A maioria das pessoas não percebem a importância do departamento de contabilidade em manter um negócio a funcionar sem percalços e atrasos. Isso é provavelmente porque contabilistas supervisionar muitas das funções de back-office em um negócio - em oposição às vendas, por exemplo, que é a atividade da linha de frente, em campo aberto e na linha de fogo. Vá em qualquer loja de varejo, e você está no meio das atividades de vendas. Mas você já viu departamento de contabilidade de uma empresa em ação?
A lista a seguir dá-lhe uma idéia muito clara das funções de back-office que os contadores executar:
Folha de pagamento: O total de salários e vencimentos auferidos por cada funcionário a cada período de pagamento, que são chamados salários brutos ou nas receitas brutas, tem que ser calculado. Com base em informações privadas detalhada em arquivos pessoais e lucros-se atualizado de informação, os valores corretos para imposto de renda e várias outras deduções dos salários brutos têm de ser determinados.
Stubs, que relatam várias informações são produzidas a cada período de pagamento e entregue ao trabalhador. Os valores totais de impostos de renda retidos, os prémios de Canadá ou de previdência do Quebec, e seguro-desemprego impostas ao empregado e empregador têm de ser pagos ao governo federal ou estadual no tempo. Aposentadoria, férias, subsídio de doença e outros benefícios que os funcionários ganham têm que ser atualizado a cada período de pagamento.
Folha de pagamento é uma função complexa e crítica de que o departamento de contabilidade executa. Muitas empresas terceirizam funções de folha de pagamento para empresas ou bancos que se especializam nessa área.
Caixa coleções: Todo o dinheiro recebido de vendas e de todas as outras fontes tem de ser cuidadosamente identificados e registrados, não só na conta de dinheiro, mas também na conta apropriada para a fonte do dinheiro recebido. O departamento de contabilidade garante que o dinheiro é depositado nas contas chequing negócios apropriados e que a empresa mantém uma quantidade adequada de moeda e moeda na mão para fazer a mudança para os clientes.
Contadores equilibrar talão de cheques e controle de acesso do negócio para recebimentos de caixa de entrada. Em organizações maiores, o tesoureiro pode ser responsável por algumas dessas funções de fluxo de caixa e de manuseio.
Os pagamentos em dinheiro (desembolsos): Uma empresa grava vários controlos durante o decurso de um ano. O departamento de contabilidade prepara todas estas verificações para as assinaturas dos oficiais de negócios que estão autorizados a assinar cheques. O departamento de contabilidade mantém todos os documentos e arquivos de negócio que suportam a saber quando os cheques devem ser pagos, garante que o valor a ser pago é correto, e encaminha os cheques para assinatura.
Compras e estoques: Contabilistas geralmente são responsáveis por manter o controle de todos os pedidos que foram colocados em inventário (produtos a serem vendidos pela empresa) e todos os outros activos e serviços que a empresa compra. A empresa típica faz muitas compras durante o curso de um ano, muitos deles a crédito. Esta área de responsabilidade inclui manter arquivos sobre todos os passivos decorrentes de compras a crédito de modo que os pagamentos são processados em tempo.
O departamento de contabilidade também mantém registros detalhados sobre todos os produtos que a empresa detém para venda e, quando os produtos são vendidos, registra o custo das mercadorias vendidas.
contabilidade de propriedade: A empresa típica possui muitos diferentes ativos substanciais de longo prazo chamados propriedade, instalações e equipamentos - incluindo mobiliário de escritório e equipamentos, instalações de retalho, computadores, máquinas e ferramentas, veículos (automóveis e camiões), edifícios e terrenos.
Com exceção de relativamente pequenos itens custo, a empresa mantém registros detalhados de sua propriedade, tanto para controlar o uso dos ativos e para determinar a quantidade adequada de depreciação para cálculos contábeis e fiscais. O departamento de contabilidade mantém esses registros de propriedade.
Um balanço é um instantâneo da condição financeira de uma empresa em um instante no tempo - o momento mais importante no momento, no final do último dia do período de demonstração de resultados. O balanço é diferente das declarações de renda e fluxo de caixa, que relatam os fluxos ao longo de um período de tempo. O balanço apresenta os saldos (valores) de ativos de uma empresa, passivos e patrimônio líquido em um instante no tempo.
Observe os dois significados bem diferentes do balanço prazo. Conforme utilizado no balanço, o termo refere-se a igualdade dos dois lados opostos de um negócio - ativos totais de um lado e o total do passivo e patrimônio líquido do outro lado, como uma escala com pesos iguais em ambos os lados. Em contraste, o saldo de uma conta (ativo, passivo, patrimônio líquido, receita e despesa dos proprietários) refere-se ao montante na conta após a gravação aumentos e diminuições na conta - o montante líquido depois de todas as adições e subtrações foram inseridos.
As atividades ou transações, de uma queda de negócios em três tipos básicos:
Atividades operacionais: Esta categoria refere-se a fazer vendas e incorrer em despesas, e também inclui as operações aliadas que são parte e parcela de fazer vendas e incorrer em despesas. Por exemplo, uma empresa registra receita de vendas quando as vendas são feitas a crédito, e, em seguida, mais tarde, registra recebimentos de caixa dos clientes. Tenha em mente que as atividades operacionais prazo inclui as operações aliadas que precedem ou são posteriores ao registro de vendas e transações de despesas.
Atividades de investimento: Este termo refere-se a realização de investimentos em ativos de longo prazo e (eventualmente) dispor dos activos quando o negócio já não precisa deles. Os exemplos principais de atividades de investimento para as empresas que vendem produtos e serviços são despesas de capital, que são os valores gastos para modernizar, expandir e substituir os ativos operacionais de longo prazo de um negócio.
As atividades de financiamento: Estas actividades incluem garantir dinheiro de dívida e fontes de capital de capitais, retornando capital para essas fontes, e fazer a distribuição do lucro aos proprietários. Note-se que o lucro distribuir aos proprietários é tratada como uma operação de financiamento, e não como uma categoria separada.
Um contador pode preparar um balanço, a qualquer momento que um gerente quer saber como as coisas estão financeiramente. Algumas empresas - particularmente das instituições financeiras, como bancos, fundos mútuos e corretoras de valores mobiliários - balanços precisa no final de cada dia, a fim de acompanhar a sua situação financeira no dia-a-dia.
Para a maioria das empresas, no entanto, os balanços são preparados apenas no final de cada mês, trimestre e ano. Um balanço é sempre preparados no fechamento dos negócios no último dia do período de lucro. Em outras palavras, o balanço deve estar em sincronia com o resultado.
Escrituração pode ser mais simples se você seguir um conjunto lógico de passos. Aqui estão três conceitos fundamentais que podem ajudar a manter as coisas em ordem ao manusear os livros para um negócio.
Prepare documentos de origem para todas as transações, operações e outros documentos de origem Eventos-business são o ponto de partida no processo de contabilidade.
Ao comprar produtos, a empresa recebe uma factura de compra do fornecedor. Ao pedir o dinheiro do banco, um negócio assina uma nota promissória a pagar, uma cópia da qual a empresa mantém. Quando um cliente usa um cartão de crédito para comprar o produto do negócio, a empresa recebe o recibo do cartão de crédito como prova da transação. Ao preparar cheques, um negócio depende de listas de salários e cartões de tempo.
Todas estas formas-chave de negócios servem como fontes de informação para o sistema de contabilidade - em outras palavras, a informação do contador usa no registro dos efeitos financeiros das atividades do negócio.
Determinar e entrar em documentos de origem os efeitos financeiros das transacções e outros eventos empresariais.
As transações têm efeitos financeiros que devem ser gravados - o negócio é melhor, pior, ou pelo menos # 147 diferente off # 148- como o resultado de suas operações. Exemplos de transações comerciais típicas incluem pagamento de funcionários, fazendo com que as vendas aos clientes, pedindo o dinheiro do banco, e comprando produtos para vender aos clientes.
O processo de escrituração começa determinando as informações relevantes sobre cada transação. contador-chefe do negócio estabelece as regras e métodos para medir os efeitos financeiros de transações. Claro, o contador deve respeitar estas regras e métodos.
Fazer entradas originais dos efeitos financeiros em revistas e contas, com referências adequadas a documentos de origem.
Usando o documento (s) fonte para cada transação, o guarda-livros faz a primeira ou original, entrada em um diário e, em seguida, em contas do negócio. Apenas o gráfico oficial, estabelecido de contas deve ser utilizado em operações de gravação.
A revista é um registro cronológico de operações na ordem em que eles ocorrem - como um diário pessoal muito detalhado. Em contraste, uma conta é um registro separado, ou página, por assim dizer, para cada ativo, cada um a responsabilidade, e assim por diante. Uma operação afeta dois ou mais contas. A entrada de diário registra toda a transação em um lugar-, em seguida, cada peça é gravada nas duas ou mais contas que são afectados pela operação.
Inserindo dados de transação corretamente e em tempo hábil é criticamente importante. A prevalência de erros de entrada de dados foi uma razão importante pela qual a maioria dos varejistas começaram a usar caixas registadoras que lêem informações de código de barras em produtos, que captura com mais precisão as informações necessárias e acelera a entrada de dados.
Realizar procedimentos de fim de período - as etapas críticas para a obtenção dos registros contábeis up-to-date e pronto para a elaboração de relatórios de contabilidade de gestão, declarações fiscais e demonstrações financeiras.
Um período é um período de tempo - desde o primeiro dia de um mês a um quarto (três meses) a um ano - que é determinado pelas necessidades do negócio. Um ano é o período mais longo de tempo que uma empresa iria esperar para preparar suas demonstrações financeiras. A maioria das empresas precisa de relatórios contábeis e as demonstrações financeiras ao final de cada trimestre, e muitos precisam de demonstrações financeiras mensais.
Compilar o balancete ajustado para o contador, que é a base para a elaboração de relatórios, declarações fiscais e demonstrações financeiras.
Depois de todos os procedimentos de fim de período foram concluídos, o guarda-livros compila uma lista completa de todas as contas, que é chamado o balancete ajustado. empresas de tamanho modesto manter centenas de contas para os seus vários ativos, passivos, patrimônio líquido, receita e despesas.
Grandes empresas manter milhares de contas, e muito grandes empresas podem manter mais de 10.000 contas. Em contraste, as demonstrações financeiras externas, declarações fiscais e relatórios contábeis internos para os gestores conter um número relativamente pequeno de contas. Por exemplo, um típico relatórios externos balanço apenas 25 a 30 contas (talvez até menos), e uma declaração de imposto de renda típica contém um número relativamente pequeno de contas.
O contador leva o balancete e grupos de relatos semelhantes ajustados em um valor do resumo que é relatado em um relatório financeiro ou retorno de imposto. Por exemplo, uma empresa pode manter centenas de contas de inventário separados, cada um dos quais está listados no balancete ajustado. O contador desmorona todas essas contas em conta o inventário de um resumo que é apresentado no balanço externo do negócio. No agrupamento das contas, o contabilista deve cumprir as normas de informação financeira estabelecidos e requisitos de imposto de renda.
Feche os livros - trazer a contabilidade para o ano fiscal que acaba de terminar ao fim e fazer as coisas prontas para iniciar o processo de contabilidade para o próximo ano fiscal.
Livros é o termo comum para conjunto completo de uma empresa de contas. transações de uma empresa são um fluxo constante de atividades que não terminam tidily no último dia do ano, o que pode tornar preparação das demonstrações financeiras e declarações fiscais de desafio. O negócio tem que traçar uma linha de demarcação clara entre as atividades para o ano (o período contabilístico de 12 meses) terminou eo ano ainda está por vir, fechando os livros por um ano e começando com livros frescos para o próximo ano.