Listas de gerenciamento de projetos para Dummies

Esta lista de verificação de gerenciamento de projetos ajuda a verificar a justificação para o seu projeto e assim gerar a base para um som Business Case. É fácil de ser muito focado em benefícios, ou até um determinado nível de benefícios financeiros, quando você está pensando sobre se um projeto é ou não justificada.

No entanto, ao conseguir benefícios para os negócios é a justificativa do projeto o mais comum, não é o único. Ter um olhar para esta lista para verificar o seu projecto fora.

• benefícios: Ok, a justificativa mais comum em primeiro lugar. O projeto vai pagar de volta com benefícios para os negócios, que compensam o custo e esforço envolvidos na execução do projeto.

• Conformidade: Você tem que executar o projeto se existem benefícios ou não. Isso poderia ser o cumprimento dos requisitos legais ou algo como uma instrução sede que "Todos os escritórios regionais será executado um projeto. . . '

• Possibilitando: O projeto em si não vai trazer benefícios, mas ele vai colocar algo no lugar que permitirá que outros projectos ou acções para proporcionar benefícios. projetos de infra-estrutura, muitas vezes se enquadram nesta categoria, como um projeto de instalação de uma nova rede de computadores.

• Manutenção: O projeto só tem que ser feito, mesmo que não haja qualquer benefício no sentido normal da palavra e não é obrigatório (onde ela é necessária para o cumprimento legal). Substituindo desgastado equipamento ou redecorar o edifício HQ muitas vezes são apenas projetos 'Manutenção'.

A abordagem levou-produto para o planejamento, previsto na presente lista de verificação, é extremamente poderosa, bem como sendo muito lógico. Uma das vantagens da abordagem é na liberação de pedaços escondidos do projeto para dar-lhe uma visão mais completa do que está envolvido. planos de bons produtos levam a concluir planos de actividades, planos de recursos realistas e costings- mais preciso todos estes são realmente úteis para o controle do projeto.

Como você verificar seus produtos, pensar sobre essas áreas.

• Risco: Verifique se você incluiu produtos relacionados com o risco, tais como a avaliação dos desenvolvimentos tecnológicos em empresas concorrentes.

• dependências entre projetos: Estes ocorrem onde você não pode começar a construir um produto em seu projeto até que tenha recebido alguma coisa de alguém do projeto, como uma cópia de uma especificação de design.

• comunicações: comunicações internas do projeto não precisa ser colocado sobre o plano, mas pode haver outros produtos de comunicações importantes que fazer, como briefings para o pessoal de negócios, um site e materiais de divulgação.

• Treinamento: Um monte de planejadores de projeto esquecer treinamento do usuário. Verifique se você incluiu produtos relevantes, tais como materiais de treinamento, reservas e horários equipe de atendimento.

• ordens: Estes são importantes, onde você tem produtos externos vindos de fora do projeto, muitos vão precisar de uma "ordem" produto- eles não vão chegar de magia.

• Instalação: Onde você tem um produto externo, como um widget rosa comprado de um fornecedor, verifique se você precisa de um produto 'instalado rosa Widget ", que pode ser algo que seu projeto irá criar.

• Questões legais: Isso abrange itens como licenças. Se você precisar deles, em seguida, incluí-los nos diagramas de produto, mas também as suas aplicações para as licenças porque eles são produtos também.

• Inspecções e aprovações: Isto inclui requisitos como inspecções de construção e certificação de segurança elétrica. Os certificados de aprovação são produtos, mas também o são as aplicações para perguntar para eles.

• Lógica: Verifique o fluxo de produtos em seu trabalho Diagrama de Fluxo. Certifique-se de que as dependências estão completos, necessário e lógico.

• Abrangência: Verifique se todos os produtos identificados em qualquer lista ou Work Breakdown Structure foram transferidas para o Diagrama de Fluxo de Trabalho, em seguida, que você tem feito dos cheques de baixo para cima 'para garantir que nada foi deixado de fora.

• produtos de gerenciamento: Embora seus principais diagramas produtos só irá mostrar os produtos da equipe, listar os produtos que você precisa para gerenciar o projeto separadamente, tais como relatórios de progressos e planos de palco. Não negligencie-los- eles vão precisar de tempo e recursos para produzir.

Esta lista constitui a base para montar uma rede de actividade para o seu gerenciamento de projetos. Você normalmente segui-lo com um gráfico de Gantt, uma vez que este é o que o software de programação de projetos convencional oferece. Use os nomes de produtos como títulos, e depois sob cada uma lista de atividades que você vai precisar para construir esse produto. Quando você vem para verificar os seus planos de actividade, partem esta lista de verificação.

• Abrangência: ter copiado cada produto para o plano de atividade como um título? Exceto para os produtos externos, certifique-se de que você tem pelo menos uma atividade coletados para cada produto para cobrir o trabalho necessário para construí-lo.

• produtos externos: Verifique se você precisar de alguma atividade para algo vindo de fora. Embora seu projeto não é responsável por criar esse item, você pode precisar de uma atividade para verificá-lo ou instalá-lo.

• Qualidade: Certifique-se que você incluiu as atividades da qualidade necessárias, tais como o teste de cada produto individual, e depois atividade de qualidade de todo o projeto, tais como auditorias de qualidade.

• dependências corretas: Certifique-se de verificar cada dependência atividade para ter a certeza de que é preciso e também que está em linha com as dependências que você identificou no seu trabalho Diagrama de Fluxo.

• sobreposições: Certifique-se que você não perdeu qualquer sobreposição, onde uma segunda atividade pode ser iniciados antes do primeiro está completamente terminado.

• defasagens: Verificar a existência de defasagens, onde uma segunda atividade não pode começar imediatamente após a primeira é completa. Por exemplo, você não pode iniciar o treinamento de indução de novos funcionários no dia seguinte aos contratos de trabalho foram enviados para fora. A maioria das pessoas vai ter que trabalhar um pré-aviso com o seu empregador atual antes de se juntar a sua organização, de modo que você pode ter para permitir um de quatro semanas de atraso, e provavelmente ainda mais.

• dependências entre projetos (entrada): Observe quaisquer dependências entre projetos sobre seus planos de produtos. Em seguida, certifique-se de que o momento da sua atividade está de acordo com a disponibilidade do insumo necessário do outro projeto (s).

• dependências entre projetos (de saída): Onde um outro projeto precisa de coisas de seu projeto, certifique-se de que você estará produzindo-lo no tempo. Pode o outro projeto viver com uma pausa enquanto aguarda o produto estar pronto, ou você precisará ajustar seu projeto para criar o produto mais cedo?

• Feriados: Verifique se toda a atividade programada é nos dias úteis e evita feriados. Se você estiver usando uma ferramenta de computador, ele deve ter avisado de qualquer problema, mas mesmo assim se certificar de que todos os feriados nacionais estão correctamente mostrado no calendário do projeto.

• disponibilidade de pessoal: Assegurar que o pessoal está agendada para o trabalho do projeto somente quando elas estarão disponíveis. Verifique se você tiver tomado em conta coisas como feriados pessoais reservado e trabalhar em outros projetos.

• a capacidade do pessoal: Verifique se o trabalho agendado para o pessoal do projecto está de acordo com sua capacidade. Se alguém está disponível apenas para o seu projeto para dez por cento do seu tempo, certifique-se de que sua atividade reflete que com um trabalho de um dia tomando dez dias decorridos.

• Os prazos de entrega sobre a oferta: Certifique-se de que você tem prazos suficientes sobre coisas como alimentação. Um fornecedor não entregar os bens ao recepção de um segundo depois de ter enviado um pedido.

• Prazos sobre a aprovação: Verifique se você tem um tempo de resposta realista sobre aprovações. Esta verificação aplica-se tanto às aprovações internas (como concordando especificações do projeto) e os externos (tais como a permissão de planeamento para extensões de construção).

• Caminho crítico: Seja claro sobre quais atividades são no caminho crítico, e também atente para os que estão perto crítica. Sua rede actividade será especialmente útil aqui como as cadeias de atividades não aparecem muito bem em um Gantt.

• Contingência: Você tem de contingência tempo suficiente no plano, e é visível? Algo é obrigado a dar errado, e não tendo nenhuma contingência é simplesmente pedindo para problemas na melhor das hipóteses, e falha de projeto no pior. Certifique-se de que você tem de contingência para proteger a Critical Path, ou a corrente crítica se você estiver usando essa técnica.

• atividades Crashable: Identificar quais atividades podem ser caiu se você vir sob a pressão do tempo. Falhando uma atividade significa reduzir a sua duração, colocando mais recursos no trabalho. Algumas atividades são adequados para bater, mas outros não.

• produtos de gerenciamento: Verifique se você tem atividades e tempo brutalmente realista para criação e atualização de produtos de gestão, tais como a produção de Planos de palco, mantendo o Business Case atualizado e criação de relatórios regulares.

• Ao controle: Não se esqueça o seu tempo de gestão de projectos para verificar o progresso, risco, qualidade e outros aspectos do controle. E ser realista sobre quanto tempo você precisa para isso, também, ou você vai enfrentar pressões desnecessárias e problemas maiores, porque você perdeu as coisas e não tomar medidas correctivas em tempo.

• memos projeto e mudança: Certifique-se que você construiu e recursos actividades de gestão contínua para coisas como a investigação de problema, investigando riscos recentemente identificados, lidar com solicitações de mudança e simplesmente visitar os membros da equipe para incentivá-los.

Aqui está uma lista de verificação de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a se organizar e se certificar de que você não perca nada. Há muito para fazer no final de um projeto, então você está muito longe de colocar os pés para cima, dando um suspiro de alívio e pensar que está tudo acabado.

• conclusão de produto: Verificar para ter a certeza de que todos os produtos do projeto são concluídas, o que inclui a passagem com sucesso todos os testes e verificações. Se você estiver fazendo o controle de versão, você deve verificar se, também, e se certificar de que tudo tem um completo estado.

• Aprovações e transferências: Verifique se todos os produtos necessários foram assinados fora como bem, e que quaisquer transferências para os usuários ter sido feito.

• documentação de entrega: Se deve haver documentação entrega formal (como documentos legais), verifique se ele foi concluído e está devidamente armazenado.

• Critérios de aceitação: Verifique para garantir que os critérios de aceitação do projeto (estabelecidos na Carta) foram cumpridos. Esperemos que isso vai ser tudo deles, mas ver a ponta abaixo se não.

• liberação de recursos: Finalizar a liberação da equipe de projeto de volta para seus departamentos de casa, ou talvez para novos projetos.

• Celebração: Supondo que o projeto foi bem-sucedido, é hora de comemorar com a equipe do projeto. Embora você possa pensar que este é um ponto de light-hearted, é realmente um grave. É importante que você marcar a realização por agradecer a equipe pelo seu trabalho e comemorando o sucesso. E não se esqueça equipe fornecedor e pessoal de apoio ao preparar a lista de convidados.

• liberação de recursos físicos: Organizar o retorno de equipamentos e a liberação de alojamento, tais como salas de equipe e sites talvez até mesmo inteiras.

• medidas de benefícios: Muitas vezes, alguns benefícios já serão visíveis no final do projeto, para que possam ser medidos agora e relatado agora.

• Métricas: Calcular os totais finais para a despesa financeira, horas de trabalho, desempenho e quaisquer outros valores necessários para o relatório final do projecto.

• código de custo: Organizar para o código de custo do projeto a ser fechado, a menos que seja para ser mantido aberto para qualquer modificação aos produtos após o encerramento do projeto.

• Avaliar os controles: Pense para trás sobre o projeto e avaliar para ver se os controles trabalhou ou se houve problemas.

• Avaliar os planos: Pense para trás e avaliar se os planos de trabalho, ou se eles estavam muito detalhada ou não detalhada o suficiente para exercer um controlo eficaz do projecto.

• Montar lições informações: Preparar uma declaração de lições aprendidas durante o projeto. Verifique para trás através de seu Projeto de registo para se certificar de que você pegar tudo que é relevante.

• Projeto Relatório de Conclusão: Elaborar o Relatório de Conclusão do Projeto, juntamente com uma apresentação de negócios, se isso for requerido pelo Grupo de Coordenação do Projecto (PSG).

• Projeto Meeting Conclusão: Certifique-se de que os preparativos estão em curso para a reunião conclusão do PSG (é como um palco Porta final), como uma reserva de sala, equipamento de apresentação, e refrescos.