Um requisito fundamental para o sucesso de gerenciamento de projetos é saber por que o projeto foi criado em primeiro lugar. Além de ajudar a garantir que os objectivos adequados e resultados desejados são enquadrados no início, este conhecimento energiza os membros da equipe do projeto e combustíveis seu compromisso para alcançar esses objectivos e resultados. Siga os seguintes passos para determinar a justificação do seu projeto:
Identificar os drivers do seu projeto e determinar as suas necessidades e expectativas. motoristas de projeto são pessoas para quem você executa o projeto- eles têm alguma autoridade para definir os resultados do projecto.
Procure declarações existentes que confirmam o apoio do seu projeto de prioridades da sua organização. Consulte plano de longo prazo de sua organização, orçamento anual, de capital plano de dotações, e indicadores-chave de desempenho, ou KPIs, bem como notas de reuniões onde o projeto foi proposto e discutido. Também em contato com as pessoas que participaram dessas reuniões.
Ao verificar com pessoas ou documentos escritos para a confirmação da justificação de seu projeto, faça o seguinte:
Tente encontrar várias fontes para o mesmo pedaço de informação. (As fontes mais independentes que você achar que contêm a mesma informação, o mais provável é que a informação está correta.)
Sempre que possível, obter informações de fontes primárias. (UMA fonte primária contém o informações originais um secundário fonte é o relatório de outra pessoa das informações da fonte primária.)
Sempre que possível, o uso de fontes escritas, porque eles fornecem um registro constante e duradoura da informação e reduzem as chances de que as informações serão alterados, filtrada ou mal interpretados (inadvertidamente ou propositadamente) antes de vê-lo.
Ao falar com as pessoas sobre informações importantes, providenciar para que pelo menos uma outra pessoa presente. Isso permite que duas pessoas diferentes para interpretar o que eles ouviram de um mesmo indivíduo.
Anote todas as informações que você obter de reuniões pessoais.
Plano para reunir-se com as principais audiências, pelo menos, duas vezes. Sua primeira reunião recebe-los a começar a pensar sobre questões-o seu segundo encontro dá-lhe a oportunidade de esclarecer quaisquer ambiguidades ou incoerências desde a primeira sessão.
Sempre que possível, confirme que você ouviu em reuniões pessoais com fontes escritas. Comparar as percepções e opiniões das pessoas para dados escritos, de facto (a partir de fontes primárias, se possível) e reconciliar quaisquer discrepâncias.
Dicas de gerenciamento de projeto para o desenvolvimento de objetivos projeto significativo
Como gerente de projeto, desenvolvendo de forma concisa e inequívoca Objetivos do projeto (Ou demonstrações de resultados desejados do seu projeto) aumenta as chances de que você vai com sucesso realizá-los. Siga estas dicas para garantir seus objetivos do projeto são cristalinas:
Concentre-se em resultados em vez de atividades. (Por exemplo, "produzir um relatório final aprovado" é preferível a "ler e analisar projecto de relatório.")
Certifique-se de seus objetivos são inteligentes (sESPECÍFICOS, mensurável, umaggressive, realistic, e tsensíveis ime-).
Use uma linguagem clara - nenhum jargão técnico ou siglas.
Certifique-se de cada objetivo tem pelo menos uma medida e cada medida tem pelo menos uma meta de desempenho. (Por exemplo, se a instrução narrativa do seu objetivo é "desenvolver um novo produto," uma medida seria "alvo data de conclusão" e do objectivo de desempenho para essa medida seria "15 de agosto de 20__.")
Projeto de treinador Nível: desenvolvimento de cronogramas Realizável Projeto
Produzindo resultados do seu projeto dentro do cronograma é um requisito essencial para o seu sucesso. Para ter a maior chance de completar o seu projeto no tempo, você precisa desenvolver um cronograma do projeto que é alcançável, sensível às necessidades do seu cliente, e compreendida e apoiada por todos os membros da equipe do projeto. Siga os seguintes passos para criar um cronograma do projeto realista e atingível:
Identificar todas as atividades necessárias.
Quebrar atividades em detalhes suficientes. Por exemplo, em vez de incluir uma única atividade denominada "determinar os requisitos para novo produto" em sua programação, decompô-lo ainda mais em "correspondência revisão", "vendedores entrevista", "grupos conduta de foco", e "preparar um relatório sobre os requisitos para o novo produto. "
Sempre considerar tanto duração (O número de períodos de trabalho necessários para executar uma actividade) e interdependências (A ordem em que as atividades são realizadas), como você desenvolver o seu cronograma do projeto.
Identificar a sua estratégia para a realização de cada atividade antes de estimar sua duração.
Fator na disponibilidade de recursos (como o número de horas por dia em maio que o engenheiro de produção será capaz de trabalhar em seu projeto).
Reconhecer e anotar todos os pressupostos relativos ao seu projeto e seu cronograma. Por exemplo, se você ainda não sabe o que seu orçamento do projeto é, anote que você vai assumir o seu orçamento será de R $ 100.000 até você descobrir o contrário.
Identificar e planejar para todos os riscos do cronograma do projeto significativas (como se o redesenho do sistema financeiro empresa fará com que o seu projeto de ser adiada).
Reexaminar e rever, se necessário, a sua programação original após o seu projecto é aprovado e antes de começar a trabalhar sobre ela.
Envolva o seu motoristas de projeto (Pessoas para quem você executa o projeto) e apoiantes (Pessoas que ajudam a realizar o seu projecto) no desenvolvimento do cronograma.
Para gerentes de projeto: como obter e sustentar o compromisso de Projetos
Você não pode fazer seu projeto sozinho- como gerente de projeto, você precisa de seus membros da equipe para trabalhar em conjunto para alcançar com sucesso os objetivos e metas finais do projecto. Siga estas dicas para trazer entusiasmo e compromisso com a sua equipa de projecto (e para manter tanto ao longo do ciclo de vida do seu projeto):
Esclarecer os benefícios do projeto para a organização e para os membros individuais da equipe.
Envolver os membros da equipe no processo de planejamento.
Ajuda as pessoas vêem que o plano do projeto é viável.
Abordar questões, preocupações e perguntas ágil e transparente.
Fornecer frequente feedback, significativa para membros de sua equipe.
Reconhecer as contribuições das pessoas.
Gerenciamento de Projeto Eficaz: Como as pessoas responsáveis
Quando as pessoas aceitam a responsabilidade, eles dão-lhe o direito de responsabilizá-los pelo seu desempenho. Mesmo que tecnicamente não tem autoridade direta sobre uma pessoa em sua equipe de projeto, agir como se você tem a autoridade, a menos que você está dito especificamente o contrário.
Aqui estão algumas maneiras eficazes para manter as pessoas em sua responsáveis equipe do projeto:
Envolver as pessoas que têm autoridade sobre os membros de sua equipe.
Seja específico em relação aos resultados desejados, prazos e orçamentos de recursos.
Obter o compromisso dos membros da equipa.
Coloque todos os compromissos por escrito.
Chegar a acordo sobre um plano para monitorar o progresso dos membros da equipa e segui-lo.
Diga aos outros em seu projeto sobre os compromissos assumidos.
Criar um senso de urgência e importância sobre o projeto.
Agradecer o esforço e os resultados alcançados.
Como evitar Project Management armadilhas comuns
A pressão de ter de concluir um projeto com pouco tempo e poucos recursos, muitas vezes leva as pessoas a cortar custos e ignorar certas questões que podem afetar significativamente as chances de um projeto de sucesso. Evite as seguintes armadilhas comuns e em vez disso abordar as questões no início do projeto para ajudar a reduzir os seus possíveis impactos negativos:
Enquadrando os objectivos do projecto vagas: Os objetivos do projeto são os resultados que devem ser alcançados se o projeto é para ser bem sucedido. Quanto mais específica os objetivos, o mais fácil será para você estimar o tempo e os recursos necessários para alcançá-los e mais fácil será para você e seu público para confirmar que eles foram cumpridos.
Não deixe de incluir medidas (As características de um objetivo que você vai usar para decidir se ele foi alcançado) e especificações (Os valores das medidas que você acredita que confirmar que você tem alcançado com sucesso seus objetivos).
Com vista para audiências-chave: Certifique-se de determinar o seu projecto de motoristas (Aquelas pessoas que definem o que seu projeto deve atingir para ser bem sucedido) e sua apoiantes (As pessoas que tornam possível para que você possa alcançar os objetivos do seu projeto desejado). motoristas importantes que costumam passar despercebidos são os usuários finais final de produtos do seu projeto.
Na falta de pressupostos do documento: As pessoas quase sempre fazem suposições em relação à sua projetos- no entanto, eles muitas vezes não conseguem escrevê-los, porque eles descobrir toda a gente está fazendo os mesmos.
Documentando suas suposições permite confirmar que todas as pessoas estão operando sob o mesmo conjunto de suposições e lembra-lhe periodicamente para verificar se as premissas do projeto foram confirmados e / ou novos foram feitas.
"Fazendo in" para programações do projeto: Fazendo-se para um cronograma do projeto implica a tentar determinar o tempo e recursos que você sente iria permitir-lhe atingir o sucesso do projeto, ignorando a questão de quão provável é que você será capaz de obter as quantidades necessárias de tempo e recursos.
Em vez de apoiar em, considere o tempo e os recursos que você realisticamente sentir que você seria capaz de proteger e explorar diferentes maneiras de usá-los para aumentar suas chances de ser capaz de completar com sucesso o seu projeto.
Não obtendo principais compromissos por escrito: Não colocar compromissos por escrito aumenta as chances de que o que as pessoas destinadas a cometer era diferente do que você pensou que cometeu. Além de aumentar a precisão da comunicação, anotando os compromissos ajuda a quem os fez lembrar-se deles e incentiva as pessoas a modificar as declarações escritas quando necessário.
Deixar de manter o plano de up-to-date: Se um projeto está sendo executado corretamente, você e sua equipe devem frequentemente consultar a versão mais atual do plano de projeto para confirmar o que cada membro hast equipe para fazer a produzir os resultados pretendidos.
Não manter o plano de up-to-date significa que você tem nenhuma referência explicando o que as pessoas devem fazer para executar com êxito o trabalho do projeto necessário. Ele também sugere que a adesão para a versão mais recente do plano de projeto não é realmente importante, uma crença que reduz significativamente as chances de sucesso do projeto.
Não ter controle formal mudança: Caso não siga um processo formal para avaliar o impacto das mudanças de projeto aumenta a probabilidade de que importantes consequências dessas alterações solicitadas será esquecido quando se avalia os efeitos potenciais dessas mudanças. Além disso, torna-se mais provável que algumas das pessoas que serão afetadas pelas mudanças podem não receber informações oportunas e precisas sobre o que esses efeitos podem ser.
Não comunicar de forma eficaz: comunicações problemáticas aumentar as chances de que as pessoas irão trabalhar com informações diferentes ao executar tarefas de projeto, bem como a moral da equipa diminuição e compromisso com o sucesso global do projecto.