Cash Register Controls para sua pequena empresa

A maioria das empresas vazias caixas registradoras cada noite e colocar todo o dinheiro não está sendo depositado no banco naquela noite em um cofre. Algumas empresas hoje não são mesmo usando caixas registadoras tradicionais. Eles usam dispositivos portáteis para dar ordens e, em seguida, uma gaveta de dinheiro para gerenciar recebimentos e pagamentos. Mesmo se sua empresa está usando algo diferente de um tradicional caixa registadora, as noções básicas de manuseio de dinheiro permanecem os mesmos.

Você já foi em um negócio e tentou pagar com um grande projeto apenas para descobrir o caixa não pode fazer a mudança? É frustrante, mas isso acontece em muitas empresas, especialmente quando eles não acompanhar atentamente o dinheiro em suas caixas registradoras.

Muitas empresas instruir seus caixas para depositar periodicamente o seu dinheiro em uma empresa segura durante todo o dia e obter um voucher em papel para mostrar o dinheiro depositado. Estes depósitos diurnas minimizar o caixa detido no sorteio de dinheiro no caso de a loja é a vítima de um assalto.

Todos estes tipos de controles são partes necessárias operações de negócios modernos, mas eles podem ter consequências que tornam clientes com raiva. A maioria dos clientes só vai sair pela porta e não voltar se eles não podem comprar o que eles querem usar as contas que têm na mão.

No início do dia, os caixas geralmente começam com uma quantidade definida de dinheiro no registo ou dinheiro gaveta. Como eles recolhem dinheiro e dar o troco, o registo registra as transações. No final do dia, o caixa deve contar a quantidade de mudança deixada no registo ou dinheiro gaveta, executar uma cópia de todas as transações que passaram por esse registo, eo total do dinheiro recolhido.

Em seguida, o caixa deve provar que a quantidade de dinheiro restante no referido registo ou dinheiro gaveta totaliza o montante de caixa no início do dia, mais a quantidade de dinheiro recolhido durante o dia.

Após o caixa equilibra o registo ou dinheiro gaveta, a pessoa pessoal encarregado dos depósitos à vista (geralmente o gerente da loja ou alguém na contabilidade ou escrita pessoal) leva todo o dinheiro para fora, excepto o montante que será necessário para o dia seguinte e deposita no banco.

Além de ter a quantidade adequada de dinheiro em caixa necessário para dar aos clientes a mudança que eles precisam, você também deve certificar-se de que suas caixas estão dando a quantidade certa de mudança e realmente gravar todas as vendas em suas caixas registradoras ou outros dispositivos portáteis. Mantendo um olho em atividades de caixa é uma boa prática de negócios, mas também é uma forma de proteger o roubo de dinheiro por seus empregados.

Há três maneiras caixas podem embolsar algum dinheiro extra:

• Eles não registram a venda e, em vez embolsar o dinheiro. O melhor elemento dissuasor para este tipo de roubo é a supervisão. Você pode diminuir a probabilidade de roubo através de vendas não registradas, imprimindo-se bilhetes de vendas que o caixa deve usar para entrar em uma venda e abrir a gaveta de dinheiro.

  Se as operações do registo de dinheiro não combinam com recibos de vendas, em seguida, o caixa deve mostrar uma transação anulada para o bilhete em falta ou explicar por que a gaveta do caixa foi aberta sem um bilhete.

• Eles não oferecem um recibo de venda e, em vez embolsar o dinheiro. Neste cenário, a caixa deixa de dar um recibo de venda a um cliente na linha. O caixa dá o próximo cliente do recibo de venda não utilizadas, mas não realmente gravar a segunda transação no registo de dinheiro ou outro dispositivo móvel. Em vez disso, ele ou ela simplesmente embolsa o dinheiro.

  Nos livros da empresa, a segunda venda nunca aconteceu. O cliente cuja venda não foi registrado tem um recibo válido embora possa não corresponder exatamente ao que ele comprou, então ele provavelmente não irá notar qualquer problema a menos que ele quer voltar algo mais tarde.

  Sua melhor defesa contra este tipo de fraude é para deixar um sinal que lembra todos os clientes que eles devem obter um recibo para todas as compras e que o recibo é necessário para obter um reembolso ou troca. Fornecendo recibos de vendas numeradas que incluem uma cópia duplicada também pode ajudar a prevenir este caixas de problemas precisa para produzir as duplicatas no final do dia, quando provando a quantidade de fluxo de caixa que passou através de seus registros.

  Além da proteção contra roubo de caixas, o sistema recibo impresso pode ser usado para monitorar com cuidado e evitar que ladrões de obter dinheiro para a mercadoria que nunca comprou.

  Por exemplo, suponha que um ladrão levou uma blusa fora de uma loja, bem como algumas receitas de vendas em branco. No dia seguinte, o ladrão a volta com a blusa e um dos recibos de vendas roubados preenchido como se a blusa, na verdade, tinha sido comprado no dia anterior.

  Você pode manchar a fraude porque isso recibo de venda é parte de um lote numerada de recibos de vendas que você já tenha identificado como perdido ou roubado. Você pode identificar rapidamente que o cliente nunca pagou pela mercadoria e chamar a polícia.

• Eles gravar um voucher de crédito falso e manter o dinheiro para si. Neste caso, a caixa escreveu um voucher de crédito para um cliente inexistente e, em seguida, embolsou o dinheiro eles mesmos. A maioria das lojas controlar esse problema usando um sistema de vales de crédito numerados, portanto, cada crédito pode ser cuidadosamente monitorada com algum detalhe que prova que ele é baseado em uma compra anterior cliente, como um recibo de venda.

  Além disso, lojas exigem geralmente que um gerente analisa a razão para o voucher de crédito, se uma devolução ou troca, e aprova a transação antes de dinheiro ou crédito é dado. Quando o contador registra o retorno de vendas nos livros, o número do voucher de crédito é registrado com a transação para que ela possa facilmente encontrar o detalhe sobre isso comprovante de crédito, se a questão é levantada mais tarde sobre a transação.

Mesmo que os caixas não deliberadamente embolsar dinheiro, eles podem fazê-lo inadvertidamente, dando o troco errado. Se você executar um ponto de venda, treinamento e supervisão suas caixas é uma tarefa fundamental que você deve lidar com você mesmo ou entregar a um empregado de confiança.