Introdução ao Software de Contabilidade

Depois de escolher o software de contabilidade que você deseja usar em seu negócio, o trabalho mais difícil está feito, porque, na verdade, a configuração do software de contabilidade, provavelmente, levará menos tempo do que pesquisar as suas opções e escolher o seu software.

QuickBooks, Simply Accounting Pro, e Peachtree Accounting todos têm bons tutoriais start-up para ajudar você a configurar os livros. QuickBooks tem mesmo uma entrevista interativa que faz perguntas sobre todos os aspectos de como você deseja executar o seu negócio e, em seguida, define-se o que você precisa com base em suas respostas.

A instalação do seu software de contabilidade

pacotes de software de contabilidade produzir uma série de gráficos de amostra de contas que aparecem automaticamente depois de escolher o tipo de negócio que pretende executar e sobre a qual a indústria que o negócio cai. Comece com um dos gráficos oferecidos pelo software, como você vê na imagem a seguir e, em seguida, ajustá-lo às necessidades do seu negócio.

Uma vez que seu plano de contas aparece, todos os três programas pedir para você digitar o nome da empresa, endereço e números de identificação fiscal para começar. Se você estiver operando como um único proprietário ou o seu negócio é baseado em uma parceria e você não tem um número de identificação fiscal federal para o negócio, você pode usar o seu número de Segurança Social.

Em seguida, selecione um período contabilístico. Se o ano civil é o seu período de contabilidade, você não tem que mudar nada. Mas se você operar o seu negócio baseado em um novo período de 12 meses, tais como 1 setembro - 31 agosto, terá de introduzir essa informação.

Se você não alterar o seu período de contabilidade para combinar como você pretende desenvolver suas demonstrações financeiras, então você tem que excluir o negócio a partir do sistema e começar de novo.

Personalizando o software de contabilidade para atender às suas operações

Depois de configurar o seu negócio usando o software de contabilidade, você pode personalizar o software para que ele corresponda às necessidades do seu negócio. Por exemplo, você é capaz de escolher o tipo de facturas e outros formulários de negócios que você deseja usar.

Este é também o momento para inserir informações sobre suas contas bancárias e outros dados financeiros chave (ver figura abaixo). Sua conta bancária negócio principal é a que deve ser usado para a primeira conta listada no seu programa de software, Dinheiro na verificação.

Depois de introduzir o seu banco e outras informações financeiras, você insere os dados originais para o seu negócio. Se você quiser usar os recursos orçamentais do programa, você inserir suas informações orçamental, antes de outros dados. Então você adiciona suas contas de fornecedores e clientes de modo que quando você começar a transações que entram, as informações já no sistema é.

Se tiver pagamentos a efectuar ou dinheiro para ser coletadas de clientes, certifique-se de entrada que as informações que o seu sistema está pronto quando chega a hora de pagar as contas ou entrada de um pagamento do cliente. Além disso, você não quer se esquecer de pagar uma conta ou cobrar de um cliente!

Você pode ser capaz de importar dados sobre seus clientes, fornecedores e funcionários de pacotes de software que você está usando atualmente para controlar essa informação, como o Microsoft Excel ou Access. As instruções completas para a importação de dados vem com o programa de software que você escolher.

Não entre em pânico sobre a entrada de tudo em seu sistema informatizado de imediato. Todos os programas de torná-lo muito fácil de adicionar clientes, fornecedores e funcionários a qualquer momento.

Outras informações coletadas incluem o tipo de método de contabilidade que você vai usar - ou de base de caixa ou de competência. Você também precisará inserir informações sobre a existência ou não de recolher impostos sobre as vendas de seus clientes e, se o fizer, as taxas de imposto sobre vendas. Além disso, você pode escolher um formato para suas faturas, configurar dados de folha de pagamento, e fazer arranjos para como você deseja pagar as contas.