Atas das reuniões De acordo com regras de Robert

Minutos são importantes porque eles são o registro único sobrevivente do que foi dito e feito na reunião. Eles podem ser seco e chato. Na verdade, é provavelmente um bom sinal se eles são! Mais importante, eles precisam ser informativo e fácil de navegar para o que o leitor precisa saber daqui a seis meses.

Quando você chamar um parlamentar e pedir ajuda, ele vai querer ver os minutos e ele vai precisar encontrar algo importante - talvez as palavras exatas de uma alteração estatutária que foi adotado oficialmente, ou de um relatório de contadores que fornece detalhes na contagem dos votos. organização simples dos fatos e uso da linguagem despretensiosa são os melhores atributos que você pode dar aos seus minutos.

Você quer que seus minutos para ser legível, mas você deve ser preciso nas informações que você dá. Seus minutos fornecer o registro das medidas tomadas na reunião, então eles precisam para lembrar claramente os factos.

Compondo minutos, na sua reunião

Para poupar tempo e trabalho desnecessário, regras de Robert explicita exatamente o que precisa entrar em seus minutos.

O primeiro parágrafo deve incluir as seguintes informações:

  • O tipo de reunião (regular, especial, anual, encerrada regular, que tinha sido interrompida especial, e assim por diante)

  • O nome da organização

  • A data, hora e local da reunião (não lista a localização se é sempre o mesmo)

  • Uma declaração confirmando que presidente periódica da organização e secretário estão presentes (ou dando os nomes das pessoas, substituindo a eles)

  • A menção de que a ata da reunião anterior foi lida e aprovada (e a data dessa reunião, se não fosse uma reunião regular)

    Correcções de minutos são anotados na acta sendo corrected- eles não são detalhadas na ata da reunião em que as correções foram adotadas. (A ata da reunião em que foram efectuadas correcções deve apenas afirmar que ata da sessão anterior é aprovada como corrigido.)

A parte do corpo da ata precisa incluir esta informação:

  • Todas as moções principais (exceto aqueles que são retirados), juntamente com o nome do membro que o movimento (mas não o nome da pessoa que apoiou a moção).

  • Movimentos trazendo uma questão novamente antes de o corpo (exceto para aqueles que são retirados).

  • A redacção final dos movimentos, seja como adotados ou como eliminados. Se é apropriado incluir menção de debate ou alteração, você pode observar esses itens entre parênteses.

  • A disposição do movimento - incluindo quaisquer alterações aderentes - que seja apenas temporariamente eliminados.

  • Informações sobre a votação.

  • votos contados.

  • Votação nominal.

  • Ballot votação.

  • moções secundárias não perdidos ou retirados, se necessário, para maior clareza (Exemplo movimentos incluem Recess, Fix tempo a que adiar, suspender as regras, Adiar a um determinado momento, Boletim de Voto Ordenada, e assim por diante). Aludir à adoção de movimentos secundários, dizendo: Nº 147-A cédula do voto tenha sido ordenado, os escrutinadores. . . . # 148;

  • Avisos de movimentos.

  • O fato de que uma montagem entrou em quasi-comité ou comissão do todo, e o relatório da comissão.

  • Todos os pontos de ordem e apelações e suas disposições seguintes, com razões dadas pelo presidente para a decisão. (Decisões muitas vezes estabelecem precedentes, portanto, um registro cuidadoso aqui é importante.)

  • O texto completo de qualquer relatório que as ordens de montagem a ser celebrado os minutos. Esta situação não acontece muitas vezes porque uma referência a um relatório escrito é geralmente suficiente para o registro.

  • Qualquer das palavras suculentos e desordenada que um membro disse que tirá-lo # 147-nomeado # 148- pelo presidente por ser desordenada.

    • O último parágrafo do seus minutos precisa incluir a hora do adiamento. E é isso! Bem, exceto para as seguintes notas adicionais para manter em mente ao finalizar seus minutos:

    • Os trabalhos de um comité do todo não estão incluídos nas atas, mas você precisa incluir o fato de que o movimento em comissão ocorreu e incluem também o relatório da comissão.

    • Quando uma questão é considerado informalmente, as mesmas informações devem ser registadas como nas regras regulares. A informalidade é permitido apenas em permitir que oportunidades adicionais para debate.

    • O texto completo de qualquer relatório está incluído nos minutos apenas se a Assembleia assim o ordena.

    • Grave o nome de qualquer orador convidado e objecto de apresentação, mas não fazem resumo de esta intervenção.

    A assinatura da ata

    Minutos estão a ser assinado pelo secretário e, se habitual, pode também ser assinado pelo presidente. Minutos são registro legal do seu grupo de seus trabalhos, e assinatura da secretária estabelece provas da autenticidade do documento original.

    Aprovar as atas

    As atas de uma reunião são normalmente aprovado na próxima reunião regular, após a chamada para a ordem e cerimônias de abertura.

    Se a reunião é uma reunião encerrada, você aprovar a acta da sua reunião anterior (a reunião que estabeleceu a reunião é interrompida) antes de assumir o negócio onde você parou nessa reunião. Além disso, a ata da necessidade reunião adiada para ser aprovado na próxima suspensa ou regulares reunião.

    Ata lavrada antes do tempo não são as atas oficiais até que os membros aprová-los. Como as alterações podem ser feitas nos minutos antes de serem aprovados, é uma boa prática para o secretário notar algum lugar na cópia de distribuição que é um # 147-projecto para aprovação # 148.;

    Quando os minutos são aprovados, o secretário anota a cópia do arquivo original com as correções de margem ou retypes os minutos para incluir as correções. O secretário então escreve # 147 Aprovado # 148- nos minutos e adiciona ambas suas iniciais e a data para o registro.

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