Projetando uma Organização de Negócios Melhor

Ser um gerente é um dos mais difíceis - e potencialmente uma das mais gratificantes - empregos que qualquer um pode assumir em uma organização. Um gerente de sucesso deve melhorar continuamente sistemas e processos para torná-los mais eficiente, mais eficaz e menos onerosa. Porque o ambiente de negócios está sempre mudando - novos funcionários, novas tecnologias, novas fontes de abastecimento, novos concorrentes - os gestores sempre tem que estar alerta para a necessidade de reestruturar suas organizações para mantê-los competitivos no mercado.

Como você trabalha para projetar uma melhor organização, não se esqueça de considerar os seguintes fatores.

Divisão de trabalho

O primeiro passo no projeto organizacional é a atribuição de funcionários específicos para trabalhos específicos, chamados divisão de trabalho.

Em uma organização de uma pessoa - digamos, uma agência de relações públicas baseado em casa - apenas uma pessoa completa todos os trabalhos que precisam ser feitas. Os tipos proprietário da empresa as letras, atende o telefone, coloca anúncios para o seu negócio, projeta materiais promocionais para os clientes, escreve comunicados de imprensa, clientes horários para entrevistas com a mídia e aparições de rádio e televisão, faz a contabilidade, paga as contas, e até mesmo tira o lixo!

Uma vez que o proprietário da agência de relações públicas contrata um empregado, no entanto, em seguida, ela pode fazê-la uma operação mais eficiente através de divisão de trabalho eficaz. A nova contratação pode assumir tarefas que o proprietário não é tão bom ou que requerem uma grande quantidade de trabalho, mas não geram receita - talvez escrevendo cartas e atender telefones. Desta forma, o proprietário pode concentrar seus esforços nas coisas que ela faz melhor e que tem um melhor retorno de caixa sobre o investimento de seu tempo.

Em seu livro, Riqueza das Nações, Adam Smith fez um caso muito claro para a divisão do trabalho. Como exemplo, usou o caso de uma fábrica de produção de pino.

"Um homem tira o fio, mais retas-lo, um terceiro cortes dela, um quarto pontos-lo, um quinto mói-lo no topo para receber a cabeça- para fazer a cabeça requer dois ou três Operações-distinta para colocá-lo é um negócio peculiar, para branquear os pinos é outro- é ainda um comércio por si só para colocá-los no papel- eo negócio importante de fazer um pino é, desta forma, divididos em cerca de dezoito operações distintas, que, de alguma fábricas, são todos realizados por mãos distintas, embora em outros, o mesmo homem, às vezes, executar dois ou três deles. "

De acordo com Smith, por meio da divisão do trabalho, dez trabalhadores poderiam produzir cerca de 48.000 alfinetes por dia, onde uma única pessoa que executa todas estas etapas sozinho seria a sorte de produzir 20 pinos em um dia. Smith pode ter exagerado a ponto de só um pouco, mas é essencialmente verdadeiro: Ao atribuir, tarefas simplificadas distintas para os indivíduos que são facilmente aprendidos, foguetes de produtividade.

Quando você atribui um trabalho específico a um empregado, garantir que

• Os deveres do trabalho são claros e as fronteiras estão bem definidas.
• O trabalho não é demasiado complexo ou demasiado simples para o empregado particular.
• Os empregados recebem o poder de exercer o seu trabalho sem interferência de gestão excessiva.
• O trabalho é mantido interessante de tarefas diferentes, objetivos e abordagens.
• Os funcionários são bem treinados para fazer o seu trabalho.

Embora a divisão do trabalho tem um lugar honrado na empresa moderna, as organizações mais bem sucedidas de hoje estão indo um passo mais longe - eles são empregados cross-training nos trabalhos de seus colegas de trabalho. Funcionários que conhecem um emprego do outro são muito mais flexíveis e as organizações para as quais trabalham podem ser muito mais sensível às mudanças nas condições do mercado ou para os desafios de concorrentes - ou simplesmente para o preenchimento de um trabalhador ausente. Além disso, os empregados cross-formados muitas vezes têm o moral mais elevado do que os empregados que não são cross-formados porque as tarefas variadas fazem o seu trabalho mais interessante.

Departamentalização e manufatura celular

Nas organizações tradicionais, depois de gerentes de distribuir tarefas individuais para os empregados, os gerentes, em seguida, determinar se todos os trabalhos podem ser agrupados em divisões lógicas. Assim, por exemplo, o grupo de gestores de todos os funcionários atribuída uma tarefa vendas orientada junto com outros funcionários de vendas e orientada para formar um departamento de vendas. Os funcionários que têm uma função de contabilidade - se a folha de pagamento, contas a receber, ou contas a pagar - são colocados juntos para formar um departamento de contabilidade. E assim vai em toda a organização.

Este método, no entanto, é a velha maneira de fazer negócios. Em um grande golpe para a departamentalização, um novo método de estruturação preocupações de fabricação, utilizando células de manufatura tem quebrado as paredes organizacionais que levaram a ineficiências de produção em massa. manufatura celular consiste em estreita ligação entre as etapas de trabalho em um processo específico. Por exemplo, se 20 etapas de trabalho estão envolvidos na realização de uma peça de trabalho (trabalho neste caso significa fazer um produto em uma planta, ou o processamento de papel em um escritório), vinculação coloca as pessoas e as máquinas que eles usam ao lado do outro em uma célula de trabalho. Em uma organização tradicional de fabricação destas etapas de trabalho 20 teria sido realizada em diferentes departamentos funcionais espalhados por todo o negócio - às vezes em diferentes edifícios, cidades, estados ou mesmo países.

equipes de trabalho flexíveis compreendem agora muitas funções dentro das organizações, e algumas empresas de tipo empresarial não são baseadas em departamentos de todo.

Amplitude de controle

Amplitude de controle refere-se ao número de funcionários subordinados a um supervisor ou gerente particular. A extensão estreita de controle consiste em apenas alguns employees- uma grande amplitude de controle inclui muitos funcionários.

Um gerente, Peter, uma vez que indiretamente conseguiu uma equipe de mais de 200 funcionários que trabalham em cerca de 45 locais em todo o país. Se cada funcionário tinha se reportava diretamente a Peter, a sua tarefa teria sido quase impossível. Mas estreitar a amplitude de controle fez o trabalho de Peter viável. Apenas quatro funcionários se reportava diretamente a Peter - três gerentes de projeto e um assistente administrativo - e cada um dos gerentes de projeto conseguiu um grupo de dez ou mais supervisores do local.

A tendência hoje em dia é para achatar as organizações, alargando o âmbito de controle e diminuindo os níveis de gestão (hierarquia), e confiando mais em equipes de funcionários para assumir muitas das funções antes executadas somente pelos gerentes. Por achatar uma organização?

• O alisador de uma organização, quanto menos camadas de gestão. Menos de gestão leva a menos burocracia e mais rápida tomada de decisão.
• Quanto menos níveis de gestão, mais dinheiro disponível para gastar em outras atividades mais produtivas (como o piquenique da empresa - yum).