Habilidade Project Manager: Como executar reuniões produtivas
reuniões de projeto não tem que ser experiências dolorosas. Se você planeja e gerenciá-los bem, reuniões do projeto podem ser formas eficazes de comunicação. Eles podem ajudá-lo a descobrir mais sobre fundos, experiências de outros membros da equipe, e estilos do estimular o brainstorming, análise de problemas, e making- decisão e proporcionar um fórum para explorar as razões e interpretações de uma mensagem.
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Como planejar uma reunião do projecto
Para ter uma boa reunião, você precisa fazer um planejamento pré-reunião. Manter estes ponteiros em mente ao planejar:
Esclarecer o objetivo da reunião: Essa etapa ajuda a garantir que você convidar as pessoas certas e permite que os participantes para se preparar para a reunião.
Decidir quem precisa participar e por que: Se precisar de informações, decidir quem o tem, e verifique se eles participar da reunião. Se você quiser tomar decisões na reunião, decidir quem tem a autoridade necessária e que precisa de ser parte da tomada de decisão, e certifique-se que eles frequentam.
Dê muita antecedência da reunião: Este passo aumenta as chances de que as pessoas que você deseja participar será capaz de fazê-lo.
Deixe que as pessoas que devem participar da reunião sabe o seu propósito: As pessoas estão mais propensos a participar de uma reunião quando eles entendem por que a sua presença é importante.
Prepare uma agenda escrita, que inclui tópicos e seus tempos de discussão atribuídos: Este documento ajuda as pessoas a ver o porquê de participar da reunião é do seu interesse. A agenda é também a sua orientação para o funcionamento da reunião.
Circular a agenda escrita e qualquer material de fundo de antecedência: Se o fizer, dá tempo a todos para sugerir alterações à ordem do dia e se preparar para a reunião.
Manter reuniões para uma hora ou menos: Você pode forçar as pessoas a sentar em uma sala por horas, mas você não pode forçá-los a manter suas mentes sobre as atividades e informações em mãos por tanto tempo. Se necessário, agendar várias reuniões de uma hora ou menos para discutir questões complexas ou vários tópicos.
Como conduzir uma reunião do projecto
Como você conduzir a reunião pode fazer ou quebrá-lo. As tarefas a seguir são essenciais para a realização de uma reunião produtiva:
Comece na hora, mesmo que as pessoas estão ausentes: Depois que as pessoas vêem que você esperar por retardatários, todo mundo vai chegar tarde!
Atribuir um cronometrista: Esta pessoa lembra o grupo quando um tópico excedeu o tempo previsto para a discussão.
Atribuir uma pessoa a tomar minutos escritas de que participou, os itens que você discutidos, e que decisões e atribuições o grupo fez: Este procedimento permite que as pessoas para analisar e esclarecer as informações e serve como um lembrete de ações a serem tomadas após a reunião.
Mantenha uma lista de itens de ação que precisam de mais exploração, e atribuir uma pessoa para ser responsável por cada entrada: Esta etapa ajuda a garantir que, quando você se reúnem para discutir estas questões, novamente, você tem a informação e as pessoas direito presente para resolvê-los.
Se você não tem a informação correta ou as pessoas certas para resolver um problema, parar a sua discussão e colocá-lo na lista de itens de ação: Discutindo um problema sem ter as informações necessárias ou as pessoas certas presente é apenas desperdiçando o tempo de todos.
Terminar a tempo: Os participantes da reunião pode ter outros compromissos que começam quando a reunião é suposto para terminar. Não terminando no tempo faz com que essas pessoas se atrasar para os seus próximos compromissos ou deixar a reunião antes do fim.
tarefas pós-reunião para gerentes de projeto
Sua reunião pode ter acabado, mas o seu trabalho não é feito. Certifique-se de realizar as seguintes tarefas de pós-reunião para obter o maior benefício a partir da sessão:
Prontamente distribuir atas de reunião para todos os participantes. Esses minutos permitem que as pessoas para reafirmar as informações discutidas na reunião, quando ele ainda está fresco em suas mentes, e minutos rapidamente lembrar as pessoas de suas tarefas de acompanhamento. Tente distribuir os minutos dentro de 24 horas da reunião, e pedir destinatários para que você saiba se eles têm alguma correções ou acréscimos.
Monitorar o status de todos os itens de ação que são executadas após a reunião. Como cada ação é em si um mini projeto, monitorando seu progresso aumenta as chances de que as pessoas completá-lo com sucesso.