Regras de Robert para a aprovação da Ata

De acordo com regras de Robert, minutos redigido antes do tempo não são as atas oficiais até que os membros aprová-los

.Hoje, a tecnologia tem feito a sua marca em atas de reuniões. O secretário pode agora elaborar os minutos e facilmente enviar cópias aos membros para que leiam antes da capelas em seguida, os membros podem vir para a reunião preparado com as correções.

Você ainda pode ler os minutos em voz alta para os membros na reunião, se você quiser, mas se o tempo é precioso, distribuir o projecto de minutos de antecedência.

Como as alterações podem ser feitas nos minutos antes de serem aprovados, é uma boa prática para o secretário notar algum lugar na cópia de distribuição que é um # 147-projecto para aprovação # 148- na próxima reunião regular.

Os membros que fazem notas de eventuais correcções a atas de reunião são capazes de manter registros precisos, se eles manter suas cópias dos projectos de minutos em arquivo ou se uma versão final não é distribuído automaticamente para eles em uma data posterior.

Manusear o movimento para aprovação

A maneira mais eficiente de aprovar minutos é para a cadeira para assumir o movimento e obter o consentimento unânime de que a ata ser aprovado como distribuída (ou como corrigidas).

O presidente diz, # 147-A ata ter sido [leitura / distribuída] a você. Existem quaisquer correções? # 148- Se correções são oferecidos, a cadeira trata cada, oferecendo a correção para os membros, apenas para ter certeza que todos concordam que a correção é preciso. O secretário, então, entra as correções na cópia mestre.

Quando há (outras) correções são oferecidos, o presidente diz, # 147 Se não há (outras) correções. . . (pausa) . . . as actas são aprovadas como leitura / distribuídas / corrigido # 148.;

Nunca é para que um membro de simplesmente opor-se à aprovação de minutos. Se um membro tiver alguma objeção ao conteúdo da acta, ele deve oferecer uma correção. Se desacordo sobre a correção, a correção pode ser alterado usando as regras de alteração.

Aprovar minutos de comitê

Se o conjunto não está a cumprir novamente por um longo tempo (se a todos), como nas reuniões anuais de participação ou convenções de delegados, o processo de aprovação dos minutos é delegada a uma comissão especial ou um conselho executivo. Essa prática produz um registro aprovado e jurídico da reunião logo após o fechamento do encontro, mas antes lembranças do que ocorreu no desbotamento reunião.

Se o seu caso é um grupo que habitualmente lida com minutos de uma moção para # 147 dispensar a leitura da acta, # 148- que você precisa para fazer uma mudança. Sua intenção é provavelmente a aprová-las com esse movimento, mas você realmente não aprovar nada. Você só concorda em não lê-los.

Se você quiser usar o termo dispensar em sua reunião, faça-se em # 147 dispensar a leitura dos minutos e aprová-los como distribuídos / impressa nº 148.;