QuickBooks: 10 dicas financeiras para os proprietários de negócios

Os proprietários do negócio devem desempenhar um papel activo no lado financeiro do negócio para evitar qualquer tentativa de descaminho ou falsificação. Reveja suas demonstrações financeiras QuickBooks, manter um olhar atento sobre onde vai o dinheiro, e saber quem está a lidar com as finanças. Mantenha seu negócio seguro e em boas condições, seguindo estas dez dicas financeiras.

Registe todas as suas próprias verificações

Este não é um slam contra o guarda-livros. Em uma pequena empresa, no entanto, as pessoas (especialmente contabilistas-carga total) têm a oportunidade de enganar-lo facilmente. Ao assinar todos os cheques, você manter seus dedos no pulso da sua saída de caixa. Sim, esta prática pode ser um aborrecimento - você tem que percorrer a papelada toda vez que você assinar uma pilha de cheques - mas lembre-se a alternativa.

By the way, se você estiver em uma parceria, você deve ter pelo menos um par dos parceiros co-assinar os cheques - ou pelo menos as verificações grandes.

Não assine um cheque da maneira errada

Se você assinar vários cheques, você pode ser tentado a usar uma assinatura rápida e furiosa (inevitavelmente ilegível). Embora rabiscar o seu nome de forma ilegível faz grande sentido quando você está autografando bolas de beisebol, não fazê-lo quando você está assinando cheques. Uma assinatura clara, especialmente um com um senso de estilo pessoal, é distintivo. A linha ondulada com uma cruz e um par de pontos é fácil de falsificar.

Avaliação cheques cancelados antes de seu contador faz

Certifique-se que você reveja seus cheques cancelados (a imagem de verificação que aparece no seu extrato bancário) antes de qualquer outra pessoa vê o extrato bancário mensal.

Esta informação não é certamente sobre browbeating guarda-livros. Ainda assim, um empresário pode determinar se alguém está forjando assinaturas nos cheques apenas por ser a primeira a abrir o extrato bancário e revendo cada uma das assinaturas nos cheques cancelados.

Se você não examinar os cheques, os empregados sem escrúpulos - especialmente contabilistas que podem atualizar os registros de contas bancárias - pode forjar sua assinatura com a impunidade. E eles não vão ficar presos se nunca exagerar a conta.

Verifique a reconciliação bancária

Um ponto relacionado rápida: Se você não é a pessoa que faz a conciliação bancária, certifique-se de rever o trabalho de reconciliação realizada por quem está fazendo o trabalho. (Provavelmente o seu contador?) Esta revisão não significa apenas um outro conjunto de olhos ver os erros de trabalho e de captura. Esta revisão fornece mais uma oportunidade para garantir que nenhum engraçado-actividades ocorre.

E, oh, um outro ponto estranho: Não se sinta inclinado a seguir os últimos dois ou três procedimentos? Então você - não o banco - pode comer qualquer perda de material como falsificação.

Escolha um contador que sabe computadores

Não se preocupe, você não precisa para solicitar uma verificação de antecedentes do FBI quando a contratação de um contador. Na verdade, se você usar QuickBooks, você não precisa contratar pessoas que estão familiarizadas com sistemas de contabilidade para pequenas empresas. Mas não encontrar pessoas que sabem como manter um talão de cheques e trabalham com um computador. Eles não deve ter um problema compreensão QuickBooks.

Claro, você não quer alguém que apenas caiu o caminhão do nabo. Mas mesmo se você contratar alguém que montei na cidade em um, você não vai ter muita dificuldade para conseguir essa pessoa até a velocidade com QuickBooks.

Se você puder, encontrar um contador que sabe contabilidade de dupla entrada e de folha de pagamento

Eis algumas dicas sobre as habilidades técnicas do candidato ideal. Um contador que sabe contabilidade de dupla entrada é super-útil - embora, para ser justo, tal conhecimento provavelmente não é essencial.

Além disso, se você puder, encontrar alguém que sabe como fazer folha de pagamento - e não apenas o material imposto sobre os salários federal, mas também o negócio de macaco imposto sobre os salários do estado. (Se você não pode encontrar este tipo de pessoa, saiba que você pode facilmente terceirizar folha de pagamento para um serviço de folha de pagamento grande.)

Regularmente rever suas demonstrações financeiras

Regularmente produzir e olhar sobre a demonstração de resultados que QuickBooks sem esforço gera. Obter habitual sobre olhando sobre seu balanço com as suas listas de ativos e passivos. Explorar e encontrar um outro relatório ou dois que lhe dá informações úteis sobre os ritmos e rimas do seu negócio. (Quaisquer erros que você faz, provavelmente, vai aparecer como números pateta em seu balanço, pela maneira.)

Provavelmente, você pode manter uma alça bastante firme sobre a operação, olhando para dois ou três relatórios fáceis de entender. E por regularmente espiando destas demonstrações financeiras - digamos uma ou duas vezes por semana - você ligar seu sistema de contabilidade em uma ferramenta útil tanto para detectar oportunidades tentadoras e para evitar armadilhas perigosas.

Aqui está uma maneira de executar seus negócios por olhar para três relatórios QuickBooks:

• A demonstração de resultados que compara o ano atual e números de ano-para-data do ano anterior (assim você pode ver como você está fazendo no corrente ano, em comparação com o ano anterior)

• As contas a receber de resumo envelhecimento (assim você pode ver que os clientes e os clientes são vencidos)

• A planilha de balanço (Para que você possa acompanhar o seu dinheiro e capital de giro e detectar qualquer material engraçado)

Escolha um sistema de contabilidade apropriado

Quando você usa o QuickBooks, você usar a contabilidade de base de caixa ou contabilidade-regime de competência. contabilidade de caixa-base é bom quando um negócio fluxo de caixa reflete as suas vendas e sua saída de caixa reflete as suas despesas. Esta situação não é o caso, no entanto, em muitas empresas. Um construtor contrato de casas unifamiliares, por exemplo, pode ter dinheiro entrando (por meio de empréstimos de bancos), mas não pode fazer qualquer dinheiro. Alternativamente, um dono de loja de penhores que empresta dinheiro a 22 por cento de juros pode fazer montes de dinheiro, mesmo se o dinheiro derrama para fora do negócio diário.

Como regra geral, quando você está comprando e vendendo estoques, contabilidade pelo regime de competência funciona melhor do que a contabilidade de caixa-base. No entanto, a contabilidade de caixa-base normalmente adia imposto de renda.

Se QuickBooks não funciona para o seu negócio

QuickBooks é um grande programa de contabilidade para pequenas empresas. Mas se QuickBooks não parece atender às suas necessidades - se, por exemplo, você precisa de um programa que funciona melhor para um fabricante ou que inclua alguma característica especial específicos do setor - você pode querer uma das mais complicadas (mas também mais potente ) pacotes Small business Accounting.

Antes de saltar de QuickBooks Pro ou QuickBooks Premier, certifique-se de verificar a versão Enterprise Solutions do QuickBooks, que custa mais, mas também funciona para as empresas maiores. A versão Enterprise do QuickBooks parece e funciona quase igual ao # 147 regular # 148- versões. Se você sabe QuickBooks Pro ou QuickBooks Premier, portanto, você já sabe (ou a maioria sabe) QuickBooks Enterprise.

Se a versão Enterprise do QuickBooks não funcionar, você pode querer conversar com seu contador sobre os pacotes específicos da indústria. (Por exemplo, se você é uma impressora comercial, alguns fornecedores podem ter desenvolvido um pacote de contabilidade especial apenas para impressoras comerciais.)

Manter as coisas simples

Quando gestão dos assuntos financeiros de pequenas empresas, manter as coisas o mais simples possível. Na verdade, manter seus negócios simples o suficiente para que você pode facilmente dizer se você está ganhando dinheiro e se o negócio é saudável.

Este conselho sobre a simplicidade pode soar estranho, mas às vezes as pessoas muito brilhantes pode construir estruturas financeiras monstruosamente complexos para seus negócios, incluindo arranjos complicados leasing, parceria labiríntica e estruturas corporativas e arranjos sofisticados de participação nos lucros e de partilha de custos com outras empresas. Estes acordos financeiros de super-sofisticado não produzem um lucro quando você considerar todos os custos. Além do mais, tais arranjos complexos, quase sempre se transformam em gestão e de manutenção de registros dores de cabeça.