Como Cleanup e condensar QuickBooks arquivos

QuickBooks exibe a primeira caixa de diálogo condensar os dados.

Esta opção diz ao QuickBooks que pretende fazer duas coisas: criar uma cópia de arquivo do arquivo de dados QuickBooks e magro para baixo o arquivo empresa que trabalha para que ele não é tão grande. QuickBooks reduz o tamanho da versão de trabalho do arquivo de dados da empresa através da remoção de velho, fechado transações se você escolher no Passo 3 para remover transações.

Para especificar a data em que fechou transações devem ser removidos, digite a data na caixa de data. Se você quiser condensar o arquivo removendo as transações em ou antes de 31 de dezembro de 2012, por exemplo, introduzir 1/1/2013 na caixa de data. Note, no entanto, que você não precisa se sentir compulsivo sobre a remoção de um grupo de transações fechadas.

Você remover transações fechadas somente se o arquivo da empresa QuickBooks está ficando muito grande. Você pode facilmente trabalhar com um arquivo de empresa QuickBooks que é 25MB, 50MB, ou até 100MB (megabytes).

Embora normalmente, você condensar um arquivo QuickBooks através da remoção de idade, as transações fechadas, o comando Condensar também cria arquivos sem transações e os arquivos com apenas um intervalo de dados especificado de transações. Para criar um arquivo que contém listas e preferências, mas nenhuma transação, clique no botão Transações de rádio All. By the way, você pode usar a opção Transações Tudo para criar um arquivo de quase vazia você pode reutilizar (como para o treinamento).

Para criar um arquivo de QuickBooks que mantém um intervalo especificado de transações, clique nas operações efectuadas fora de botão Intervalo e, em seguida, as datas que bookend a faixa usando as caixas antes e depois.

QuickBooks exibe a segunda caixa de diálogo condensar os dados.

Se você irá resumir transações históricas, QuickBooks usa uma segunda caixa de diálogo condensar os dados para perguntar como ele iria resumir dados histórico: com uma única entrada de diário resumo, com entradas de diário resumo mensal, ou nenhum resumo de todo.

Selecione o botão de opção que corresponde à abordagem de compactação que deseja. (Normalmente, você provavelmente usar a segunda opção listada - o de ter QuickBooks criar entradas de diário resumo mensal - assim você ainda pode gerar relatórios mensais significativas.

QuickBooks exibe a caixa de diálogo condensar os dados terceiro.

Se o arquivo QuickBooks inclui transações de estoque, QuickBooks recomenda que você remova as transações de estoque de idade. Quando QuickBooks exibe a terceira caixa de diálogo condensar os dados, você pode dizer QuickBooks para fazer exatamente isso selecionando a transações de estoque botão de opção Resumir. (Se você não deseja remover transações antigas, selecione as transações manter o inventário botão Detalhes.)

Quando clicar em Avançar, você continua a quarta caixa condensar os dados de diálogo (não mostrado), que pede que as transações devem considerada fechada.

QuickBooks pede um pouco mais de informações sobre o que exatamente constitui uma operação fechada ou velho que deve ser removido. Você seleciona caixas de seleção para indicar se as operações antes da data de remoção deve ser removido mesmo se eles estão por apurar, marcado para ser impresso, marcada como a ser enviado, e assim por diante.

Quando clicar em Avançar, você passar para a quinta caixa de diálogo condensar os dados.

Use a quinta caixa de diálogo condensar os dados para dizer QuickBooks que, além de remoção de transações fechadas de idade, ele deve limpar algumas das listas. Você pode selecionar as caixas de seleção na caixa de diálogo condensar os dados que lhe dizem QuickBooks para remover contas não utilizadas, os clientes não utilizados, os vendedores não utilizadas, e assim por diante.

Ao limpar sua lista através da remoção de itens da lista não utilizadas, você não só reduzir o tamanho do arquivo da empresa, mas também torná-lo mais fácil para as pessoas a trabalhar com a lista.

Quando clicar em Avançar, QuickBooks exibe a sexta página da caixa de diálogo condensar os dados.

Depois de descrever como você deseja QuickBooks para arquivar e condensar o arquivo da empresa, QuickBooks exibe a caixa de diálogo condensar os dados sexto. A caixa de diálogo informa que o processo de arquivo começa com QuickBooks fazer uma cópia do arquivo de dados e que a operação de condensação pode levar vários minutos ou até várias horas para ser concluído.

QuickBooks começa o processo de condensação do ficheiro de dados.

No início do processo de condense, QuickBooks pede-lhe para fazer o backup do arquivo da empresa QuickBooks. Fazer o backup do arquivo da empresa QuickBooks como parte de uma operação condense funciona da mesma forma o backup do arquivo da empresa QuickBooks em qualquer outro momento.

Depois de fazer backup do arquivo da empresa QuickBooks, QuickBooks salva uma cópia de arquivo do arquivo da empresa e, em seguida, limpa a versão de trabalho do arquivo da empresa usando suas instruções. O processo de limpeza pode demorar apenas alguns minutos, ou pode levar várias horas se o arquivo é muito grande.