Gerenciar conteúdo de lotes de documentos do SharePoint Online
No SharePoint Online, um da suíte Microsoft Office 365 de produtos, um Conjunto de Documentos permite agrupar documentos em conjunto com base em alguns critérios e, em seguida, trabalhar com o grupo de documentos como uma única entidade.
Por exemplo, você pode ter um projecto que está a trabalhar para a comercialização e um projecto que está a trabalhar para a contabilidade. Você pode agrupar seus documentos de marketing em conjunto e agrupar seus documentos contabilísticos juntos. Em seguida, pode interagir com os documentos contabilísticos ou de marketing como um único grupo em vez de individualmente.
Usando Conjuntos de Documentos, você pode enviar todos os seus documentos de marketing através de um fluxo de trabalho em um lote ao mesmo tempo ou modo de exibição de versões para todos os documentos como um conjunto em um determinado ponto no tempo.
Para começar a usar Conjuntos de Documentos, primeiro você precisa ativar o recurso para o seu site Collection. Para fazer isso, siga estes passos:
Clique no botão Ações do Site e clique em Configurações do Site.
A página Configurações do site aparece mostrando-lhe todas as configurações para este site do SharePoint particular.
Vá para a Coleção Administração do Site agrupamento e clique o site apresenta coleção link.
A página de recursos para este conjunto de sites específico aparece.
Clique no botão Ativar ao lado de recurso define o documento.
Após recurso define o documento é ativada, você pode adicionar a funcionalidade para qualquer biblioteca. O Conjunto de Documentos toma a forma de um tipo de conteúdo no SharePoint. Um tipo de conteúdo é o agrupamento de campos de metadados em um único grupo. Por exemplo, você pode ter uma receita que tem um tipo de conteúdo que inclui metadados, como ingredientes, tempos de cozimento e temperos necessários.
O tipo de conteúdo SharePoint Conjunto de Documentos inclui toda a funcionalidade necessária para agrupar vários documentos em uma única entidade.
Uma biblioteca de documentos comuns em SharePoint é a biblioteca de documentos compartilhados. Você pode adicionar a funcionalidade Conjunto de Documentos para a biblioteca de documentos compartilhados, seguindo estes passos:
Navegue até a biblioteca em que você deseja adicionar a funcionalidade Conjuntos de Documentos.
Clique no botão Configurações da Biblioteca localizada na guia Biblioteca.
Para adicionar um tipo de conteúdo para esta biblioteca, você primeiro precisa para permitir a edição.
Na página Configurações da Biblioteca, clique no link Configurações avançadas.
A página Configurações avançadas é exibida e permite que você execute uma configuração avançada para esta biblioteca.
Na seção Tipo de Conteúdo, selecione Sim para permitir a edição de tipos de conteúdo.
Clique em OK para retornar à página Configurações da Biblioteca.
Observe que uma nova seção aparece na página de agora chamado de tipos de conteúdo.
Clique no botão Adicionar a partir de tipos de conteúdo de site existentes link para adicionar um tipo de conteúdo de site existentes.
Selecione o Conjunto de Documentos tipo de conteúdo, clique no botão Adicionar e, em seguida, clique em OK.
Agora que a funcionalidade Conjunto de Documentos foi adicionado à biblioteca, você pode criar um novo conjunto de documentos. Para criar um novo Conjunto de Documentos, clique na guia Documentos da fita e, em seguida, no menu suspenso Novo documento, selecione Conjunto de Documentos.
Um conjunto de documentos aparece na biblioteca de documentos compartilhados apenas como outro documento. Você pode interagir com um conjunto de documentos como você interage com um único documento na biblioteca. A diferença, porém, é que quando você clica em um Conjunto de Documentos, você abre o agrupamento de documentos, em vez de um único documento.
Quando o Conjunto de Documentos é aberto, uma nova guia Conjunto de Documentos aparece na fita. Essa guia permite-lhe gerir o conjunto de documentos com características, tais como a edição das propriedades, alterar permissões de segurança, compartilhando os documentos, captura de versões, ou empurrar todos os documentos através do fluxo de trabalho em um lote.
