Gerenciamento de registros em unidades locais e de rede

A quantidade de informação eletrônica tem crescido exponencialmente ao longo da última década. Locais (C: Drives) e unidades de rede estão se tornando cemitérios digitais. Um programa de gerenciamento de registros eficaz irá fornecer-lhe com o conhecimento e as ferramentas que você precisa para garantir que os arquivos eletrônicos são adequadamente gerida.

• estruturas de pastas e nomes. Criação de uma estrutura de pastas eletrônico que atende às necessidades de cada departamento e garantir que as pastas dentro da estrutura são logicamente chamado são fundamentais para o arquivamento preciso eletrônico, recuperação e manutenção de arquivo (clean-up).

• Arquivo convenções de nomenclatura. Depois de ter criado a estrutura adequada pasta eletrônico, é importante para garantir que seus arquivos também são nomeados de forma adequada. A regra de ouro para nomear seus arquivos é que você deve ser capaz de determinar o conteúdo de um arquivo sem ter que abri-lo. Isso significa evitar nomes enigmáticos, tais como abreviaturas, siglas e números.

• Manutenção. É importante rever regularmente suas pastas e arquivos para determinar o que não é mais necessário. Microsoft Windows permite que você determine o último acesso e modificação datas de um arquivo. Este é um bom ponto de partida para determinar se um arquivo pode ser excluído. No entanto, os funcionários devem sempre fazer referência a programação de retenção de registros da organização antes de excluir quaisquer arquivos, a fim de determinar se o arquivo é elegível para exclusão.