Dez dicas para utilizar uma reunião eficaz

No mundo empresarial de hoje, não é só o que você faz, mas como você faz isso que é importante. Então, ser capaz de executar com êxito uma reunião é tão importante quanto o que você cobrir nele. Aqui estão algumas dicas para a preparação e facilitar uma reunião que faz as coisas acontecerem.

Decidir sobre a melhor maneira de realizar a reunião

A maioria das pessoas não gostam de ir para, reuniões, eles interrompem o fluxo de trabalho e são geralmente inconveniente. Ao planejar uma reunião, pergunte-se se um encontro cara-a-cara das pessoas é realmente necessário. você pode realizar seu objetivo em uma chamada de conferência?

Uma reunião que tem pastas ou outros folhetos ou está programada para durar mais de uma hora deve ser feito face-a-face. Reunião para delegar tarefas conhecidas entre pares ou para discutir ações de acompanhamento necessárias em um projeto em andamento pode e deve ser feito eletronicamente. Todo mundo vai agradecer por respeitando seu tempo se eles dizem isso ou não.

Gastar o dobro do tempo planejando a reunião como você espera que dure

Esteja preparado. O velho lema dos escoteiros nunca deixará de ser relevante! Uma boa regra de ouro é para permitir que o dobro da quantidade de a duração da reunião prevista para o tempo de preparação. Você pode não precisar de tudo isso, mas se você bloqueou o tempo em sua agenda, você vai ser capaz de lidar com os detalhes de planejamento de reuniões sem forçar para fora ou levar para casa.

Sendo mal preparado para uma simples reunião não é apenas embaraçoso, mas também não vai te considerado para uma posição mais responsável na sua empresa.

Atenha-se uma agenda com um cronograma

Criar uma agenda que lista todas as questões pertinentes que serão abordados e a quantidade de tempo permitido para cada um. Tem um relógio em sua linha de visão e mover a reunião para a frente quando o tempo para cada tópico é consumido.

Algumas pessoas gostam de ouvir-se FALAR outros são apaixonados um assunto próximo e querido ao seu coração. Que pena. Cortá-los e seguir em frente. Lembre-se que você pode sempre voltar a um assunto depois de tudo o resto foi coberto.

Não abuse da tecnologia

Ligantes cheias de apoio gráficos coloridos e dados ou uma apresentação PowerPoint bem projetado pode deslumbrar o público, e cada um tem o seu lugar no mundo dos negócios. Mas trazer tecnologia para uma reunião custa tempo e dinheiro, e seus chefes não irão apreciar tanto a ser desperdiçado. Antes de mandar para a impressão caro ou colocar um monte de esforço em outros auxiliares de áudio / visuais, estar certo de que ele irá adicionar valor à reunião.

breaks Plano

Para reuniões de mais de 2 horas, a sua agenda deve ter bio-breaks construídas dentro. Faça-realista. É o local de repouso próxima à sala de conferências ou em todo o edifício? Fator de tempo suficiente para que seus participantes para ser capaz de ser confortável. Considere se seus participantes vai precisar de algum tempo para verificar e-mail ou retornar chamadas durante o tempo de intervalo.

Alguma água engarrafada, quer sobre a mesa ou sobre um aparador. Se a reunião está agendada para mais de 2 horas, tem petiscos como amendoim de biscoitos disponíveis.

Organizar a sala de reunião para o seu benefício

Como facilitador ou cadeira de sua reunião, todos os olhos devem estar em você. Arrume as cadeiras de modo que todos os participantes estão voltados para você e quaisquer quadros ou telas que você vai usar. Se você vai ser escrito em um quadro branco ou usando um projetor, um pódio pode tornar mais fácil para você se mover sobre na frente do grupo, mantendo suas notas organizado e acessível.

Convidar apenas as pessoas necessárias

Não convide mais pessoas do que você precisa para realizar o objetivo, mas não se esqueça jogadores essenciais também. Olhe para o propósito da reunião e escrever que os decisores estão e levá-los lá. Mantenha a lista curta. Verifique a sua lista de potenciais participantes com seu chefe ou mentor se você tem alguma dúvida sobre as suas selecções.

Prepare abertura e observações finais

Abra o seu encontro com alguns comentários que emolduram a finalidade da reunião. Faça contato visual com tantos participantes quanto possível ao falar, e mantê-lo amigável. Se você é bom com humor, usá-lo. Feche a reunião com um resumo dos acontecimentos e agradecer aos participantes pelo seu tempo e esforços.

Certifique-se de que todos os participantes são ouvidos

Cada reunião tem duas pessoas de saída que estão dispostos a contribuir sem ser estimulado e tipos introvertidos que não gritei ser convidado a fazê-lo ou até que eles tiveram a oportunidade de absorver e analisar a informação.

Seu trabalho como facilitador de reuniões é garantir que nenhuma pessoa domina a conversa e que os membros tranqüila se chamados a contribuir. Basta dizer, # 147-eu gostaria de ouvir de Sam (a pessoa quieta) sobre o assunto em mãos, # 148- pode realizar ambos os fins.

Tome minutos e distribuí-los aos participantes

Sua reunião tem um propósito, e que é feito para alcançar esse objetivo precisa ser gravado. Mantenha notas de decisões tomadas e quem vai fazer o quê. preocupações lista e elogios como os oferecidos pelo grupo. Recapitular os resultados da reunião antes de encerrar.

Após a reunião, escrever um relatório das suas notas e difundi-las aos participantes o mais rapidamente possível. Certifique-se de dar crédito onde o crédito é devido e manter uma cópia da ata junto com uma cópia da agenda em seus arquivos.