Pasta em letras grandes. Sua lista de pastas também aparece, mostrando dois conjuntos de pastas: Normal e Archive.

Bastante simples, certo? Sim, mas há uma mosca virtual na pomada virtual. Você provavelmente não sabe o nome do arquivo que deseja abrir, e ele não costuma aparecer na lista na caixa de diálogo Criar ou abrir arquivo de dados do Outlook.

Para saber o nome do arquivo aberto, escolha Arquivo -> Arquivo e procurar na caixa "Arquivo Arquivo". Tenha cuidado para não mudar nada sobre as informações na caixa Arquivo Archive. Caso contrário, o Outlook pode começar a enviar os itens arquivados em outro lugar. As informações na caixa Arquivo do Arquivo é geralmente gobbledygook complexo com dois pontos e barras e todos os tipos de coisas que as pessoas normais não podem lembrar.

Uma maneira de capturar um nome longo em uma caixa de diálogo é para copiar as informações. Aqui está o que parece em fast-forward: Clique no nome uma vez, pressione a tecla Tab, pressione Shift + Tab, pressione Ctrl + C, em seguida, clique em Cancelar. Depois de copiar o nome do arquivo, você pode seguir os passos indicados no início deste artigo - colando o nome desejado na caixa Nome do arquivo pressionando Ctrl + V, e regozijando-se de que você não tem que lembrar que por muito tempo, nome do arquivo louca .

Fechando o arquivo Archive

Você pode manter o seu arquivo Arquivo aberto na lista de pastas do Outlook, desde que você quer, mas a maioria das pessoas preferem fechá-lo depois que encontrar o que precisam. Outlook é executado um pouco mais rápido quando você fechar quaisquer arquivos de dados desnecessários.

Para fechar um arquivo de dados, siga estes passos:

1. Com a lista de pastas aberta, direito, clique no nome da sua pasta Arquivo.

Um menu de atalho aparece.

2. Escolha Fechar Pasta no menu de atalho.

Sua pasta de arquivo desaparece da lista de pastas.

A forma como as pastas são nomeadas no Outlook é estranho. Você pode encontrar "Pastas particulares" que aparecem várias vezes em sua lista de pastas. Para tornar o Outlook executado tão rapidamente quanto possível, perto como muitos deles, como você pode. O seu principal conjunto de pastas - o conjunto que você usa todos os dias - não fechar, assim você não precisa se preocupar em fechar as pastas que você usa todos os dias.