Proteger corrente, poupança e Petty Cash Contas Negócios

Proteger a verificação do seu negócio, poupança e contas de fundo de maneio. Dinheiro usado em um negócio é vulnerable- "imersão" na corrente, poupança e contas de fundo de maneio pode ser tentador para alguns empregados. Proteger essas contas com medidas de segurança.

Você não é o único lidar com o dinheiro para o seu negócio. Você tem alguns funcionários encontrando de caixa de entrada em caixas registradoras e outros abrir o correio e encontrar cheques ordens para comprar produtos ou pagar contas, e cheques de outras fontes. Os funcionários podem precisar de dinheiro em caixa para pagar mail enviado COD (Pagamento Contra Entrega) ou para pagar por outras necessidades inesperado, de baixo custo.

Você pode dirigir-se louco de preocupação sobre tudo isso o fluxo de caixa, mas apenas colocando em prática os controles adequados para o seu dinheiro pode ajudar a proteger as jóias da família do seu negócio. Fluxos de caixa através de seu negócio em quatro maneiras principais:

• Depósitos e pagamentos dentro e fora de suas contas correntes

• Depósitos e pagamentos dentro e fora de suas contas de poupança

• fundos de fundos de maneio em locais críticos, onde podem ser necessárias de dinheiro rápido

• Operações realizadas em suas caixas registradoras

Checando contas

Quase cada centavo que entra em seu negócio flui através de conta corrente de sua empresa (pelo menos é o que devemos acontecer). Quer se trate de dinheiro recolhidos em seus registos de dinheiro, pagamentos recebidos pelo correio, caixa utilizado para preencher as caixas registadoras, ou contas de fundo de maneio, os pagamentos enviados para pagar as obrigações de negócios, ou qualquer outra necessidade de dinheiro, esse dinheiro entra e sai de sua conta corrente . É por isso que sua conta corrente é a sua principal ferramenta para proteger seu fluxo de caixa.

Decidir sobre os tipos de cheques

Depois de escolher o seu banco, você precisa considerar que tipo de verificações que você deseja usar em seu negócio. Por exemplo, você precisa de cheques diferentes, dependendo se você escrever à mão cada cheque ou cheques de impressão do sistema informatizado de contabilidade.

Se você planeja escrever seus cheques, você provavelmente vai usar um cheque voucher de negócio em uma de três anéis binder- este tipo de verificação consiste de um voucher à esquerda e um cheque à direita (veja a imagem). Isto proporciona o melhor controle para verificações manuais porque cada cheque e comprovante estão contados. Quando um cheque é escrito, o voucher deve ser preenchido com detalhes sobre a data, o destinatário do cheque, eo propósito do cheque.

Se você pretende imprimir cheques a partir do seu sistema informatizado de contabilidade, você vai precisar encomendar cheques que correspondem programação que do sistema. Cada programa de software de computador tem um modelo único para impressão de cheques. Consulte o seu pacote de software de contabilidade para obter mais informações sobre os tipos de cheques que estão disponíveis e como encomendá-los.

Inicialmente, quando o negócio é pequeno, você pode manter o controle da saída de dinheiro através da assinatura de cada cheque. Mas à medida que o negócio cresce, você provavelmente vai achar que você precisa delegar check-assinar responsabilidades a alguém, especialmente se o seu negócio exige que você viaja com freqüência.

Arranjar depósitos na conta corrente

Claro, você também precisa depositar dinheiro na conta corrente, e você quer ter certeza de seus talões de depósito contêm todos os detalhes necessários, bem como a documentação para fazer backup das informações de depósito. A maioria dos bancos fornecem impressos guias de depósito com todos os detalhes necessários para garantir que o dinheiro é depositado na conta apropriada. Eles também costumam fornecê-lo com um # 147 Para único depósito # 148- selo que inclui o número da conta para a parte de trás dos cheques.

Quem abre seu e-mail de negócios devem ser instruídos a usar o # 147 Para único depósito # 148- selo imediatamente na parte de trás de qualquer cheque recebido pelo correio. Este selo faz com que seja muito mais difícil para qualquer um usar o cheque para outra do que os seus fins comerciais pretendidos.

contas de poupança

Algumas empresas acham que têm mais dinheiro do que eles precisam para cumprir seus planos imediatos. Ao invés de manter esse dinheiro extra em uma conta não remunerada, muitas empresas abrir uma conta poupança para armazenar o estoque de dinheiro extra.

Se você é proprietário de uma pequena empresa com poucos funcionários, você provavelmente vai ser o único a controlar o fluxo de dinheiro dentro e fora de sua conta poupança. À medida que crescer e encontrar o que você precisa delegar a responsabilidade pela poupança do negócio, certifique-se de pensar cuidadosamente sobre quem tem acesso e como você irá documentar o fluxo de fundos para dentro e fora da conta de poupança.

contas de fundo de maneio

Toda empresa precisa de dinheiro inesperado quase em uma base semanal. Quer se trate de dinheiro para pagar o carteiro quando ele traz uma carta ou pacote COD, dinheiro para comprar alguns selos de emergência para obter o e-mail para fora, ou dinheiro para alguns materiais de escritório necessários antes da próxima entrega, as empresas precisam manter algum dinheiro na mão, chamado de fundo de maneio, para despesas inesperadas.

Você deve manter cerca de US $ 50 a US $ 100 em uma caixa de dinheiro em caixa. Se você achar que você se depara com despesas de dinheiro mais ou menos vezes do que o esperado inicialmente, você pode ajustar a quantidade mantida em fundo de maneio em conformidade. Certifique-se de criar um sistema de controle de bom que requer qualquer um que usa o dinheiro para escrever um voucher que especifica o quanto foi usado e por quê.