Como usar o software de contabilidade na nuvem e no solo
A empresa pode fazer alguns ou a maioria de sua contabilidade na nuvem. O termo cloud refere-se a servidores de computador externo em larga escala que uma empresa se conecta com a Internet.
Seria possível, embora não muito provável, que uma muito pequena empresa iria manter seus livros da maneira old-fashioned - registro de todas as transações e fazer todas as outras etapas do ciclo de contabilidade com caneta e papel e fazendo entradas manuscritas.
Quando computadores mainframe foram introduzidos nos anos 1950 e 1960, um de seus primeiros usos foi para as tarefas de contabilidade. No entanto, somente as grandes empresas podiam pagar esses gigantes eletrônicos. As empresas menores não usam computadores para a sua contabilidade até alguns anos após a computadores pessoais surgiu na década de 1980.
Muitas empresas fazem o seu trabalho de contabilidade em casa. Eles usam seus próprios computadores e comprar o software de contabilidade de que necessitam. Eles podem usar uma empresa externa para lidar com determinadas tarefas de contabilidade, tais como folha de pagamento.
servidores de nuvem tem a reputação de ser muito difícil entrar por hackers. Os provedores de nuvem oferecem uma grande variedade de contabilidade e negócios de software e serviços, e também pode ser utilizado como armazenamento de backup para os registros contábeis da empresa. Uma empresa pode fazer quase toda a sua contabilidade na nuvem. Mais e mais empresas parecem estar a mudar para a nuvem para fazer suas tarefas de contabilidade.
Há contabilidade pacotes de software para cada tamanho de empresa, desde pequeno (digamos, US $ 5 milhões de vendas anuais ou menos e 20 funcionários ou menos) para muito grandes ($ 500 milhões de vendas anuais e para cima e 500 empregados ou mais). Desenvolvimento e comercialização de software de contabilidade é um negócio florescente.
Hoje uma empresa pode escolher entre uma grande variedade de pacotes de software de contabilidade: QuickBooks, Peachtree, Navision, GreatPlains, MAS2000, e outros. Você poderia ir para o Google ou Yahoo! e tipo # 147-accounting software # 148- no campo de pesquisa, mas estar preparado para muitas, muitas referências.
Exceto por entidades maiores que empregam seus próprios software de contabilidade e de tecnologia da informação especialistas, a maioria das empresas necessitam do aconselhamento e ajuda de consultores externos na escolha, implementação, upgrade e substituição de software de contabilidade. Aqui estão algumas palavras úteis de conselhos sobre o software de contabilidade:
Escolha o seu software de contabilidade com muito cuidado. É difícil para puxar para cima estacas e mudar para outro pacote de software. Mudando mesmo apenas um módulo, como folha de pagamento ou de inventário, em seu software de contabilidade pode ser bastante difícil.
Na avaliação de software de contabilidade, você e seu contador deve considerar três fatores principais: a facilidade de uso-se ele tem as características particulares e funcionalidade que você necessita e a probabilidade de que o vendedor vai continuar no negócio e estar por perto para atualizar e fazer melhorias no Programas.
No setor imobiliário, a principal preocupação é # 147-localização, localização, localização. # 148- As palavras de ordem em software de contabilidade são # 147-segurança, segurança, segurança. # 148- Você precisa de um controlo muito apertado sobre todos os aspectos do uso do software de contabilidade e que está autorizado a fazer mudanças em qualquer um dos módulos do software de contabilidade.
Embora o software de contabilidade oferece a oportunidade de explorar suas informações contábeis (mina os dados), você tem que saber exatamente o que procurar. O software não faz isso automaticamente. Você tem que perguntar para o tipo exato de informação que deseja e insistem que ser puxado para fora dos dados contabilísticos.
Mesmo quando se utiliza avançada, software de contabilidade sofisticada, uma empresa tem de projetar os relatórios especializados que necessita para os seus vários gestores e certifique-se de que esses relatórios são gerados corretamente no banco de dados de contabilidade.
Nunca se esqueça do # 147-lixo, sai lixo # 148- regra. erros de entrada de dados pode ser um problema sério em sistemas de contabilidade baseados em computador. Você pode minimizar esses erros de entrada, mas é quase impossível eliminá-los completamente. Até mesmo os leitores de código de barras cometer erros, e o código de barras etiquetas si pode ter sido adulterado. controles internos fortes para a verificação de entrada de dados são extremamente importantes.
Verifique se o seu software de contabilidade deixa boas trilhas de auditoria, o que você precisa para o controlo de gestão, para o seu CPA ao auditar suas demonstrações financeiras e para o IRS quando decide auditar suas declarações de imposto de renda. A falta de boas trilhas de auditoria parece muito suspeito para o IRS.
sistemas de contabilidade on-line que permitem a entrada remota e acesso através da Internet ou de uma rede local com múltiplos usuários apresentam problemas especiais de segurança. Pense duas vezes antes de colocar qualquer parte do seu sistema de contabilidade on-line (e se o fizer, ar instituto controles rígidos).
As empresas menores, e até mesmo muitas empresas de médio porte, não tem orçamento para contratar um sistema de informação e de tecnologia da informação especialistas em tempo integral. Eles usam consultores para ajudá-los a selecionar os pacotes de software de contabilidade, instalar software, e obtê-lo instalado e funcionando.
À semelhança de outros software de computador, programas de contabilidade são frequentemente revisado e atualizado. Um consultor pode ajudar a manter o software de contabilidade de uma empresa up-to-date, corrigir falhas e falhas de segurança no programa, e tirar proveito de seus recursos mais recentes.