Construir um protocolo de comunicação Empresa-Wide
A maioria, se não todos, os gerentes dizem que deve comunicar abertamente e com frequência com seus empregados - mas muitas vezes eles não. Ver, por muitos gerentes, a comunicação se enquadra na categoria de # 147 deve fazer # 148- vez de # 147 deve fazer. # 148- E quando estamos ocupados, # 147 deve fazer # 148- trunfos # 147 deve fazer # 148- tempo todo.
É aí que um protocolo de comunicação entra. A protocolo de comunicação é um processo formal que descreve os tipos de informações a serem comunicadas a uma organização, bem como identificar a pessoa (s) responsável pela comunicação determinados tópicos. O protocolo também define o público, frequência e veículos de comunicação sugeridas.
Um protocolo de comunicação, que deve ser exibido em todas as áreas comuns, tais como lobbies e salas de conferências e distribuído para todos os novos contratados, garante que as comunicações alinhados com prioridades estratégicas da empresa, sejam eles relacionados ao envolvimento ou alguma outra iniciativa. Tão importante quanto isso, o protocolo representa um conjunto de compromissos da empresa para os funcionários. Estes incluem o seguinte:
Líderes serão considerados responsáveis pelo cumprimento das suas responsabilidades de comunicação, e será avaliada a eficácia e oportunidade da sua comunicação.
Os funcionários irão receber atualizações regulares sobre o progresso, iniciativas e mudanças que os afectam.
Mais importante do ponto de vista de acoplamento, cada marco de comunicação oferece oportunidades para os funcionários a fazer perguntas, contribuir com ideias, e dar ou receber feedback.
Por sua vez, as expectativas para os trabalhadores são claras. Todos os funcionários são responsáveis por compartilhar informações e dar feedback para ajudar a empresa a alcançar seus objetivos, reforçando assim o desejo de os funcionários se comuniquem # 147-up # 148- e reforçar o compromisso mútuo compartilhado por empregador e empregado.
Há vários benefícios para a implementação de um protocolo de comunicação. Um protocolo de comunicação faz todo o seguinte:
Define as expectativas de comunicação para os funcionários e líderes.
Constrói consistência na comunicação missão, visão, valores e estratégia da empresa.
Cria alinhamento com os funcionários em todos os níveis.
Constrói na comunicação circular. comunicação Circular inclui a comunicação entre os inseridos numa hierarquia tradicional, como o chefe e subordinado, bem como a comunicação entre unidades de negócios e departamentos e comunicação que utiliza equipas de trabalho e grupos de foco. Em uma cultura de comunicação circular saudável, você está incluindo também 360 avaliações de feedback, feedback do cliente e feedback dentro do relacionamento matriz.
Assegura a responsabilidade compartilhada, de cima para baixo.
Ajuda a garantir que as mensagens são comunicadas 13 vezes, que é o número de vezes que alguns especialistas acreditam que um empregado precisa ouvir algo para absorvê-lo.
Ajuda a alavancar locais diferentes e ferramentas de comunicação - por exemplo, reuniões da câmara municipal, e-mails, vlogs (blogs de vídeo), reuniões de departamento, e assim por diante. (Você pode descobrir mais sobre esses locais e ferramentas mais adiante neste capítulo.)
Ajuda a conectar todos os níveis da sua organização com a sua marca.
Para construir um protocolo de comunicação, você precisa de uma equipe transversal de executivos (de preferência incluindo o # 147-top dog 148- #), juntamente com um grupo transversal de influenciadores-chave, ou conectores. A primeira coisa que esta equipa deve fazer é montar um esboço do protocolo de comunicação. (Isso levará o grupo em qualquer lugar de dois a oito horas.) Esta figura mostra um modelo para equipes nesta fase para ajudar a guiá-los em seus esforços.
Ao elaborar o protocolo, a equipe deve considerar o seguinte:
Como podemos construir na comunicação de métricas que são fundamentais para o nosso plano estratégico (por exemplo, o crescimento, o lucro, o envolvimento dos funcionários, atendimento ao cliente, qualidade e assim por diante)?
Como podemos garantir que os funcionários têm a oportunidade de comunicar-se?
Como podemos construir em redundância de mensagens entre cada nível?
Quando o projecto estiver concluído, ele deve ser enviado para aqueles que se reportam-se através do CEO (e talvez seus subordinados diretos também) para obter entrada adicional. Este passo fundamental também irá ajudá-lo a obter buy-in. Assim que a entrada foi recebida e apropriada, o protocolo pode ser finalizado (veja a figura).
Com um protocolo finalizado em mãos, o próximo passo da equipe é construir um plano para lançar o protocolo. Este lançamento deve envolver fanfarra significativa para gerar entusiasmo.
O lançamento de um protocolo de comunicação é uma grande notícia, e será abraçado por funcionários como, para citar Martha Stewart, Nº 147-uma coisa boa. # 148- Dito isto, é provável que você encontrar resistência de média gerência, que provavelmente vai ver o protocolo como # Mais de 147 uma coisa a fazer que leva tempo # 148.;
Para superar esse obstáculo, educá-los sobre os benefícios do protocolo, bem como sobre a forma de ser um participante envolvido no protocolo. Com o tempo, eles vão ver que o esforço administrativo envolvido na manutenção de um protocolo de comunicação robusta será compensado pelo ganho em alinhamento e engajamento de seus funcionários.