Nos bastidores de um Sistema de Escrituração
escrituração refere-se ao processo de acumular, organizar, armazenar, proteger e acessar a base de informações financeiras de uma entidade, que é necessário para duas grandes finalidades. O primeiro está a facilitar as operações do dia-a-dia da entidade, ea segunda está a preparar demonstrações financeiras, declarações fiscais e relatórios internos para os gestores.
A contabilidade (também chamada recordkeeping) Pode ser pensada como a infra-estrutura de informação financeira de uma entidade. Claro que a base de informações financeiras deve ser completa, precisa e oportuna.
Cada sistema de arquivo precisa de controles de qualidade incorporadas a ele, que são chamados controles internos ou internocontroles contábeis. Quando um erro se arrasta no sistema pode ser difícil de erradicar e correto. controles de entrada de dados são particularmente importantes. A segurança dos sistemas de contabilidade on-line e baseados em computador tornou-se uma prioridade dos negócios, tanto com fins lucrativos e entidades não-lucrativas.
Contadores projetar os controles internos para o sistema de contabilidade, que servem para minimizar os erros na gravação do grande número de atividades que uma entidade se dedica ao longo de um período de tempo específico. Os controles internos são também invocados para detectar e impedir o roubo, peculato, fraude e comportamento desonesto de todos os tipos. Em contabilidade, controles internos são a onça de prevenção que vale a pena uma libra de cura.
A maioria das pessoas não percebem a importância do departamento de contabilidade em manter um negócio a funcionar sem percalços e atrasos. Normalmente, o departamento de contabilidade é responsável pelo seguinte:
Folha de pagamento: Os salários totais e os salários auferidos por cada funcionário a cada período de pagamento, que são chamados salários brutos ou receita bruta, tem que ser calculado. Com base em informações privadas detalhada em arquivos pessoais e lucros-to-date informações, as quantidades corretas de imposto de renda, imposto de segurança social, e várias outras deduções dos salários brutos têm de ser determinados.
stubs, que relatam várias informações para os funcionários de cada período de pagamento, tem que ser ligado a cheques, ou preparadas separadamente, se o pagamento líquido é enviado eletronicamente para a conta bancária do empregado. Os valores totais de imposto retido imposto de renda e segurança social, mais os impostos de emprego impostas aos empregadores, têm de ser pagos às agências governamentais federais e estaduais no tempo.
Aposentadoria, férias, subsídio de doença e outros benefícios obtidos pelos empregados têm de ser atualizado a cada período de pagamento. Em suma, a folha de pagamento é uma função complexa e crítica de que o departamento de contabilidade executa. Nota: Muitas empresas terceirizam funções de folha de pagamento para as empresas que se especializam nessa área.
Caixa coleções: Todo o dinheiro recebido de vendas e de todas as outras fontes tem de ser cuidadosamente identificados e registrados, não só na conta de dinheiro, mas também na conta apropriada para a fonte do dinheiro recebido.
O departamento de contabilidade garante que o dinheiro é depositado nas contas correntes apropriadas do negócio e que uma quantidade adequada de moeda e moeda é mantida na mão para fazer a mudança para os clientes. Contadores equilibrar o talão de cheques da empresa e de controle que as pessoas têm acesso aos recebimentos de caixa de entrada.
Os pagamentos em dinheiro (desembolsos): Além de cheques, um negócio escreve muitas outras verificações durante o curso de um ano - para pagar por uma grande variedade de compras, de pagar impostos sobre a propriedade, a pagar sobre os empréstimos, e para distribuir alguns dos seus lucros para os donos da negócio, por exemplo.
O departamento de contabilidade prepara todas estas verificações para as assinaturas dos oficiais de negócios que estão autorizados a assinar cheques. O departamento de contabilidade mantém todos os documentos e arquivos de negócio que suportam a saber quando os cheques devem ser pagos, garante que o valor a ser pago é correto, e encaminha os cheques para assinatura.
Compras e estoques: departamentos de contabilidade geralmente são responsáveis por manter o controle de todos os pedidos que foram colocados para inventário (produtos a serem vendidos pela empresa) e todos os outros activos e serviços que a empresa compra - de selos postais para empilhadeiras.
A empresa típica faz muitas compras durante o curso de um ano, muitos deles sobre o crédito, o que significa que os itens comprados são recebidos hoje, mas paga para mais tarde. Portanto, esta área de responsabilidade inclui manter arquivos sobre todos os passivos decorrentes de compras a crédito para que os pagamentos em dinheiro podem ser processados em tempo.
O departamento de contabilidade também mantém registros detalhados sobre todos os produtos detidos para venda pela empresa e, quando os produtos são vendidos, registra o custo das mercadorias vendidas.
custeio: Os custos não são tão óbvias como eles olham. Muitas decisões têm de ser feitas em relação ao que fatores a serem incluídos no custo de um produto de fabrico e dos custos de aquisição de produtos vendidos por varejistas como Costco e Wal-Mart. Acompanhamento de custos é uma das principais funções da contabilidade de todas as empresas.
contabilidade de propriedade: A empresa típica possui muitos ativos de longo prazo substanciais diferentes que vão sob os nomes genéricos propriedade, plantar, e equipamento - incluindo mobiliário de escritório e equipamentos, instalações de retalho, computadores, máquinas e ferramentas, veículos, edifícios e terrenos.
Com exceção de relativamente pequenos itens baratos, tais como chaves de fenda e apara-lápis, uma empresa mantém registros detalhados de sua propriedade, tanto para controlar o uso dos ativos e para determinar os impostos de propriedade pessoal e imobiliários. O departamento de contabilidade mantém esses registros de propriedade.