Corretamente o gerenciamento de seus registros pode ajudar a reduzir despesa operacional, melhorar o serviço ao cliente e garantir a sua empresa está em conformidade com as leis e regulamentação.
Reduzir a despesa operacional. Corretamente o gerenciamento de seus registros e informações significa que você só conservar durante um período de tempo específico que você precisa para, e fins de conformidade legal operacionais e, em seguida, descarte adequado do mesmo. Esta abordagem pode eliminar a necessidade de comprar equipamentos de arquivamento de papel adicional e armazenamento eletrônico. Pode também reduzir o custo de fora do local de armazenamento de ficha.
Melhorar o atendimento ao cliente. Uma boa estratégia de gerenciamento de registros garante que você não fique com informações desnecessárias. Isto reduz a quantidade de lixo que você tem que pesquisar. Ser capaz de localizar rapidamente as informações corretas permite servir melhor os seus clientes.
Legal e conformidade. A implementação de um programa de gerenciamento de registros eficaz permitirá que você identificar registros que são necessários para fins legais e de conformidade e garantir que eles são atribuídos os períodos de retenção adequados. Isto beneficia organizações em caso de processos judiciais, auditorias e investigações governamentais.
Apreciar Records e gerenciamento da retenção Scheduling
Uma parte fundamental de um programa de registros de sucesso e de gestão da informação é identificar quais registros e informações de sua empresa possui e, em seguida, aplicar períodos de retenção adequados.
Registros de avaliação. Existem diferentes métodos para avaliar seus registros e informações, incluindo inventários, entrevistas e questionários. Escolher o método de avaliação adequado para sua organização é importante. A avaliação permite identificar quais registros e informações da organização possui e constitui a base para a programação de retenção de registros da sua empresa.
cronograma de retenção. O cronograma de retenção é normalmente o documento do programa de gerenciamento de registros mais referenciado. Ele permite que os empregados para determinar quanto tempo eles devem manter seus registros e informações. Records Management For Dummies aborda três métodos cronograma de retenção distintas: balde departamental, funcional e grande.
Gerenciamento de registros em unidades locais e de rede
A quantidade de informação eletrônica tem crescido exponencialmente ao longo da última década. Locais (C: Drives) e unidades de rede estão se tornando cemitérios digitais. Um programa de gerenciamento de registros eficaz irá fornecer-lhe com o conhecimento e as ferramentas que você precisa para garantir que os arquivos eletrônicos são adequadamente gerida.
estruturas de pastas e nomes. Criação de uma estrutura de pastas eletrônico que atende às necessidades de cada departamento e garantir que as pastas dentro da estrutura são logicamente chamado são fundamentais para o arquivamento preciso eletrônico, recuperação e manutenção de arquivo (clean-up).
Arquivo convenções de nomenclatura. Depois de ter criado a estrutura adequada pasta eletrônico, é importante para garantir que seus arquivos também são nomeados de forma adequada. A regra de ouro para nomear seus arquivos é que você deve ser capaz de determinar o conteúdo de um arquivo sem ter que abri-lo. Isso significa evitar nomes enigmáticos, tais como abreviaturas, siglas e números.
Manutenção. É importante rever regularmente suas pastas e arquivos para determinar o que não é mais necessário. Microsoft Windows permite que você determine o último acesso e modificação datas de um arquivo. Este é um bom ponto de partida para determinar se um arquivo pode ser excluído. No entanto, os funcionários devem sempre fazer referência a programação de retenção de registros da organização antes de excluir quaisquer arquivos, a fim de determinar se o arquivo é elegível para exclusão.