O objectivo fundamental em gerenciamento de projetos é para completar seu projeto com sucesso. Isso muitas vezes significa direcção clara dos buracos na estrada. Esta lista acessível de dez armadilhas comuns ajuda a evitar alguns dos problemas que afligem projetos mal sucedidos.
A falta de objetivos claros: Ninguém é realmente certo o que o projeto é de cerca de, e muito menos são pessoas concordaram com ele.
Falta de gestão de riscos: As coisas vão mal que alguém poderia facilmente ter previsto e controlado até certo ponto, ou mesmo evitadas.
Não gerência sênior 'buy in': Os gerentes seniores nunca se convenceu e por isso nunca apoiou o projeto, levando a problemas como a falta de recursos. Nem os gestores exercer um controlo de gestão normal, como eles rotineiramente fazem em suas outras áreas de responsabilidade.
Falta de planejamento: Na verdade, isso é ser gentil, porque muitas vezes o problema é que nenhum planejamento foi feito em tudo. Não é surpreendente, então, quando as coisas saem de controle, e não menos importante, porque ninguém sabe onde o projeto deve ser neste momento de qualquer maneira.
Há claros marcos de progresso: Isto surge na sequência do mau planejamento. A falta de marcos significa que ninguém vê quando as coisas estão fora de pista, e os problemas de passar despercebida por um longo tempo.
âmbito discreto: O Plano do Projecto escopo e são superficiais e subestimar tanto o que o projeto precisa entregar e o recurso necessário para entregá-lo. A equipe do projeto (muitas vezes membros da equipe), em seguida, descobrir os componentes ocultos, mas essenciais posteriormente no projeto. O trabalho adicional que é necessário, em seguida, leva o projeto fora de controle, causando atraso ao cronograma original e gastos excessivos em relação ao orçamento original.
comunicações pobres: Assim, muitos projetos falham por causa da falha de comunicação, que pode ser resultado de funções e responsabilidades pouco claras e de pobres atitudes da alta administração, tais como a não querer ouvir más notícias.
níveis de recursos irrealistas: Simplesmente não é possível fazer um projeto do escopo necessário com uma pequena quantidade de recursos - pessoal, dinheiro ou ambos.
prazos irrealistas: O projeto só não pode entregar pelo tempo necessário, por isso está condenada ao fracasso.
Sem controle de mudanças: Pessoas adicionar em coisas pouco a pouco - aumento do escopo. Em seguida, ele amanhece em todos que o projeto cresceu tão grande que não pode ser entregue dentro do orçamento fixo ou no prazo previsto.
Entendendo os estágios Quatro Projeto
Cada projeto, seja grande ou pequeno, passa por quatro estágios de gerenciamento de projetos. É importante que você obter uma alça sobre estas quatro áreas-chave.
O início do projecto: Esta etapa envolve a geração, avaliação e enquadrar a necessidade do negócio para o projeto e a abordagem geral para realizá-lo, e concordando em preparar um plano detalhado do projeto. Saídas de nesta fase pode incluir a aprovação para prosseguir para a próxima etapa, a documentação sobre a necessidade de o projeto e estimativas aproximadas de tempo e recursos para realizá-la, e uma lista inicial de pessoas que pode estar interessado em, envolvido com ou afectadas pelo o projeto.
Organizar e Preparar: Esta fase envolve o desenvolvimento de um plano que especifica os resultados desejados: o trabalho a fazer- o tempo, o custo e outros recursos required e um plano para a forma de abordar os principais riscos do projeto. Saídas de nesta fase incluem um plano de projeto que documenta os resultados do projecto previsto eo tempo, recursos e apoiando processos para ajudar a criá-los, juntamente com todos os outros controles que o projeto precisa, como para a gestão de risco.
A execução da obra: Esta etapa envolve a execução do trabalho planejado, monitoramento e controle de desempenho para garantir a adesão ao plano atual, e fazer o planejamento mais detalhado das fases sucessivas conforme o projeto continua. Saídas de nesta fase pode incluir relatórios de progresso do projeto, relatórios financeiros e planos mais detalhados.
Encerramento do projeto: Esta etapa envolve a avaliação dos resultados do projeto, obtenção de aprovações de clientes, a atribuição de membros da equipe do projeto para um novo trabalho, fechando as contas financeiras e conduzir uma avaliação pós-projeto. Saídas de nesta fase pode incluir resultados finais do projeto, aceitos e aprovados e recomendações e sugestões para aplicar as lições aprendidas deste projeto para os esforços semelhantes no futuro.
Agarrando o Papel do Gerente de Projeto
Para ser um gerente de projeto eficaz, você tem que saber o seu trabalho envolve. Esta lista resume as principais tarefas no gerenciamento de projetos. Algumas coisas na lista envolver consultas com os outros:
Esboçar ideias iniciais para o projeto, com a justificação, os custos de estrutura de tópicos e prazos.
Planejar o projeto, incluindo o mapeamento dos controlos que irão ser postas em prática, definir o que qualidade as necessidades do projeto e como isso será alcançado, analisando riscos e planejamento de ações de controle.
Controlar o fluxo de trabalho para as equipes (ou talvez apenas os membros da equipe em um projeto menor).
Motivar e apoiar as equipes e membros da equipe.
Fazer a ligação com os fornecedores externos.
Fazer a ligação com gerentes de projeto de projetos de interface.
Fazer a ligação com a equipe de gestão do programa se o projeto faz parte de um grupo de projetos que estão sendo coordenados como um programa.
Garantir que as entregas do projeto são desenvolvidos para o nível certo de qualidade.
Acompanhar o progresso e ajustar para corrigir quaisquer desvios menores fora do plano.
Mantenha o controle de gastos.
Ir para outros, como o do comité de direcção, se as coisas correrem de forma mais significativa fora da pista (por exemplo, todo o projeto está ameaçada).
Relatório de progresso, como à comissão de patrocinador ou de direcção.
Mantenha o controle de riscos e ter certeza de que as ações de controle são tomadas.
Lidar com quaisquer problemas, envolvendo outros como necessário.
Decidir sobre alterações, obter a aprovação dos outros, onde o gestor do projecto não tem autoridade pessoal para tomar uma decisão (por exemplo, quando mudanças envolvem custo muito elevado).
Plano fases de entrega sucessivas com mais detalhes.
Feche o projeto para baixo de uma forma ordenada, quando tudo é feito.
Produzir um Business Case Básico
Um dos principais documentos necessários em gerenciamento de projetos é o processo de negócios. Você pode ajustar o conteúdo do Business Case para se adequar ao projeto e também qualquer padrão ou metodologia organizacional que você está usando. Os conteúdos básicos que você precisa, no mínimo, para qualquer projeto são:
benefícios: Informações sobre os benefícios, mas normalmente também quando eles vão entrar em operação, quando eles vão ser medidos, comprar quem e como.
Contexto: Por exemplo, o ajuste com a estratégia organizacional de cinco anos ou apenas para dizer que é um projeto pequeno stand-alone para melhorar o desempenho em uma determinada área do negócio.
Custo: Ballpark no início, mas manteve até à data como uma melhor informação vem à mão.
* Justificação: É o projeto unicamente benefícios conduzido, ou tem qualquer elemento de conformidade, tais como a existência de uma exigência legal para executar o projeto?
escala de tempo: Uma estimativa grosseira no início, mas atualizado a partir de uma melhor informação mais tarde.
Saber quem você precisa envolver no planejamento de seu projeto
Sabendo desde o início que você precisa envolver na gestão de seu projeto permite que você inclua as pessoas certas em sua configuração objetivo inicial. Ele também permite que você a planejar para a sua participação nos estágios apropriados em seu projeto. Envolvendo essas pessoas em tempo hábil garante que a sua entrada estará disponível quando necessário e permite que eles saibam que você valoriza e respeita as suas contribuições. Pense sobre:
detentores do orçamento: Pessoas que detêm os cordões à bolsa e pode ditar a forma de projecto, e aqueles que não podem ter controlo orçamental, mas que têm a posição organizacional ou influência pessoal para bloquear as coisas.
provedores: Aqueles que fornecem qualquer recurso equipe que você precisa. Por exemplo, você precisa de TI entrada de funcionários, o que pode ser difícil se o departamento de TI é principalmente comprometida para os próximos dois anos!
As partes interessadas: As pessoas que têm um interesse no resultado do seu projeto. Pode ser necessário para resolver objetivos conflitantes.
apoiantes: Pessoas que podem ajudar o seu projecto ter sucesso.