SharePoint Online tipos de conteúdo e conteúdo

Um dos muitos recursos interessantes SharePoint Online oferece é a capacidade para que os usuários não só fazer upload de documentos, mas também para criar um novo documento do Word direito da biblioteca de documentos, clicando em Documentos dos Ferramentas de Biblioteca na Faixa de Opções e, em seguida, clicando em Novo. Essa ação abre um novo documento em branco no Microsoft Word que será salvo on-line depois de dar-lhe um nome de arquivo.

O que a maioria dos novos usuários do SharePoint não sabem é que você pode realmente # 147-upload # 148- um link para um documento em outra biblioteca ou criar novas diferente do Word documentos do Microsoft Office. No caso da primeira, isso elimina documentos duplicados que podem se tornar um pesadelo para sincronizar. Para este último, que simplifica a criação de documentos com base em formulários.

Upload um link, em vez de um arquivo é possível através de conteúdo do SharePoint e recursos tipos de conteúdo. Pense em conteúdo como o documento do Word que carregou ou o novo arquivo criado a partir da biblioteca de documentos. A maneira como você define as configurações para os seus documentos é o tipo de conteúdo.

Mantenha uma versão de um documento em vários locais do SharePoint Online

Você administra dois sites do SharePoint separados e você tem um documento que deseja compartilhar entre os dois sites. Se você criar dois documentos para carregar um para cada site, você tem que atualizar dois documentos quando algo muda. Para evitar o trabalho extra, você pode fazer upload de um documento em um site e, # 147-upload # 148- um link para o documento em outro site. Para fazer isso, siga estes passos:

  1. Na biblioteca de documentos onde você deseja adicionar o link para, clique na guia Biblioteca no menu Ferramentas de Biblioteca na Faixa de Opções.

  2. Clique em Configurações da Biblioteca na Faixa de Opções.

  3. Em Configurações Gerais, clique em Configurações avançadas.

  4. Em Permitir gerenciamento de tipos de conteúdo, selecione Sim. Desça e clique em OK.

  5. Em Tipos de conteúdo que você vê que o Documento já está listado como o tipo de conteúdo padrão.

  6. Clique em Adicionar a partir de tipos de conteúdo de site existentes link abaixo o tipo de conteúdo de documentos.

  7. Na página Tipos de Conteúdo, selecione Ligação Adicionar a um documento abaixo os tipos de conteúdo disponíveis no site: box.

  8. Clique no botão Adicionar no meio para adicionar o tipo de conteúdo selecionado para os tipos de conteúdo para adicionar: caixa à direita.

  9. Clique em OK.

    Você é levado de volta para a página de Configurações da Biblioteca de Documentos.

Agora que você adicionou links como um tipo de conteúdo, vamos vê-lo em ação. Sair fora da vista de definições de biblioteca e voltar para a sua biblioteca de documentos. Para fazer isso, siga estes passos:

  1. Clique na guia Documento no menu Ferramentas de Biblioteca na Faixa de Opções.

  2. Clique no ícone Novo documento para exibir os tipos de conteúdo disponíveis. Selecione o link para um documento.

  3. No novo link para uma janela de documento que aparece, digite o nome do documento ea URL.

  4. Clique em OK.

    Você é levado de volta para sua biblioteca de documentos.

Viola! Agora você pode ver o link listado como se fosse um documento real na biblioteca. Quando você atualizar o arquivo original, o link irá abrir sempre a versão mais recente do arquivo que está vinculado.

Adicionar um modelo do Excel no tipo de conteúdo SharePoint Online

Você quer ser capaz de criar não apenas os documentos do Word a partir de sua biblioteca, mas também arquivos do Excel. o arquivo do Excel que você deseja usar ao criar novos arquivos do Excel é um modelo de formulário para uma fatura que você criou. Para conseguir isso, primeiro você precisa adicionar o seu modelo de fatura como um novo tipo de conteúdo no conjunto de sites.

O segundo passo é, em seguida, adicionar este novo tipo de conteúdo para a biblioteca do documento a seguir os passos 1 a 9 na seção anterior, mas substituindo Link para um documento com o novo modelo de formulário Excel.

Para adicionar o seu modelo de fatura como um novo tipo de conteúdo no conjunto de sites, siga estes passos:

  1. No site principal, vá para Configurações de Ações-SITE.

  2. Sob Galerias, clique em Local de tipos de conteúdo e clique em Criar.

  3. Dê-lhe um nome (Invoice Template), digite uma descrição, se necessário, e selecione Documento tipo de conteúdo em Selecione o tipo de conteúdo pai de.

  4. Selecione Documento sob Pai Tipo de Conteúdo e escolher um dos grupos existentes ou criar um novo grupo para o novo tipo de conteúdo e clique em OK.

  5. Clique em Avançado em Configurações, selecione Carregar um novo modelo de documento, procure o seu modelo e, em seguida, clique em OK.

O novo modelo agora aparece como uma opção quando você criar novos documentos à sua biblioteca de documentos.

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