Como condensar seus QuickBooks 2013 Arquivo de Dados
2013 comando QuickBooks Condensar cria uma cópia permanente, chamado de cópia de arquivo, do arquivo de dados QuickBooks. Uma cópia de arquivo do arquivo da empresa equivale a um instantâneo do arquivo da empresa, tal como existe em um determinado ponto no tempo.
Se alguém mais tarde tem uma pergunta - talvez seu contador ou um auditor federal ou estadual - você pode usar a cópia de arquivo do arquivo de dados para mostrar o que o arquivo da empresa parecia ser em um determinado ponto no tempo.
Depois de entender o que o arquivamento é tudo, é bastante simples. Para condensar o arquivo da empresa QuickBooks, siga estes passos:
Escolha o comando File-Utilities-condensar os dados.
QuickBooks exibe a primeira caixa de diálogo condensar os dados, como mostrado na ilustração abaixo.
Selecione as transações antes um botão específico Data rádio.
Esta opção diz ao QuickBooks que pretende fazer duas coisas: criar uma cópia de arquivo do arquivo de dados QuickBooks e magro para baixo o tamanho do arquivo da empresa trabalhando para que ele não é tão grande. QuickBooks reduz o tamanho da versão de trabalho do arquivo de dados da empresa através da remoção de velho, fechado transações se você escolher no Passo 3 para remover transações.
Especifique o Remove Transações Antes data.
Para especificar a data em que fechou transações devem ser removidos, digite a data na caixa da data prevista. Se você quiser condensar o arquivo removendo as transações em ou antes de 31 de dezembro de 2010, por exemplo, introduzir 1/1/2011 na caixa de data.
Note, no entanto, que você não precisa se sentir compulsivo sobre a remoção de um grupo de transações fechadas. Você remover transações fechadas somente se o arquivo da empresa QuickBooks está ficando muito grande. Você pode facilmente trabalhar com um arquivo de empresa QuickBooks, que é de 25MB, 50MB, ou até 100MB (megabytes).
Clique em Avançar quando terminar de especificar quais transações QuickBooks deve remover. QuickBooks exibe a segunda caixa de diálogo condensar os dados, como mostra a ilustração a seguir.
Especificar como transações de estoque deve ser condensado.
Se o arquivo QuickBooks inclui transações de estoque, QuickBooks recomenda que você remova as transações de estoque de idade. Quando QuickBooks exibe a segunda caixa de diálogo condensar os dados, você pode dizer QuickBooks para fazer exatamente isso, selecionando o botão de opção Transações Remove Inventory. (Se você não deseja remover transações antigas, selecione o botão de manter todas as transações de inventário.) Clique em Avançar para continuar com a terceira caixa de condensar os dados de diálogo (não mostrado), que pede que as transações devem considerada fechada.
Especificar quais transações deve ser considerada fechada.
Quando clicar em Avançar, QuickBooks pede uma informação pouco mais sobre o que exatamente constitui uma transação fechada ou velho que deve ser removido. Você seleciona caixas de seleção para indicar se as operações antes da data de remoção deve ser removido mesmo se eles estão por apurar, marcado para ser impresso, marcada como a ser enviado, e assim por diante. E, em seguida, clicar em Avançar para passar para a quarta caixa de diálogo condensar os dados.
Especifique qualquer limpeza lista que deve ocorrer.
Use a quarta caixa de diálogo condensar os dados para dizer QuickBooks também deve limpar algumas das listas. Você pode selecionar as caixas de seleção na caixa de diálogo condensar os dados, por exemplo.
Ao limpar sua lista através da remoção de itens da lista não utilizadas, você não só reduzir o tamanho do arquivo da empresa, mas também torná-lo mais fácil para as pessoas a trabalhar com a lista.
Clique em Avançar.
QuickBooks exibe a quinta página da caixa de diálogo condensar os dados, como mostra a ilustração a seguir.
Confirmar a sua condensação e operação de arquivamento.
Depois de descrever como você deseja QuickBooks para arquivar e condensar o arquivo da empresa, QuickBooks exibe a quinta caixa de diálogo condensar os dados. Esta caixa de diálogo pede-lhe para confirmar a sua decisão de arquivar e condensar o arquivo de dados. Use essa caixa de diálogo para confirmar o fato de que você deseja arquivar e condensar os dados.
Clique em Iniciar condense.
QuickBooks começa o processo de condensação do ficheiro de dados.
Faça backup do arquivo de dados quando solicitado.
No início do processo de condense, QuickBooks pede-lhe para fazer o backup do arquivo da empresa QuickBooks. Fazer o backup do arquivo da empresa QuickBooks como parte de uma operação condense funciona da mesma forma o backup do arquivo da empresa QuickBooks em qualquer outro momento.
Depois de fazer backup do arquivo da empresa QuickBooks, QuickBooks salva uma cópia de arquivo do arquivo da empresa e, em seguida, limpa a versão de trabalho do arquivo da empresa usando suas instruções. Mais uma vez, como observado nas etapas anteriores, o processo de limpeza pode demorar apenas alguns minutos ou pode levar várias horas se o arquivo é muito grande.