Lidar com documentos e papéis Uma vez que para melhorar a Gestão do Tempo
Aqueles que documentos mestre e papel têm dominado single-manuseio. Essas pessoas tocar ou ler um documento, e-mail ou papel uma vez e, em seguida, tomar medidas. Eles não se acumulam, mesa, refletir, cheque, reconsiderar, refile, ou atraso. Eles se livrar do documento na primeira vez que lidar com isso ou vê-lo.
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Se você quer se tornar um único processador, siga as cinco Ds: descarga, delegado, desvio, fazê-lo, ou depósito. Caso contrário, você enfrentar uma lista menos produtiva do Ds: demore, daydream, deliberada, e enganar - que levar a seu desaparecimento.
documentos de despejo
O princípio de despejo-lo é simples: Você precisa dele? Se não o fizer, despejá-lo ou descartá-lo. Dizer não a qualquer das seguintes perguntas, e você pode se sentir confortável bater no botão Excluir ou enviá-lo para o triturador ou reciclagem bin:
Você realmente precisa para agir sobre este ou mantê-lo?
É este o novo, as informações relevantes que você precisa agora ou no futuro?
Será que esta informação beneficiar um colega ou cliente?
Existem consequências para não mantê-lo?
Será que este aumento de receita ou de serviço ao cliente?
Classificar seus e-mails através da lixeira ou cesto de lixo. Tudo que gira para o lixo ou cesto não é mais seu problema.
documentos de delegado
Você tem um rat pack interior que quer agarrar tudo, incluindo todos os jornais que atravessa sua mesa? Uma maneira de encerrar este impulso é delegar papéis para outra pessoa. Mesmo se você conhecer você pode completar a tarefa com as duas mãos amarradas atrás das costas, isso não significa que ele é o melhor uso do seu tempo. Delegado e dar mais tempo para trabalhar em tarefas de alto valor, enquanto a construção das habilidades e confiança de pessoas que você delegar.
Detour documentos- voltar mais tarde
Manipulação de cada e-mail, documentos eletrônicos, ou mesmo folha de papel uma vez que é um objetivo fantástico, mas às vezes é impossível. Talvez você precise de mais informações antes de você pode delegar ou dispor de um produto, ou talvez o documento levanta questões importantes que precisam ser respondidas antes de agir. Se você pode desvio e estacionar o e-mail, documentos eletrônicos ou de papel para acompanhamento posterior, você salvou o tempo deliberar agora.
Não estacione nada permanentemente! Crie um arquivo de desvio para documentos e papéis atrasadas, mas certifique-se de obter as informações que você precisa e lidar com a questão. Não deixe seu arquivo temporário crescer em uma pilha escondidos em um arquivo.
Fazê-lo: tomar as medidas exigidas por um documento
Faça é o mais fácil e mais simples de todos os Ds. Tomar medidas, quer para obter a tarefa feita rapidamente ou porque há um alto nível de urgência associada a ele:
Tendem a questões urgentes. Se a tarefa se move para o topo da sua lista de prioridades depois de ler o jornal, o melhor curso de ação é para fazê-lo agora. Alterar as suas prioridades e trabalhar até que a nova prioridade é concluída, mesmo se você leva o resto do dia.
Começar a tarefa feita rapidamente. Siga a regra de cinco minutos: Se a tarefa necessária, chamada de telefone, resposta, ou esclarecimento é algo que só você pode fazer, e isso vai demorar menos de cinco minutos, fazê-lo sozinho agora. Com o tempo você desviar-lo, pegá-lo novamente mais tarde, relê-lo, e se focar, você vai ter investido muito mais tempo do que os cinco minutos necessários agora.
Depot-lo: a apresentação de documentos
UMA depósito É um lugar onde algo é depositado ou armazenada. Estabelecer um depósito eficaz para papéis que você precisa para manter (e só os papéis que você precisa para se manter).