Como organizar seus registros Pequenas Empresas

Lidar com a papelada é uma grande parte da gestão de uma pequena empresa. A tabela a seguir sugere gavetas de arquivo essenciais para rotular em um armário de arquivo real ou dois e que deve-manter as informações para o arquivo em cada um:

gaveta de arquivo	O que colocar Há	gaveta de arquivo	O que colocar Há
registros de contabilidade e contabilidade	Vendas e informações de despesas, inventário, livros, incomestatements, balanços, demonstrações de fluxo de caixa, e declarações otherfinancial.	Formulários utilizados no negócio	Os formulários padrão que você usa no negócio, tais como PurchaseOrders, acordos de vendas, cartas de oferta para novos empregados, aplicações andemployment.
registros bancários	extratos bancários, cheques cancelados, reconciliações bancárias, avisos de e para o seu banco, talões de depósito, e qualquer empréstimo-relatednotices e documentos.	registros de propriedade intelectual	pedidos de marcas, limalha de direitos autorais, registros de patentes andpatents, licenças e confidencialidade ou não-disclosureagreements.
contratos	Todos os contratos de ter entrado em, incluindo: estateleases reais, locações de equipamentos, contratos de compra, contratos de venda, acordos de joint venture, trabalho para acordos de aluguer, e othercontracts.	Marketing e publicidade	folhetos de marketing, anúncios impressos, banners web, texto de anúncios de rádio e registros de outros materiais de marketing.
registros corporativos	Para as empresas: Artigos de incorporação, estatutos, atas de acionistas e consentimentos, minutos de tabuleiro e consentimentos, statefilings, Ação de Incorporadora, e alterações aos documentos variouscorporate. Para os não-corporações: Documentos podem incluir partnershipagreements, documentos LLC, consentimentos dos proprietários, e similarrecords.	Autorizações e licenças	Autorizações, licenças, ou formulários de inscrição que você precisa tooperate o negócio, se exigido, estado, lei orlocal federais.
Correspondência	Cartas enviadas por correio, fax e e-mail importante que youdon't querem perder e quer manter em cópia impressa. Theseinclude tanto a correspondência que você receber e enviar.	contabilidade de existências	The Stock Ledger da empresa onde você registrar todas as transações de ações andother títulos, cópias de certificados de acções, opções e warrants, e cópias de todos os lawfilings de valores mobiliários.
registros de funcionários	Os formulários preenchidos emprego, offerletters emprego reais, manual do funcionário ou políticas, contratos de trabalho, avaliações de desempenho, registos de assiduidade do empregado, letras employeetermination, W-2s, e quaisquer acordos de liquidação withterminated funcionários.	registros fiscais	Esses registros incluem trimestrais e anuais arquivamentos federais e stateincome fiscais, W-9 arquivamentos para contratantes independentes, dos registros que suportam registros fiscais, a retenção de registros de impostos e questões othertax-relacionados.