Como o subtotal de dados no Excel 2013

Você pode usar subtotais do Excel apresentam o subtotal de dados em uma lista ordenada. Para subtotal uma lista de dados, primeiro você classificar a lista no campo para o qual deseja os subtotais, e então você designar o campo que contém os valores que pretende resumir - estes não têm de ser os mesmos campos na lista de dados.

Quando você usa o recurso de subtotais, você não está restrito a ter os valores no campo designado adicionado em conjunto com a função SUM. em vez disso você pode ter Excel retornar o número de entradas com a função COUNT, a média das entradas com a função MÉDIA, a maior entrada com a função máximo, o menor entrada com a função MÍNIMO, ou mesmo o produto das entradas com o função do produto.

Para subtotal os salários dentro de cada departamento no meu exemplo de lista de dados do empregado, primeiro classificar a lista em ordem A-to-Z na coluna Dept porque o Excel é criar um novo subtotal a cada mudança nas entradas de departamento dentro da lista (Contabilidade, administração, Engenharia, e assim por diante).

O Excel não permitem que você subtotal uma lista de dados formatado como uma tabela. Antes de usar o botão de comando Subtotal, você deve primeiro converter sua tabela em um intervalo normal das células. Para fazer isso, clique em uma célula na tabela e, em seguida, clique na guia Design na guia contextual Ferramentas de Tabela na Faixa de Opções.

Finalmente, clique em Convert to Faixa botão de comando no grupo Ferramentas, seguido do botão Sim na caixa de diálogo de alerta pedindo-lhe para confirmar esta acção. Excel, em seguida remove os botões de filtro a partir de colunas na parte superior da lista de dados, mantendo a formatação tabela original.

A figura a seguir ilustra como é fácil de usar os subtotais recurso para obter totais em uma lista de dados. A lista de dados de funcionários da amostra é classificada em primeiro lugar pelo campo Dept em ordem crescente e, em seguida, pelo campo Salário em ordem decrescente (do maior para o menor) e convertido a lista de dados para um intervalo.

Em seguida, clique no botão de comando Subtotal na guia dados da fita para abrir a caixa de diálogo Subtotal.

Aqui, o campo Dept é selecionado como o campo para o qual os subtotais estão a ser calculado no a cada troca Na caixa drop-down list, Sum como a função para usar na caixa de listagem drop-down usar a função, eo check Salário Caixa como o campo cujos valores devem ser somados no Adicionar subtotal caixa de lista para.

A figura a seguir mostra os resultados obtidos depois de clicar em OK na caixa de diálogo Subtotal. Aqui, você vê a parte inferior da lista de dados que mostra os subtotais salariais para a Administração, Engenharia, Recursos Humanos e Serviços de Informação departamentos, juntamente com o total dos salários para todos os departamentos.

O total é exibido na parte inferior da lista de dados porque o Resumo caixa de seleção de dados abaixo está selecionado na caixa de diálogo Subtotal - se você não quer um total geral, remover a marca de verificação a partir desta caixa de seleção.

Como você pode ver, quando você usa o comando Subtotais, Excel descreve os dados ao mesmo tempo em que adiciona as linhas com os totais de salários departamentais e o total geral. Isso significa que você pode recolher a lista de dados para apenas suas linhas de subtotal departamental ou mesmo apenas a linha de total geral simplesmente pelo colapso do contorno até o segundo ou primeiro nível.

(Lembre-se que você pode alternar entre mostrar e ocultar os símbolos de contorno na borda esquerda da lista de dados pressionando Ctrl + 8).

Em uma grande lista de dados, você pode querer Excel para inserir quebras de página (muitas vezes referida como pausas) Cada vez que as alterações de dados no campo em que a lista está sendo subtotalizadas (isto é, o campo designado na a cada troca Na caixa de lista drop-down).

Para fazer isso, basta selecionar a quebra de página caixa de entre verifique Grupos na caixa de diálogo Subtotal para colocar uma marca de verificação na mesma antes de clicar em OK para subtotal da lista.