Regras de Robert para reuniões produtivas: Use uma Agenda
Apesar das grandes ferramentas organizacionais e técnicas disponíveis em regras de Robert, por alguma razão, as reuniões acontecem o tempo todo em que presidentes voar pelo assento de suas calças - indo ao longo de minutos do mês passado, requentar velhas decisões, intercalando discussões reais com comentários , e suprimindo qualquer um que tenta mover as coisas.
Se você não está com sorte suficiente para ser um membro de uma tal organização, então você já sabe a importância de saber como fazer uma reunião correr com uma quantidade razoável de expedição. Se não, sabe que o futuro é agora para qualquer um que pode ser eficiente e eficaz quando se trata de gerir reuniões.
Quando se trata de reuniões, a maneira de ser eficiente e eficaz ao mesmo tempo é preparar e fazer bom uso de uma agenda, que é essencialmente um programa ou listagem dos eventos e itens de negócio. A agenda pode ser adotado (Isto é, ser tornadas obrigatórias para a reunião), ou pode ser simplesmente um guia para manter a reunião no caminho certo. Adotando a sua agenda às vezes é uma boa idéia, porque ele fica todo mundo de acordo com o plano de reunião no início da reunião.
Regras de Robert dá uma ordem do dia, mas não exige qualquer agenda particular. No entanto, as regras não oferecer um protocolo de agenda que tem sido tão amplamente utilizado que é quase universalmente aceito como um plano de reunião fundamental. Nem tudo na agenda mostrado aqui é necessário em cada situação, e por vezes a sua agenda pode ter de ser ainda mais extensa e detalhada. Mas esta agenda básica é um grande arranjo de eventos:
Chamar à ordem
Comece a reunião no horário. A única rap do martelo na hora marcada e a declaração, "A reunião virá à ordem" é suficiente. Você não pode terminar a tempo, se você não começar na hora, e todo mundo sabe quando a reunião começar.
cerimônias de abertura
Seu grupo pode reuniões habitualmente abertos com uma invocação e uma recitação do Juramento de Fidelidade. O protocolo é "Deus antes country" (ou seja, você invocar a divindade antes de saudar a bandeira), de modo plano para tornar a sua invocação antes de dizer o Juramento. Esta parte da agenda é também o lugar para incluir quaisquer rituais fraternos abertura especial, uma saudação dada por um de seus oficiais, ou qualquer outra coisa que é razoável se enquadram na categoria de cerimônia.
Chamada
Se o seu grupo é uma entidade pública, ou se você tiver uma regra que certos oficiais devem estar presentes antes da reunião pode prosseguir, este é o momento para chamar o rolo. Mas se você não tem uma regra que exige isso, não perca seu tempo com este item.
calendário de consentimento
Este item não é frequentemente utilizado, exceto em organizações especializadas, como órgãos legislativos públicos ou casa de delegados de um grande sociedade profissional. Um calendário consentimento rapidamente processa uma grande quantidade de itens não-controversas que podem ser eliminados rapidamente, colocando-os em uma lista (o calendário consentimento) de itens a serem adotados todos de uma vez. A lista pode também conter itens preferência especial a ser considerado a fim no momento apropriado. Este calendário consentimento é geralmente colocado em uma ordem de negócio por uma regra especial de ordem, e sua colocação é geralmente de relativamente alto escalão.
fim padrão de negócios
Tudo na agenda fora da ordem padrão de negócios é realmente apenas acessória à reunião. Todo o negócio realmente começa com a aprovação da acta e termina quando terminar com qualquer novo negócio.
Boa da ordem
Este é um tempo reservado para os membros para oferecer comentários ou observações (sem movimentos formais) sobre a sociedade e seu trabalho. A bem da ordem também é o momento para oferecer uma resolução para trazer uma carga disciplinar contra um membro por infracções cometidas fora de uma reunião.
Avisos
Esta parte da agenda básica deixa de lado tempo para oficiais (e membros, quando for o caso) para fazer anúncios. No entanto, o fato de que este é um item da agenda não impede a cadeira de fazer um anúncio de emergência a qualquer momento.
Programa
Se você está oferecendo alguma outra apresentação geral de interesse para seus membros, quer se trate de um filme, um orador convidado, um professor, ou qualquer outro programa, apresentá-lo antes da reunião está encerrada. Se você preferir conduzir o programa em algum outro lugar na ordem do dia, pode ser programado para ocorrer antes que os minutos são lidos ou, suspendendo as regras, inserida dentro da ordem padrão de negócios.
Os oradores convidados são muitas vezes em horários apertados, por isso é bastante adequada para a cadeira para pedir consentimento unânime para colocar o programa em qualquer lugar conveniente na ordem do dia, mesmo que o único lugar conveniente está dentro da ordem do dia.
Adiar
Esta parte da agenda marca o fim da reunião - hora de ir para casa. Mas não deixe até a cadeira declara encerrada a reunião, ou você pode apenas perder algo importante.