Bibliotecas de documentos e SharePoint 2010
SharePoint 2010 bibliotecas de documentos permitem armazenar e compartilhar arquivos de forma segura, e eles também adicionar recursos que ajudam a gerenciar coisas como fluxo de documentos (Os processos que permitem às pessoas editar, comentar e aprovar documentos) e histórias de versão (O que aconteceu em um arquivo, e quem fez o quê).
E, apesar de compartilhamentos de arquivos lhe dar um caminho através de pastas para o seu documento, as bibliotecas de documentos do SharePoint dar-lhe outros caminhos para expor conteúdo. Você pode acessar documentos diretamente através do navegador, você pode refletir-los em Web Parts, e você pode classificar e filtrar-los com seus tipos de metadados e de conteúdo. E com bibliotecas de documentos, você pode expor arquivos por seu título, e não apenas seu nome.
As bibliotecas de documentos dar-lhe múltiplas escolhas sobre como os documentos entrar na deles também. Você pode salvar um documento com o URL da biblioteca de documentos, mas você pode também documentos de e-mail para documentar bibliotecas ou arrastar-e-soltar do Windows Explorer. E você pode criar documentos diretamente em suas bibliotecas de documentos.
Se você fizer uma pesquisa em um compartilhamento de arquivo, você potencialmente recuperar visitas em documentos que você não tem as permissões para abertura SharePoint, por outro lado, permite que os resultados sejam filtragem de segurança de modo que se você não pode acessá-lo, você não pode sequer ver isso nos seus resultados de pesquisa.
Tudo no SharePoint é uma lista. UMA biblioteca de documentos é apenas um tipo especial de lista. Embora a maioria das outras listas do SharePoint são organizados em torno de coisas que são definidas principalmente por seus metadados, bibliotecas de documentos são organizadas em torno arquivos que existem separadamente e estão descritos por seus metadados.
Uma biblioteca de documentos não apenas tem de conter arquivos do Microsoft Word. As bibliotecas de documentos pode conter muitos tipos de arquivos, incluindo Excel, PDF e arquivos do Visio. Até mesmo páginas da web são armazenados em bibliotecas de documentos.
As bibliotecas de documentos adicionar a capacidade de encontrar seus documentos. Ao contrário de um compartilhamento de arquivo, que trata os arquivos como objetos separados, bibliotecas de documentos tratar documentos como conteúdo e permitem associar certas informações (metadados) com os conjuntos de documentos neles. Isto significa que os documentos podem ser encontrados com base nas semelhanças descritos por metadados, e não apenas pelas opções de pesquisa que você tem em um compartilhamento de arquivo.
Você pode perguntar por que deixar os seus documentos em uma unidade de rede compartilhada não é mais fácil do que usando uma biblioteca de documentos no SharePoint 2010. A razão mais atraente porque é que o SharePoint oferece várias maneiras de organizar seus documentos, tais como
As bibliotecas de documentos fornecem um único endereço na web para acessar um grupo de documentos. As bibliotecas de documentos tornam possível aplicar segurança a grupos de documentos relacionados, e através de filtragem de segurança, que impedem que usuários não autorizados vê-los em resultados de pesquisa.
propriedades do documento tornar possível a criação de muitos pontos de vista dos mesmos documentos.
Pastas torná-lo possível agrupar um subconjunto de documentos com base em requisitos de permissão.