O que você deve saber sobre Fechar o projeto ou fase relatórios finais e transições para o Exame de Certificação PMP

Como parte do Projeto Fechar ou Fase para fins de Certificação exame PMP, você vai precisar para fazer a transição formalmente recursos do projeto (membros da equipe) e do produto final e, em seguida, organizar os arquivos do projecto.

O relatório final e informações de arquivamento

Os seus relatórios finais do projeto devem incluir informações sobre os objetivos do projeto e como você se encontrou com eles, e também explicar qualquer variação dos critérios de sucesso. Um componente-chave no relatório final é uma contabilidade financeira final e análise. Você deve comparar as despesas totais finais com o orçamento original e identificar as causas dos desvios.

Para os projectos plurianuais complexos, você vai querer mostrar a informação com base no ano fiscal da organização e comparar isso com as necessidades de financiamento originais. informações contábeis adicionais que possam ser necessárias inclui

  • A comparação dos indicadores financeiros, tais como o NPV, FV, e assim por diante, que foram usados ​​para justificar o projeto em primeiro lugar.

  • valor agregado números e métricas finais (EV) se EVM está sendo usado.

  • Uma descrição dos pacotes de trabalho que tiveram variações significativas e uma análise de causa raiz na variância.

  • variações significativas.

  • Validação ou explicação de suposições sobre as estimativas de custos, incluindo a # 147 custo do dinheiro # 148.;

O relatório final será enviado a todas as partes interessadas identificadas no plano de gestão da comunicação.

Com sorte, você coletados e organizados a documentação do projeto ao longo do projeto. Esse esforço contínuo faz com que seja muito mais fácil quando você tem que arquivar informações no final. Como arquivar informação depende da natureza do projecto.

Para alguns projetos, você pode querer ter uma caixa de arquivos ou conjunto de cadernos organizados em ordem alfabética, em ordem cronológica, ou por tópico. Em outras situações, todos os seus arquivos serão eletrônicos e postou a uma intranet. Algumas das informações que você arquivar podem ser sensíveis e podem ser armazenados apenas em uma instalação segura.

Você deve arquivar, pelo menos,

  • A Carta, o plano de gerenciamento de projetos e documentos do projeto - especialmente todos os documentos assinados com homologações

  • As linhas de base, relatórios de desempenho, análise de variância, e os resultados finais

  • As comunicações escritas, apresentações e relatórios

  • Pesquisas de satisfação das partes interessadas e as lições aprendidas

  • logs de Assunção, de risco e de emissão

  • documentação de aquisição e registros

  • Documentação técnica

informações arquivamento é geralmente a última atividade em um projeto. Frequentemente, o gerente de projeto é a única pessoa ainda ativo neste momento. A informação arquivada é útil para futuros projetos. Em muitos casos, os regulamentos exigem que você manter registros e documentação para um determinado período de tempo: por exemplo, informações de garantia, as mudanças que envolvem regulamentações e informações do projeto que podem ser auditados para impostos ou conformidade legal.

A transição do produto e recursos

Tendo algumas pontas soltas no final do projeto não é incomum. Normalmente, os novos projetos exigem sua atenção, então você precisa ter certeza de ter todos os itens abertos e atribuí-los a alguém para acompanhamento e encerramento.

Ao fazer a transição de um produto ou serviço a qualquer um cliente ou para as operações, você precisa treinar os destinatários sobre como trabalhar o novo produto e como apoiar e manter. Se não houver documentação formal e formação para esse fim, certifique-se de passar tempo suficiente transferir seu conhecimento para quem será a manutenção do produto ou serviço.

Após as lições aprendidas e a documentação do projeto são coletados e organizados, você pode começar a liberar seus recursos. Para os membros da equipe, escrever-se uma avaliação de desempenho. Isto pode ser formal ou informal. Você deve identificar os comportamentos e ações que contribuíram para o sucesso do projeto, bem como todas as áreas de melhoria.

Se a sua organização não tem políticas sobre este tipo de ação, use o seu poder discricionário sobre a forma como você se aproxima disso. A maioria das pessoas quer melhorar, mas você precisa ser sensível e não distribuir conselhos não solicitados!

Uma parte importante dos recursos liberando está tendo uma festa ou algum tipo de evento para reconhecer o que a equipe realizou e agradecer aos membros por suas contribuições e participação. Para grandes projectos, este pode ser um evento agradável ou jantar com prêmios, certificados e discursos de gerência sênior. Seja qual for o caso, certifique-se de tomar o tempo para agradecer as pessoas e deixá-los com um sentimento de encerramento.

Se o seu projecto estava em um local de trabalho, certifique-se de que todo o equipamento está em melhor forma do que quando você o encontrou, os suprimentos são estocados de forma adequada, ea área é limpo e arrumado.

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