Fechar as aquisições Ferramentas, técnicas e saídas para saber para o exame de certificação PMP

Para fins de Certificação exame PMP, você deve saber que ao fechar contratos, você precisa ter certeza de todas as reclamações são resolvidas. Você também deve rever todo o processo de aquisição de modo que você pode aprender com a aquisição em curso para melhorar as aquisições futuras.

Fechar Compras: Ferramentas e técnicas

resolução de litígios e auditorias de contratos são duas técnicas que você deve saber sobre o exame.

resolução de litígios

No caso de desacordo que as partes contratantes não pode resolver através de negociação, eles precisam seguir a cláusula de resolução de disputas no contrato. A maioria dos contratos exigem que as partes para entrar em algum tipo de mediação ou arbitragem. Alguns contratos exigem o problema ser resolvido usando uma dessas formas de ADR, e outros exigem que ADR ser julgado perante a alternativa menos atraente de litígio.

Quando o problema ou reclamação não pode ser resolvido enquanto o projeto está ativo, o pedido pode permanecer aberta, mesmo que o projeto ter sido encerrado.

auditorias procurement

UMA aquisição auditoria é uma revisão formal do processo de aquisição em uma única aquisição, ou para o processo de aquisição utilizados no projeto como um todo. O objetivo é avaliar cada processo na aquisição identificar as áreas que funcionaram bem, bem como as áreas que podem ser melhoradas no futuro.

A auditoria começa por olhar para o processo de planejamento das aquisições:

  • Foi a análise make-or-buy completo?

  • Era o tipo de contrato mais adequado?

  • Qual a eficácia era o plano de gerenciamento de aquisições?

  • Será que a declaração do trabalho (DT) refletir com precisão o trabalho que precisava ser feito sem dizer como isso deve ser feito?

  • Foram os documentos de aquisição lance completo?

  • Foram os critérios de selecção da fonte apropriada?

A auditoria de contratos também deve revisar as seguintes informações para a realização de aquisições:

  • Foram um número suficiente de fornecedores qualificados identificados?

  • Será que a conferência lance passar sem problemas e responder a todas as perguntas licitante?

  • Será que as negociações de aquisição acabar com uma situação ganha-ganha?

  • O contrato foi desenvolvido e assinado em tempo hábil?

  • O contrato foi completa sem a necessidade de inúmeras alterações e revisões?

  • O contrato foi suficientemente claro de modo a não resultar em inúmeros conflitos e mal-entendidos?

Ao administrar o contrato, a auditoria de aquisição irá avaliar o seguinte:

  • Como bem alterações contratuais foram manipulados

  • relatórios de desempenho e avaliações de desempenho

  • Como inspeções bem no local do vendedor foi

  • A eficácia do sistema de pagamentos

  • A integralidade e organização dos registros do projeto

  • Como bem disputas e questões foram tratadas

Ao auditar fornecedores, que pretende gravar áreas que funcionaram bem e as áreas que devem ser melhoradas na próxima vez. Esta informação pode ser usada na próxima vez que é necessário um contrato semelhante.

Esta forma de aquisição é genérico, mas mostra o tipo de informação que você iria se reunir para uma auditoria de aquisição.

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Fechar Compras: Saídas

Uma parte fundamental de fechar um contrato está revendo o SOW e garantir que todos os elementos são completo e aceito. Você deve percorrer a lista dos produtos a certificar-se de que todas as entregas atendem aos requisitos contratuais, todos os procedimentos e cláusulas contratuais foram seguidos, e também que toda a documentação técnica e outro contrato está disponível.

É uma boa prática para aceitar formalmente as entregas ao longo da vida do contrato, especialmente para grandes contratos. Fechando o contrato deve apenas formalizar todo o trabalho aceito que foi entregue. Depois de aceitar todo o trabalho, você notifica o administrador do contrato que os termos do contrato foram cumpridos. O administrador do contrato pode, então, tomar as medidas necessárias para encerrar formalmente o contrato.

Porque um contrato é um documento legal, é importante recolher e arquivar toda a documentação de aquisição e correspondência. O que se segue é uma lista parcial das informações que você precisa coletar, indexar e arquivo:

  • horários

  • Faturas e histórico de pagamento

  • Os relatórios de desempenho

  • Documentação técnica

  • solicitações de mudança de contrato

  • relatórios de ações corretivas

  • disputas contratuais e suas resoluções

  • inspeções

  • auditorias

  • As avaliações de desempenho

A documentação do contrato é uma parte da documentação geral do projeto que você precisa para arquivar antes de projetar o encerramento.

Compras precisa ser fechada a partir das perspectivas legais, financeiros e administrativos. Legalmente, você precisa certificar-se da declaração de trabalho está completo e também que todas as entregas tenham sido formalmente aceite.

Administrativamente, você quer ter certeza de que todos os termos e condições do contrato foram seguidos e também que a documentação de aquisição foi devidamente arquivado. Financeiramente, você precisa ter certeza de todos os pagamentos foram feitos, incluindo taxas de concessão, taxas de incentivo e taxas fixas conforme apropriado.

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