Escolhendo um Cleanup e Estratégia Arquivo com QuickBooks 2011
Decidir quando e como você quiser limpar ou arquivar as suas QuickBooks 2011 arquivo da empresa é principalmente uma questão de senso comum. Sua primeira consideração deve ser se você precisa para condensar o arquivo da empresa em tudo. Se QuickBooks ainda corre a uma velocidade razoável, se você não encontrar-se enlouquecendo por causa de muitos itens não utilizados em listas, ou se o arquivo de dados não cresceu monstruosamente grande (maior do que 100 MB ou mais), você pode não precisar condensar. -Lo a alcançar nenhum benefício, em muitos casos, por limpar. E por não limpar, você ainda tem registros financeiros detalhados completos ao seu alcance.
Executando uma operação de limpeza não significa necessariamente reduzir o tamanho do arquivo de dados QuickBooks. Se você realmente devo tem um arquivo de dados menor, o que deve fazer é primeiro executar uma operação de limpeza e, em seguida, salvar e restaurar um arquivo de dados QuickBooks portátil.
A outra parte sobre a limpeza e arquivar os arquivos da empresa QuickBooks é outra noção de senso comum: Você deve criar uma cópia de arquivo do arquivo de dados QuickBooks. É recomendado que você crie uma cópia de arquivo no final do ano depois que você ou seu CPA fez os ajustes finais para o ano. É uma ótima idéia para criar uma cópia de arquivo do arquivo de dados QuickBooks que é usado para preparar seu retorno de imposto e de quaisquer demonstrações financeiras porque você sempre pode depois explicar algum número em um retorno ou uma informação financeira por olhar para a cópia de arquivo do arquivo de dados.
Às vezes as pessoas mudam intencionalmente ou inadvertidamente transações antigas. Isto significa que alguém pode, infelizmente, mudar as transações em um arquivo de dados de QuickBooks em um ano anterior. Quando essa mudança ocorre, alguém depois olhar para o arquivo de dados QuickBooks pode não ser capaz de explicar um número em um retorno de imposto ou uma declaração financeira. Por exemplo, se alguém mais tarde, vai para trás e muda de uma operação no ano anterior, e que a transação é usada para calcular a receita total para o ano, você não pode mais usar os dados do QuickBooks para explicar os números em seu retorno de imposto e suas demonstrações financeiras rendimento total.
Felizmente, por ter uma cópia de arquivo do arquivo de dados QuickBooks - o arquivo de dados QuickBooks que forneceu números para seu retorno de imposto e as demonstrações financeiras - você sempre pode ver que as transações de QuickBooks suportar um número retorno de imposto específico ou número do demonstrativo financeiro.
Se você ainda está confuso sobre esse ponto - e é um pouco complicado - pergunte ao seu consultor fiscal ou seu CPA sobre o problema. Ele pode explicar-lhe o perigo de ter uma alteração nos dados QuickBooks que tem sido usado para preparar um retorno ou uma declaração financeira depois que o retorno tenha sido preparado ou depois dessas demonstrações financeiras foram publicados e distribuídos.