Tipos de documentação da evidência de auditoria

O arquivo de auditoria vem em muitas formas e formas, todos os quais você classificar como quer permanente

ou atual. Saber a diferença entre os dois é importante, porque a alocação correta da evidência de auditoria para o arquivo permanente ou actual permite que todos os usuários firmes CPA saber exatamente para onde ir se eles precisam acessar um documento específico.

Isto é particularmente importante se você não está disponível naquele dia ou deixaram a empresa.

O arquivo de auditoria permanente

Você levar adiante documentos no arquivo permanente de ano para ano. Eles formam a base para o planejamento de auditoria do ano seguinte. A maioria das informações no arquivo permanente não mudar de um ano para o outro.

Aqui estão os documentos para você se manter em arquivo permanente do cliente:

• As cópias dos documentos constitutivos da sociedade: Incorporação é feito com o Secretário de Estado para o principal local de negócios.

  A empresa tem de apresentar artigos de incorporação, que cobrem as noções básicas sobre a empresa, incluindo o seu nome, endereço, o estoque emite (que tipo e quantas ações), ea agente registrado (A pessoa de contato, se o Secretário de Estado tem dúvidas). Seu cliente deve ter uma cópia dessas informações em arquivo.

  O tipo de informação que um Estado precisa para a incorporação é uma questão de lei estadual. Os requisitos de informação estão disponíveis on-line, fazendo uma pesquisa para o nome do estado específico ea palavra estatuto. Se você percorrer os vários títulos, você deve encontrar um chamado organizações empresariais ou algo similar. Você pode encontrar tudo que você precisa saber sobre os requisitos de incorporação do seu cliente se você acha que alguns documentos estão faltando.

• Plano de contas: Você usa essa lista numérica de todos os ativos do cliente, a responsabilidade, equidade, receita e contas de despesas como uma espécie de mapa do caminho para descobrir onde determinadas contas deve ser aparecendo em razão geral do seu cliente.

  o contabilidade geral mostra todas as contas no plano de contas e listas que transações afetá-los durante o ano em auditoria.

• organograma: Este documento mostra os níveis de gestão do chefão todo o caminho até o membro da equipe menor.

• manual de procedimentos contábeis: O manual fornece uma visão geral de como as funções de contabilidade de um trabalho da empresa. Ele fornece um guia para as responsabilidades de cada departamento de contabilidade e como os funcionários de contabilidade devem fazer seus trabalhos.

• Cópias de rendas ou de importantes: Você deve ter uma cópia dos contratos para qualquer propriedade, planta ou equipamentos a empresa arrenda. Você usa esta informação para verificar a despesa de aluguel sobre as demonstrações financeiras. Qualquer um dos principais contratos com fornecedores, clientes, ou sindicatos também são mantidos no arquivo permanente.

• documentação de controle interno: Todos os registros que você mantém ou você faz durante a avaliação dos controles internos da empresa ups escrever-são mantidos no arquivo permanente.

  Algumas empresas CPA pode manter esta informação com a sua imagem atual, em vez de no arquivo permanente. Verificar o posicionamento correto com o seu supervisor de auditoria.

• Ações e títulos emissões: Corporações trazer dinheiro não operacional de duas maneiras diferentes: Eles vendem suas ações, o que é capital próprio, ou eles entram em um acordo de empréstimo (dívida). Estes documentos listar o número de ações em circulação e dar informações sobre os termos de quaisquer obrigações ou outras dívidas da empresa.

• procedimentos analíticos de anos anteriores: Usar estes documentos para ver se existem relações plausíveis e esperados em ambos os dados financeiros e não financeiros de ano para ano. Usar análise de tendências, que compara os dados financeiros atuais (como receitas brutas) com os mesmos dados em relação ao ano anterior.

  análise de relação é também um procedimento analítico. análise de relação compara certas contas do balanço e da demonstração de resultados - por exemplo, giro de estoque, que é Vendas / Estoque médio.

O arquivo de auditoria atual

Você também terá um atual arquivo, que contém todo o seu trabalho na auditoria deste ano. Aqui estão alguns exemplos de coisas que você espera ver no arquivo atual:

• plano de auditoria: Seu roteiro para a realização da auditoria ano em curso é definitivamente incluído no arquivo atual. Este plano inclui a compreensão do cliente, a alocação de recursos firmes e suas avaliações de risco.

• Trabalhando balancete e papéis de trabalho: Um realmente simples explicação de um balancete é que é um plano de contas com saldos terminando para cada conta. O objetivo do balancete é mostrar que a equação fundamental da contabilidade (Ativos = Passivos + Patrimônio Líquido) está satisfeito.

  Por agora, basta ter em mente que você amarrar os números no balancete aos seus papéis de trabalho. Por exemplo, se você estiver auditoria despesa material de escritório, você listar as faturas que você amostrados e testados em seus papéis de trabalho.

  Se a sua amostra panelas para fora, você usa uma marca de verificação, como F T / B, que é uma abreviatura para # Balancete 147 patas. # 148- Esta marca de verificação significa que o item de amostra marcada reconciliado sem discrepância ao montante indicado para material de escritório despesa no balancete de trabalho. Esse é o melhor resultado que se pode esperar, o que significa que você pode, então, começar a trabalhar em sua próxima conta.

• entradas de diário para o cliente: Você também manter o controle de todas as entradas de ajuste e reclassificação que você dá para o cliente.

  Ajustando entradas corrigir erros, como a transposição de números quando o cliente entra uma fatura em seu software de contabilidade.

  reclassificações certificar-se de informações está devidamente demonstrado nas demonstrações financeiras. Ao contrário de ajustar entradas, reclassificações afetam apenas a demonstração de resultados ou do balanço de contas - não ambos ao mesmo tempo. Um exemplo de uma reclassificação seria mover a parcela atual de uma hipoteca a pagar de longo prazo para a dívida de curto prazo. A parcela atual reflete quaisquer pagamentos que serão feitos nos próximos 12 meses.