Eficiência e disponibilidade Ao estimar os requisitos do projeto pessoal de gestão
Produtividade, eficiência e disponibilidade são os três fatores que influenciam a quantidade de tempo que você e sua equipe de gerenciamento de projeto precisa para completar uma tarefa de projeto:
Produtividade: Os resultados que você produzir para cada unidade de tempo que você gasta trabalhando na tarefa. A sua produtividade em uma tarefa depende da natureza da tarefa e a sua capacidade de realizar o trabalho necessário.
Eficiência: A quantidade de tempo em seu dia de trabalho total que você gasta em tarefas do projeto em oposição a atividades nonproject, tais como participar de reuniões da empresa necessários, lendo revistas e artigos técnicos, obtendo um copo de água, ir ao banheiro, e falando sobre não temas relacionados com o trabalho com os colegas.
Se você gastar cada momento do seu dia de trabalho fazendo nada mais do que trabalhando em tarefas de projeto, você está sendo 100 por cento eficaz.
Disponibilidade: A quantidade de tempo que você está no trabalho, em oposição a sair de licença. Você determinar a sua disponibilidade com base no número de dias de férias convencionais pagos sua organização permite que você tire, tais como férias anuais, licença médica, férias, dias pessoais, e licença de maternidade.
Se a sua organização permite que você tire um total de 39 dias de férias durante um período de 260 dias (1 ano = 52 semanas x 5 dias por semana = 260 dias), você estaria disponível para trabalhar em missões para a sua organização para 85 por cento do período de 260 dias.
Como gerente de projeto, você pode precisar de atribuir tarefas a pessoas diferentes em sua equipe. Ao fazer isso, você tem que considerar quanto tempo os membros da equipe vai precisar para concluir essas tarefas.
Atribuir a alguém uma quantidade razoável de tempo para completar uma tarefa exige que você levar em conta não apenas o que uma pessoa pode realizar quando ela está trabalhando na tarefa, mas também a realidade de que, mesmo se você atribui a ela para trabalhar em tempo integral por um período de tempo, ela não será capaz de dedicar 100 por cento de que o tempo de trabalho tarefa.
Considere o seguinte exemplo da vida real:
Um homem que participou de uma sessão de treinamento de planejamento do projeto estava convencido de que ele tomou a eficiência em conta quando se estima necessário níveis de recursos para seus projetos. Sua organização tinha recentemente realizado um estudo interno e determinou que a cada ano, um funcionário típico gastou cerca de 25 por cento do seu tempo de licença médica, licença de férias, licença de férias, licença pessoal, e licença administrativa.
Como resultado, ele definiu # 147 em tempo integral disponibilidade # 148- ser 120 homens-hora por mês - 75 por cento dos cerca de 160 horas-pessoa um empregado era potencialmente disponível para trabalhar durante um mês. (Ele derivou sua estimativa de 160 horas-pessoa potencialmente disponíveis, multiplicando 8 horas por dia por cinco dias por semana por quatro semanas por mês.)
O líder sessão de treino explicou-lhe que a 120 horas-pessoa estimativa ele derivou foi o tempo total de um empregado estava disponível a cada mês e, infelizmente, que as pessoas não funcionou a 100 por cento de eficiência para todas as horas que eles estavam disponíveis.
Para ser preciso, ele precisava considerar que uma pessoa tinha cerca de 90 horas de produção por mês para gastar em trabalho de projecto - se ele considerava que a pessoa trabalhou a 75 por cento de eficiência. (Você começa 90 horas por pessoa, multiplicando as 160 horas potencialmente disponível pelo fator de disponibilidade de 75 por cento e, em seguida, multiplicando esse número pelo fator de eficiência de 75 por cento).
Sua reação à sugestão do treinador era interessante: Ele rejeitou totalmente a análise! Ele disse que ele se recusou a dizer às pessoas sobre o seu projeto que eles tinham que fazer apenas seis horas de trabalho para cada oito horas, eles cobrados ao seu projeto. Ele não percebeu que eles estavam fazendo isso já.
Ele poderia reconhecê-lo e refleti-la em seus planos ou ele poderia ignorá-la, mas ignorando que não iria mudar a realidade que estava ocorrendo.