Adicionando novos contatos no ato! 2005
No nível mais simples, o principal objetivo do ACT! é servir como um local para armazenar todos os contatos que você interagir com em uma base diária. Você pode adicionar e editar todos os seus contatos a partir da janela de Contacto Detalhe porque contém todas as informações que dizem respeito a um registro específico e permite que você veja todos os seus campos de contato.
Você provavelmente tem muitos contatos que você está morrendo de vontade de entrar em seu banco de dados, então saltar para a direita e siga estes passos:
Se você ainda não estiver na janela Detalhe de Contacto, ir lá clicando no ícone Contatos na ACT! barra de navegação.
Na janela Detalhe de contactos, escolha uma das três maneiras de adicionar um novo contato para o seu banco de dados:
Escolha Contact - Novo contato.
Clique no ícone Novo contato na barra de ferramentas.
Pressione a tecla Insert do teclado.
Começar a inserir informações clicando no campo Empresa e digitando o nome da empresa do contato.
AJA! não distingue entre contatos reais e contatos em branco. Se não for inserido informações ou pressionando repetidamente os resultados tecla Insert em numerosos registros de contatos em branco, que são de nenhum uso e só servem para entupir o banco de dados. Assim, embora você está livre para deixar qualquer do ACT! campos em branco, você tem que digitar algo, então começar com o nome da empresa.
Você sempre pode voltar para um recorde de mais tarde e adicionar, alterar ou excluir qualquer informação em qualquer campo.
Clique no campo seguinte, onde você deseja inserir informações e começar a digitar.
Você também pode usar a tecla Tab para avançar para o próximo campo. Se você pressionar inadvertidamente a tecla Tab uma vez demasiado frequentemente, você pode achar que você avançou um demasiados campos e acabou no campo errado. Mas não se preocupe: Pressione e segure a tecla Shift e, em seguida, pressionar Tab para mover o cursor na direcção inversa.
Continue o enchimento em campos.
AJA! vem com cerca de 50 campos pré-programados que refletem as necessidades da maioria dos usuários. Muitos dos campos são bastante auto-explicativo (e refletem o tipo de informação que você provavelmente esperaria encontrar em qualquer livro de endereços): nome do contato, nome da empresa, telefone, cidade, estado e CEP. Estes são convenientemente localizado na metade superior da janela do Contact Detail. Alguns dos campos são um pouco menos óbvia:
Endereço: Se você assumir que os três campos ACT! prevê o endereço é utilizado para armazenar três endereços alternativos, você está errado! O segundo e terceiro campos de endereço são destinados para endereços muito longos. Este campo é um bom lugar para incluir um nome edifício se é parte integrante do endereço.
etiquetas 5160 de estilo, popularmente utilizados para correspondência em massa, geralmente imprimir quatro linhas de informações: empresa, contato, endereço e código de cidade / estado / zip (todo na quarta linha). Se você precisa usar o segundo e terceiro campos de endereço, você precisa etiquetas maiores.
ID / Status: O campo / Estado ID é essencialmente o campo de categoria, e arquivos de cada um de seus contatos em categorias. Usando o campo de ID / Status, você não tem que configurar manualmente uma variedade de bases de dados: um para seus amigos, um para os seus clientes, uma para seus fornecedores, e assim por diante. O campo ID / Estado vem predefinido com uma dúzia das categorias mais comumente usados, incluindo amigos, clientes, fornecedores e concorrentes, o que torna a busca para cada uma dessas categorias em um flash fácil.
Tratamento: Este campo refere-se ao nome que vem depois da palavra Caro em uma carta, que é usado em seus modelos de carta. Por padrão, ACT !, sendo o tipo amigável, usa o primeiro nome. Sinta-se livre para alterar a saudação para um mais formal.
Se você preferir usar a saudação mais formal como a configuração padrão, escolha Ferramentas - Preferências e clique no botão Preferências Saudação convenientemente localizado na guia Geral.
Patrocinado por: Este campo é um dos mais comumente negligenciado no banco de dados. As informações inseridas nesse campo é utilizado na Fonte de falha Referências Relato para entrar Patrocinado por informações processa o relatório inútil. Então, qual é o problema? Suponha que você está pagando para a publicidade em dois jornais - não saber qual atraiu a maioria das perspectivas ser bom? Se você está participando de feiras ou colocando um monte de tempo e esforço em seu site, você não gostaria de saber se os seus esforços resultaram em qualquer novo negócio? E, se um cliente existente está enviando-lhe lotes de novos clientes potenciais, não honrando-o com um bom presunto no Natal, em vez do habitual fruitcake ser bom?
Usuário: Observe que vários campos de usuários estão na metade inferior da janela do Contact Detail. Estes campos conter informações que é específico para o seu negócio.
Deixe estes campos particulares em branco até que você renomeá-los. Se você não fizer isso, você pode acabar com vários tipos de dados inseridos em um campo.
Você sempre pode voltar e adicionar, alterar ou excluir dados de campo a qualquer momento!
Não se assuste quando ACT! formata automaticamente alguns de seus dados de campo quando você insere informações.
Adicionar seus dados o mais uniformemente possível.
Se necessário, adicionar várias entradas a um campo.
Geralmente, limitando-se a um item por campo é a melhor prática. De vez em quando, no entanto, você encontrar uma situação em que um contato se divide em duas categorias. Por exemplo, JoAnne Chamar pode ser tanto um amigo e um cliente. Nesta situação, você pode usar a lista drop-down para inserir mais de um item em um campo.
Para selecionar vários critérios a serem incluídos em um único campo, siga estes passos:
uma. Coloque o cursor no campo.
b. Verifique as suas seleções desejadas.
c. Clique nos itens desejados a partir da caixa de diálogo Editar Lista de Valores.
d. Clique em qualquer lugar fora da caixa de diálogo para a fechar.
As várias entradas aparecem no campo, separadas por uma vírgula.
Quando você preencher as informações para cada novo contato, não se esqueça de clicar em várias guias na parte inferior do seu layout.
Você encontra campos adicionais que rondam essas guias. A guia endereço residencial é o lugar que você gravar informações pessoais sobre um contato. Você pode ter alguns outros guias que você também pode escolher.
Diferentes layouts exibir guias diferentes. Se você alterar o layout atual, provavelmente você está olhando para um conjunto diferente de guias.
Caso se esqueça de clicar os guias ao longo da parte inferior da janela de Contacto Detalhe, você só pode ignorar alguns dos campos que você precisa para preencher as informações importantes. Então, não se esqueça de clicar os guias!
Salve o novo informações de contato.
Teoricamente, você não tem que salvar novo contato informações é salvo se você fizer qualquer um dos seguintes:
Executar qualquer outra ACT! comando, que inclui tudo, desde a adição de uma nota ou vendas oportunidade para marcar uma consulta.
Passar para outro registro no banco de dados.
Clique no botão Save (representado pelo ícone de disquete pequena na barra de ferramentas).
Pressione Ctrl + S.
Iniciar qualquer um dos comandos resultados anteriores em um registro de contato em branco. Agora você está pronto para inserir as informações do novo contato.