Acesso 2013 All-In-One For Dummies

Quando você cria um banco de dados no Access 2013, você decidir que tipo de cada campo será. Access fornece 12 tipos de campo para que você possa escolher entre. Escolha o tipo de campo que melhor descreve os dados que você deseja armazenar no campo e que funciona para o tipo de análise que você precisa para usar o campo. Aqui estão dicas sobre quando usar cada tipo de campo.

Algumas pessoas preferem usar o teclado do que o mouse e Access 2013 tem uma abundância de atalhos de teclado para essas pessoas. Os seguintes atalhos de teclado são especialmente úteis no Access 2013. Algumas teclas trabalhar em qualquer lugar no Access 2013- outros trabalham apenas em vistas específicas, como observado.

Aqui estão os cinco mandamentos do design de banco de dados, se você usar o Access 2013 ou outro programa de banco de dados. Um banco de dados bem projetado torna a manutenção mais fácil dos seus dados.

• Armazenar informações onde ele pertence, não onde ele aparece. Onde você armazenar informações nada tem a ver com o local onde ele aparece. Em uma planilha, você digita informações onde quer que ele apareça quando você imprime a planilha, mas bancos de dados funcionam de forma diferente. Em uma base de dados, armazenar informação de tabelas com base na estrutura da informação. Um pedaço de informação pode aparecer em lotes de relatórios, mas você armazená-lo em apenas um campo em uma tabela.

• Armazenar informações como ela realmente existe, não como você deseja que ele apareça em um relatório específico. Esta regra é um corolário da primeira regra. Se você quiser reservar títulos a aparecer em todos os (capital) letras maiúsculas em seus pedidos de compra, o acesso pode capitalizar os títulos para você. Armazenar os títulos de livros com capitalização correta para que você não está preso com tê-los em todos os tampões em cada relatório. Access tem muitas funções embutidas que podem ajustar a forma como o texto, números e datas são formatadas.

• Evite lixo dentro, lixo para fora (GIGO). Se você não se preocupam em criar um bom design, sensata para o seu banco de dados - e se você não for cuidadoso para inserir os dados corretos, limpo - seu banco de dados vai acabar cheio de lixo. Um banco de dados bem projetado é mais fácil de manter do que um mal projetado, porque cada pedaço de informação é armazenado apenas uma vez, em um campo claramente nomeada em uma tabela claramente identificado, com as regras de validação adequadas no local. Sim, isso soa como um monte de trabalho, mas a limpeza de uma base de dados de 10.000 registros incorretos é (perdoem o eufemismo) ainda mais trabalho.

• Separe seus dados de seus programas. Se você criar um banco de dados para ser compartilhado com ou distribuído para outras pessoas, armazenar todas as tabelas em um banco de dados (back-end) e todos os outros objetos em outro banco de dados (o front-end). Então você pode ligar esses dois bancos de dados para fazer tudo funcionar. Separando as tabelas de tudo o mais agiliza todo o rigmarole de consultas de actualização, formulários, relatórios e outras coisas mais tarde, sem perturbar os dados nas tabelas.

• Fazer backup cedo e muitas vezes. Ok, esta dica não é sobre design, mas é muito importante para omitir: Faça um backup do seu banco de dados todos os dias. Com sorte, o seu escritório já tem um sistema de regulares (provavelmente nightly) backups que inclui o banco de dados. Se não, faça uma cópia de backup de seu banco de dados em intervalos regulares e, certamente, fazer uma cópia de backup antes de fazer quaisquer alterações importantes. Mantenha vários backups, e não apenas o mais recente, caso em que leva um tempo para descobrir um problema.

Se os dados que entra em seu banco de dados por meio de tabelas e formas é lixo, qualquer saída ou análise você faz com consultas e relatórios lhe dará lixo também. Felizmente, o Access oferece várias ferramentas para ajudá-lo a ter certeza de que os dados que vai em cada campo são os dados que é suposto ir nesse campo. Você pode encontrar muitas das ferramentas que mantêm lixo para fora na vista de estrutura da tabela:

• Tipo de dados: Use o tipo de dados correto para evitar que os dados do tipo errado de ser introduzido.

• Tamanho do campo: Esta propriedade limita o número de caracteres. Se você sabe que um campo nunca deve exceder quatro personagens, por exemplo, definir o tamanho do campo a 4.

• Formato: Esta propriedade torna os dados olhar direito. Você pode mudar o texto para todos os tampões ou todas as letras minúsculas, por exemplo.

• Máscara de entrada: A máscara de entrada limita as informações permitido em um campo, especificando quais os caracteres que você pode entrar. Use uma máscara de entrada quando você sabe a forma dos dados deve tomar - se um número de ordem tem duas letras seguido por quatro dígitos, por exemplo. Os números de telefone e códigos postais são outros exemplos de áreas em que máscaras de entrada são úteis. máscaras de entrada trabalhar com a propriedade do campo Format.

• Valor padrão: Esta propriedade define um valor que aparece por padrão se nenhum outro valor é inserido. O valor padrão aparece no campo até que outro valor é inserido.

• Campo ou registro Regra de validação: Os dados devem passar por esta regra antes de ser introduzido. Esta propriedade trabalha com a regra de propriedade de texto de validação.

• Requeridos: Esta propriedade especifica que o campo deve ter um valor para que você possa salvar o registro. Quando nenhum valor é inserido, o Access não criar um novo registro quando Tab ou Enter é pressionado, eo botão New Record fica acinzentado.

• Permitir comprimento zero: Esta propriedade especifica se uma entrada de comprimento zero como # 147- # 148- (aspas sem espaço entre elas) é permitido (apenas para texto, texto longo, e os campos de hiperlink). Um campo de comprimento zero permite diferenciar entre informações que não existe e um valor nulo (em branco) que é desconhecido ou não foi inserido. Quando esta opção for definida, ela permite que uma cadeia de comprimento zero em um campo obrigatório. Você pode querer usar uma máscara de entrada para fazer um campo de comprimento zero olhar diferente de um valor nulo quando ambos são permitidos.

• indexados: Quando você optar por indexar um campo, você pode especificar que não há valores duplicados são permitidos no campo. Essa propriedade também é acessível a partir de folha de dados de vista é uma caixa de seleção na guia Folha de dados da fita.

• Campos de pesquisa: Esta propriedade permite que o usuário selecione um valor para um campo que está armazenado em outro campo, eliminando assim muitos erros de ortografia e padronizar as opções para o campo. Use o Assistente de pesquisa para criar um campo de pesquisa.

Quando você estiver automatizando um aplicativo banco de dados Access 2013 usando o Visual Basic for Applications (VBA), você pode se perder com uma página em branco para começar a escrever código. Onde começar? Aqui estão algumas orientações simples para seguir que terá que escrever código VBA como um profissional:

1. Obter ajuda.

   Pressione F1 a qualquer momento para iniciar o Microsoft Access ajuda, onde você pode ver exemplos de código VBA.

2. Use o localizador de objectos.

   O Object Browser permite explorar as propriedades e métodos dos objetos em VBA. No Editor do Visual Basic, escolha View, em seguida, objeto de navegador ou simplesmente pressione F2.

3. Obter mais ajuda.

   Claro, as ferramentas de ajuda embutidos dentro VBA são maravilhosos, mas você também pode usar seu navegador favorito para pesquisar na Internet para obter ajuda na escrita de código VBA. Você pode até achar exemplos que você pode roubar - ou emprestar - para o seu próprio projeto.

4. Lidar com seus erros.

   Até mesmo o programador mais perfeito não pode parar a ocorrência de erros, mas ele ou ela pode impedi-los de trazer um programa para uma moagem travar. Use erro built-in do VBA manipulação com o On Error Goto e Retomar declarações para interceptar erros e mudar o fluxo do programa para que seus aplicativos não frustrar as pessoas que os utilizam.

5. Use funções e procedimentos sub.

   Empregam funções e procedimentos sub para lidar com tarefas que serão executadas por diferentes áreas do seu programa. Como regra geral, se você encontrar-se copiar e colar o código de uma área de um programa para outro, você pode querer colocar esse código no seu próprio procedimento.

6. Converter macros para o código VBA.

   O designer macro no Access 2013 permite-lhe escolher entre listas de tarefas predefinidas para automatizar a sua aplicação. Criar uma macro que faz o que você quer e, em seguida, converter essa macro ao código VBA para que você possa ver como ele ficaria se você tivesse digitado a partir do zero.

Acesso 2013 é um ótimo aplicativo de banco de dados por conta própria, mas também joga bem com os outros, que lhe permite exibir e recuperar dados a partir de vários outros programas. Se um programa de suporte do Visual Basic for Applications (VBA), você pode controlá-lo a partir do Access. Aqui está uma breve lista de aplicativos que você pode assumir o controle de e compartilhar dados com:

• Microsoft Excel: Muitos usuários de Excel acabam se envolvendo com o Access, porque eles precisam de mais estrutura para armazenar seus dados. Algumas destas pessoas não fazem o salto para o Access, no entanto, para um laço forte ainda existe entre o Access e Excel. Você pode usar uma planilha do Excel como uma tabela no Access ou completamente tomar o controle de um aplicativo Excel do VBA.

• Microsoft SQL Server: SQL Server é como Acesso em esteróides - pelo menos da mesa e consulta ponto de vista. Você pode mover seus dados do Access para o SQL Server para melhorar a velocidade eo desempenho quando você está usando grandes quantidades de dados. Depois que os dados está em SQL Server, você pode construir seus formulários do Access, relatórios, macros e módulos para usar os dados do SQL Server.

• Microsoft Word: A maioria das pessoas que usam o acesso também têm utilizado Word. Se você está escrevendo uma carta ou fazer uma lista de tarefas para fazer, o Word é o lugar onde você pode ser usado para transformar. Você também pode usar o Word como uma ferramenta de comunicação, onde você pode criar marcadores para colocar dados do Access e outra pessoa - que podem não estar familiarizados com o Access - pode editar as outras informações no documento do Word.

• Microsoft SharePoint: SharePoint é a visão da Microsoft para compartilhar e colaborar com dados sobre a web. A partir do Access 2013, você pode compartilhar dados com um servidor SharePoint. Você pode até criar uma web aplicativo personalizado que armazena tabelas do Access, consultas, formulários (como visitas), e macros no servidor SharePoint 2013 e permite que você ou qualquer outra pessoa para acessar esses formulários na web - tudo sem ter acesso 2013 instalado.

• Microsoft Outlook: Outlook é mais do que apenas um e-mail ferramenta- é também um sistema de gerenciamento de contatos. Você pode compartilhar contatos, calendário e tarefas com o seu pedido de acesso de modo que você tem que inseri-lo em um só lugar.