Criar o ambiente certo para uma reunião de negócios

Planejando uma reunião de negócios envolve mais do que apenas cadeiras e microfones. Você vai querer criar o ambiente certo para a sua reunião, a partir do assento para o aquecimento. A maioria desses itens são aqueles que os participantes não percebem a menos que algo vai mal. Você sabe que você fez o seu trabalho bem se você ouvir nenhuma menção de qualquer um deles.

Transporte

Se a reunião é realizada fora dos muros da sua empresa, considerar várias opções de transporte, incluindo deixando os participantes utilizam seus próprios veículos, contando com o trânsito local, e a contratação de um serviço de autocarro. Independentemente da opção escolhida, deixe os participantes conhecem os detalhes exatos. Envie-lhes um mapa com indicações escritas precisas e informações sobre a disponibilidade e os custos de estacionamento. Você pode até mesmo providenciar para que as taxas de estacionamento dispensada.

Se você pretende reunir-se em uma localização urbana, notificar os participantes sobre quaisquer potenciais dificuldades de trânsito, como a construção ou a hora do rush áreas de estrangulamento. Se eles precisam de usar os ônibus locais ou trens, dar-lhes a informação exata sobre onde descer e como encontrar o local da reunião da paragem de autocarro ou estação de trem. A contratação de um serviço de autocarro supera todos estes inconvenientes, mas, é claro, é a sua opção mais cara.

Seu principal objetivo é fazer com que as pessoas chegam no frame direito da mente. Se eles se deparam com surpresas ao longo do caminho por causa de mau planejamento, suas atitudes podem precisar de algum ajuste sério.

lugares sentados

A maioria de nós são criaturas de hábito e, dada a escolha, geralmente gostam de sentar-se no mesmo lugar em todas as reuniões. Consequentemente, as pessoas ficam muito irritado se alguém decide sentar-se em deles assento. Eles também acham que sentado ao lado de um amigo, colega amigável, ou alguém de influência é reconfortante, enquanto que muitas vezes sente-se tão longe quanto possível de alguém que eles consideram desagradável.

Os arranjos do assento pode psicologicamente influenciar a sua eficácia global reunião. Alguém que quer exercer influência precisa de contato visual direto com a pessoa que ela quer influenciar, de modo sentado em frente essa pessoa é considerada a posição estrategicamente mais poderoso. As pessoas que querem alguém para tomar conhecimento de los sentar-se à direita da frente ou aquela pessoa. Outra posição de poder para alcançar aviso é o assento à direita da liderança como as pessoas olham para essa pessoa, eles também olhar para você, criando assim uma ligação subliminar entre o dois de você.

Para resolução de problemas, você quer incentivar um alto nível de interação e participação, assim que uma configuração de mesa-redonda funciona melhor. Nesse arranjo, todos os assentos são considerados neutros, evitando assim qualquer cabeceira da mesa. Esta configuração promove um processo participativo, ambiente open-discussão.

Um arranjo da tabela em forma de U funciona melhor para o treinamento. Ele permite que os apresentadores ver todo mundo de forma clara e tem participantes de fácil acesso. Os apresentadores podem optar por ficar dentro ou para fora do U, dependendo de como confortável e perto eles querem estar com os participantes.

Para a tomada de decisões, selecione um arranjo de mesa rectangular com o líder na cabeceira da mesa. Definitivamente sentar participantes estrategicamente e evitar estar personalidades conflitantes ao lado ou até mesmo em frente a um ao outro. Polvilhe-os em todo o grupo. Para obter os melhores discussões, banco pessoas com pontos de vista opostos mutuamente opostas. Considere também um arranjo hierárquico, que posiciona os participantes, a fim de autoridade descendente, começando com o presidente da reunião que está sentado à cabeceira da mesa.

Aquecimento e arrefecimento

Tentando controlar o aquecimento, ventilação e sistema de ar condicionado é um dos maiores pesadelos todas as reuniões e eventos do planejador. Em muitas instalações modernas, o sistema de aquecimento e ar condicionado é muitas vezes difícil de regular em uma base sala por sala. Assim, encontrar uma temperatura que todo mundo gosta é quase impossível. O resultado é que você acabar com qualquer condições árticas Saharan ou.

Se a temperatura ambiente é quente quando ninguém está nele, então ele só vai ficar mais quente com corpos extras. É melhor optar por um ambiente mais frio no início da reunião. Além disso, as pessoas são menos propensos a adormecer quando eles estão se sentindo um pouco fria. Tem abundância de bebidas quentes disponíveis, para aumentar o nível de conforto.

o barulho dos quartos e outras distrações

Eliminando todos os ruídos dos quartos e distrações é provavelmente impossível. Ainda assim, por se livrar de tantos quanto possível, você pode ajudar a criar o melhor ambiente de reunião.

Verifique a sua sala de reuniões para fora devido à construção de tráfego, sons de ventilação estranhos, ou distrações de equipamento audiovisual ou sistema de som. Fazer isso é particularmente importante em uma instalação off-site que é um novo local para você. Também certifique-se que o quarto é longe do barulho da cozinha ou outras apresentações que estão sendo realizadas ao mesmo tempo que a sua reunião.

alarmes de incêndio não costumam dar-lhe a honra de um ensaio geral. Quer ou não o alarme é real, você tem que levar a sério. Antes de sua reunião, fazer com que todos cientes das saídas disponíveis em caso de uma emergência.

Ao escolher o seu local de encontro, estar cientes da decoração do quarto. salas de reunião Hotel muitas vezes têm temas e estão decorados em conformidade. Espelhos e grandes murais ou imagens criar uma distração não apenas para os apresentadores, mas também para os participantes. Sempre que possível, enfrentar cadeiras longe da diversão.

Quer evitar o som dessas portas batendo cada vez que alguém vai para o banheiro durante uma reunião? Aplique fita adesiva sobre a captura de amortecer o som.

Iluminação

Se a luz é muito brilhante, estica os olhos das pessoas. Se a sala é muito escura, olhos dos participantes lentamente fechada. Sempre que possível, usar a luz natural. No entanto, estar à procura de distrações externas, e enfrentar cadeiras com as costas voltadas para as janelas.

Você precisa de iluminação artificial ao usar equipamento audiovisual. Certifique-se de que a luz não lavar a tela. Se você puder, quer posicionar a tela longe de iluminação direta ou eliminar as luzes que estão diretamente acima da tela. Quando encontro off-site, pergunte ao local de reunião para remover ou desapertar lâmpadas problemáticos. Fazer isso é fácil se as luzes são lâmpadas halógenas, mas a iluminação fluorescente é geralmente mais difícil de ajustar.

detalhes essenciais

O pequenas coisas muitas vezes podem ter o maior impacto sobre uma reunião. Aqui estão algumas coisas que podem dar a sua reunião que pouco algo especial:

• Fornecendo cartões de nome: Para reuniões onde os participantes nem todos conhecem uns aos outros, fornecer cartões de nome.
• Tomando minutos: Descobrir se alguém é responsável por tomar minutos ou se isso pode ser algo que você pode fazer. Use um gravador de fita para ajudar a garantir que os minutos são precisos.
• Adicionando a especiaria: Jogos, exercícios de brainstorming, e atividades que promovam ajuda participação interativa tornar as coisas mais emocionante.
• Uncluttering o espaço: reuniões de trabalho pode facilmente tornar-se confuso com restos de comida ou latas de refrigerantes. Periodicamente organizar uma sessão de limpeza. Removendo a desordem muitas vezes ajuda a arrumar as mentes das pessoas e estimular alguma criatividade extra.
• Avaliar o sucesso: Como parte de sua preparação, compilar um formulário de avaliação reunião curta para que você evite cometer os mesmos erros uma e outra vez. Tente melhorar cada reunião subsequente com base no feedback dos participantes. perguntas a fazer incluem o seguinte sugeriu:

# 8226; Será que a reunião se relacionam com os nossos objectivos?

# 8226; Será que vamos seguir a agenda?

# 8226; Será que vamos ficar em dia?

# 8226; O que deve ser feito de forma diferente da próxima vez para garantir uma reunião qualidade?

# 8226; O que conflitos ou desacordos foram ou não foram resolvidos?

# 8226; Qual foi a qualidade das decisões tomadas?

# 8226; Quão bem nós utilizamos a experiência dos participantes?

# 8226; O que aconteceu que foi inesperado?

Considere também criticar a reunião do seu ponto de vista. Examine o que você faria diferente da próxima vez.