Como escrever uma declaração do problema para Seis Sigma

o declaração do problema serve a vários propósitos em um projeto Six Sigma. Em primeiro lugar, esclarece significativamente a situação actual, identificando especificamente o problema e sua gravidade, localização e impacto financeiro. Ela também serve como uma excelente ferramenta de comunicação, ajudando a obter buy-in e apoio dos outros. Quando declarações de problemas são bem escritos, as pessoas facilmente compreender e entender o que você está tentando realizar.

Faça a declaração do problema com o público em mente. Tenha em mente que você provavelmente tem tanto para convencer a administração para fornecer recursos para resolver o problema e alistar os membros da equipe para ajudar você- você não quer gastar o seu precioso tempo explicando mais e mais o que você está tentando realizar.

A apresentação do problema deve ser concisa e incluem o seguinte:

• Uma breve descrição do problema e a métrica utilizada para descrever o problema

• Onde o problema está ocorrendo pelo nome do processo e localização

• O período de tempo durante o qual o problema tem sido ocorrendo

• O tamanho ou a magnitude do problema

Você deve ter cuidado para evitar a sub-escrever uma declaração de problema. A tendência natural é escrever uma declaração do problema demasiado simplista, porque você já está familiarizado com o problema. Se você estiver indo para recrutar apoio e recursos para resolver o problema, outros têm que entender o contexto eo significado, a fim de apoiá-lo.

Seguem-se exemplos destacando a profundidade e quantificação de uma definição do projeto Six Sigma. Um pobre Six Sigma declaração do problema é seguido por um exemplo de uma declaração do problema aceitável. Primeiro: uma declaração com muito pouca informação:

Má Problema Declaração 1A: Os níveis do inventário são demasiado elevado e deve ser reduzido.

Quantas vezes você já ouviu uma declaração do problema como este antes? Sim, ter altos níveis de estoque é um problema, mas um problema declaração contendo tão pouca informação reduz significativamente a sua capacidade de tomar medidas específicas, obter apoio e obter melhora.

A declaração do problema não deve incluir qualquer indicação ou especulação sobre a causa do problema ou o que vai ser tomadas medidas para resolver o problema. Nunca tente resolver o problema ou orientar a solução nesta fase. Por exemplo, a seguinte declaração problema é mais detalhado do que Pobre problema declaração 1A, mas ainda é, assim, problemática:

Pobre 1B Problema Declaração: Tendo muito poucos empilhadeiras é fazer os níveis de estoque muito alto.

Ao dizer Número 147-Ter muito poucos empilhadeiras # 148- em Pobre problema declaração 1B, você está pretendendo que você sabe qual é a solução. O método Seis Sigma de dados e vai encontrar as verdadeiras causas e soluções para o problema.

Removendo viés da declaração do problema é uma das maneiras Six Sigma impede organizações e indivíduos de usar a intuição e intuição ao tentar resolver problemas. declarações de problemas, tais como o seguinte são eficazes em se alistar a atenção das pessoas, energia e suporte:

Melhor frase Problema 1: Os níveis de estoque no processo de armazenamento de inventário Oeste Metro em Scottsdale estão consumindo espaço, tendo o tempo de gestão de activos, e criando problemas de fluxo de caixa. Os níveis de estoque são em média 31,2 dias, com alta de 45 dias. Estes níveis ultrapassaram a meta de 25 dias de 95 por cento do tempo desde janeiro de 2012. $ 250.000 poderiam ser salvas por ano se os estoques estavam no nível alvo.

Olhe para a quantidade de informação que está disponível neste exemplo. Você sabe onde o problema está ocorrendo, você sabe quanto tempo isso ocorreu, você sabe a magnitude do problema, e você sabe o quanto isso está custando. Aqui está outro exemplo de uma declaração de problema com informação insuficiente, juntamente com uma alternativa Six Sigma reescrita:

Pobre Declaração Problema 2: recursos humanos está levando muito tempo para preencher os pedidos de pessoal.

Melhor frase Problema 2: tempo para engenheiros de software para o departamento de design de sistemas de voo em San Jose recrutando está faltando a meta de 70 dias 91 por cento do tempo. O tempo médio para preencher um pedido é de 155 dias no processo de recrutamento de funcionários de recursos humanos ao longo dos últimos 15 meses. Este atraso é a adição de custos de US $ 145.000 por mês em horas extraordinárias, trabalho contratante, e custos de retrabalho.

E mais uma:

Má Problema Declaração 3: Nosso hospital tem um problema com o número de formulários de pedido de seguro apresentadas com erros à companhia de seguros.

Esta declaração tem tão pouca informação que os leitores podem não ser inteiramente claro sobre se um problema significativo existe mesmo. Ninguém pensa que ter os formulários dos pedidos com erros é bom. É, obviamente, faz com que o trabalho adicional, tempos mais longos antes de receber o pagamento, e aumento da frustração para os funcionários. Mas isso é problema digno de ser trabalhada, como indicado? Talvez talvez não. Outros problemas podem ser dando-lhe piores dores de cabeça do que este.

No mínimo, alguma quantificação da magnitude do problema iria ajudar os leitores a fazer uma melhor decisão. É todo o hospital que tem o problema, ou é confinado a um grupo particular? Escrevendo a declaração do problema com os padrões de Six Sigma fornece o nível de informação necessária para tomar uma decisão informada:

Melhor Problema Declaração 3: formulários de pedido de seguro originários no departamento de emergência Fremont North Memorial estão causando uma perda de receitas, os custos de retrabalho excessivas e pagamento diferido para o hospital. Quarenta e cinco por cento dos formulários de pedido ter erros, com uma média de 2,3 defeitos por formulário.

Este problema existe desde o processamento de solicitações foi transferida para Kansas City em março de 2012. Billings poderia aumentar em US $ 3,5 milhões por mês, retrabalho custo poderia ser reduzido em 50 por cento, e um 1,3 por cento adicional de receita poderia ser recuperado se os erros estavam ocorrendo menos de 5 por cento do tempo. Atingir este nível de desempenho iria aumentar os lucros em US $ 395.000 por ano.