Gerenciamento de Projetos: Como esclarecer as metas do projeto
Como gerente de projeto, pregar para baixo objetivos antes de começar a planejar detalhes projeto de execução. Em sua busca para descobrir o que o seu projecto é suposto para realizar e como ele se encaixa em planos gerais da sua organização, você tem que procurar informação que é sensível, por vezes contraditórias, e muitas vezes não escrita. Obtendo esta informação nem sempre é fácil, mas seguindo estas dicas podem ajudar a tornar a sua pesquisa mais produtivo:
Tente encontrar várias fontes para o mesmo pedaço de informação. Quanto maior for o número de fontes independentes, que contêm a mesma informação, mais provável que a informação está correcta.
Sempre que possível, obter informações de fontes primárias. Uma fonte primária contém a informação original. Uma fonte secundária é o relatório de outra pessoa das informações da fonte primária.
Suponha que você precisa de informações a partir de um estudo recentemente concluído. Você pode obter as informações da fonte primária (que é o relatório real do estudo escrito pelos cientistas que realizaram-lo), ou você pode obtê-lo a partir de fontes secundárias (como artigos em revistas ou jornais científicos de autores que parafraseado e resumidos o relatório original).
Quanto mais longe a sua fonte é a partir da fonte primária, o mais provável a informação secundária difere da informação real.
Procure fontes escritas, porque eles são os melhores. Verifique minutos relevantes de reuniões, correspondência, e-mail, relatórios de outros projectos, planos de longo prazo, orçamentos, planos de melhoria de capital, documentos de requisitos de mercado e custo-benefício analisa.
Fale com duas ou mais pessoas da mesma área para confirmar a informação. Diferentes pessoas têm diferentes estilos de comunicação, bem como diferentes percepções da mesma situação. Fale com mais de uma pessoa, e comparar as suas mensagens para determinar eventuais contradições.
Se você receber histórias diferentes, falar com as pessoas novamente para verificar a sua informação inicial. Determinar se as pessoas que você consultados são fontes primárias ou secundárias (fontes primárias tendem a ser mais precisas do que as secundárias). Pergunte às pessoas que você consultados para explicar ou conciliar as divergências remanescentes.
Ao falar com as pessoas sobre informações importantes, providenciar para que pelo menos uma outra pessoa presente. Isso permite que duas pessoas diferentes para interpretar o que ouvem do mesmo indivíduo.
Anote todas as informações que você obter de reuniões pessoais. Compartilhe suas notas escritas e resumos com outras pessoas que estavam presentes na reunião para garantir que a sua interpretação está correta e para servir como um lembrete de acordos feitos durante a reunião.
Plano para reunir pelo menos duas vezes com as principais audiências do seu projeto. Sua primeira reunião inicia-los pensar sobre as questões. Permitir algum tempo para que eles pensam sobre suas discussões iniciais e pensar em novas idéias relacionadas a essas questões. Um segundo encontro dá-lhe a oportunidade de esclarecer quaisquer ambiguidades ou incoerências desde a primeira sessão.
Praticar as habilidades de escuta activa em todas as suas reuniões e conversas. A escuta ativa é uma habilidade todos os gestores precisam desenvolver.
Sempre que possível, confirme que você ouviu em reuniões pessoais com fontes escritas. Quando você fala com as pessoas, eles compartilham suas percepções e opiniões. Compare essas percepções e opiniões com dados escritos, de facto (a partir de fontes primárias, se possível). Discutir quaisquer discrepâncias com essas mesmas pessoas.