Access 2010 All-In-One For Dummies

Quando você cria um banco de dados Access 2010, você decidir que tipo de cada campo será. Aqui estão dicas para quando usar cada tipo de campo.

Esses atalhos de teclado são especialmente úteis no Access 2010. Algumas teclas trabalhar em qualquer lugar no Access 2010, enquanto outros trabalham apenas em vistas específicas, como observado.

Aqui estão os cinco mandamentos do design de banco de dados, se você usar Access 2010 ou outro programa de banco de dados. Um banco de dados bem projetado torna a manutenção mais fácil dos seus dados.

• Armazenar informações onde ele pertence, não onde ele aparece. Onde você armazenar informações nada tem a ver com o local onde ele aparece. Em uma planilha, você digita informações onde quer que ele apareça quando você imprime a planilha, mas bancos de dados funcionam de forma diferente. Em uma base de dados, armazenar informação de tabelas com base na estrutura da informação. Um pedaço de informação pode aparecer em lotes de relatórios diferentes, mas você armazená-lo em apenas um campo em uma tabela.

• Armazenar informações como ela realmente existe, não como você deseja que ele apareça em um relatório específico. Este é um corolário da primeira regra. Se você quiser reservar títulos a aparecer em todos os (capital) letras maiúsculas em seus pedidos de compra, o acesso pode capitalizar os títulos para você. Armazenar os títulos de livros com capitalização correta para que você não está preso com eles em todos os tampões em cada relatório. Access tem muitas funções embutidas que podem ajustar a forma como o texto, números e datas são formatadas.

• Garbage in, garbage out (GIGO). Se você não se preocupam em criar um bom design, sensata para o seu banco de dados - e se você não for cuidadoso para inserir os dados corretos, limpo - seu banco de dados vai acabar cheio de lixo.

  Um banco de dados bem projetado é mais fácil de manter do que um mal projetado, porque cada pedaço de informação é armazenado apenas uma vez, em um campo claramente nomeada em uma tabela claramente identificado, com as regras de validação adequadas no local. Sim, isso soa como um monte de trabalho, mas a limpeza de uma base de dados de 10.000 registros incorretos é (perdoem o eufemismo) ainda mais trabalho.

• Separe seus dados de seus programas. Se você criar um banco de dados para ser compartilhado com (ou distribuídos a) outras pessoas, armazenar todas as tabelas em um banco de dados (o back-end) e todos os outros objetos em outro banco de dados (o front-end). Então você pode ligar estas duas bases de dados em conjunto para fazer tudo funcionar. Separando as tabelas de tudo o mais agiliza todo o rigmarole de consultas de atualização, formulários, relatórios, ou outras coisas mais tarde, sem perturbar os dados nas tabelas.

• Fazer backup cedo e muitas vezes. Ok, esta dica não é sobre design, mas é muito importante para omitir: Faça um backup do seu banco de dados todos os dias. Com sorte, o seu escritório já tem um sistema de regulares (provavelmente nightly) backups que inclui o banco de dados. Se não, faça uma cópia de backup de seu banco de dados em intervalos regulares, e certamente antes de fazer quaisquer alterações importantes. Mantenha vários backups, e não apenas o mais recente, caso em que leva um tempo para descobrir um problema.

Se os dados que entra em seu banco de dados por meio de tabelas e formas é um lixo, então qualquer saída ou análise você faz com consultas e relatórios lhe dará lixo também. Felizmente, o Access oferece várias ferramentas para ajudá-lo a ter certeza de que os dados que vai em cada campo são os dados que é suposto ir nesse campo. Você pode encontrar muitas das ferramentas para manter lixo para fora na vista de estrutura da tabela:

• Tipo de dados: Use o tipo de dados correto para evitar que os dados do tipo errado de ser introduzido.

• Tamanho do campo: Limita o número de caracteres. Por exemplo, se você sabe que um campo nunca deve exceder quatro personagens, definir o tamanho do campo para 4 caracteres.

• Formato: Torna os dados olhar direito. Por exemplo, você pode mudar o texto para todos os tampões ou todas minúsculas. máscaras de entrada, por exemplo, trabalhar com a propriedade do campo Format.

• Máscara de entrada: A máscara de entrada limita as informações permitido em um campo, especificando quais os caracteres que você pode entrar. Use uma máscara de entrada quando você sabe a forma dos dados deve tomar - por exemplo, se um número de ordem tem duas letras seguido por quatro dígitos. números de telefone e códigos postais são outros exemplos de campos onde máscaras de entrada são úteis.

• Valor padrão: Define um valor que aparece por padrão se nenhum outro valor é inserido. O valor padrão aparece no campo até que outro valor é inserido.

• Regra campo ou registro de validação: Uma regra de que os dados devem passar antes de ser introduzido. Esta propriedade trabalha com a Texto de validação regra de propriedade.

• Requeridos: Especifica que o campo deve ter um valor para que você salvar o registro. Quando nenhum valor é inserido, o Access não criar um novo registro quando Tab ou Enter é pressionado, eo botão New Record fica acinzentado.

• Permitir comprimento zero: Especifica se uma entrada de comprimento zero como # 147- # 148- (aspas sem espaço entre elas) é permitido (apenas para Texto, Memo e campos de hiperlink). Um campo de comprimento zero permite diferenciar entre informações que não existe, e um valor nulo (em branco) que é desconhecido ou não foi inserido. Quando esta opção for definida, ela permite que uma cadeia de comprimento zero em um campo obrigatório. Você pode querer usar uma máscara de entrada para fazer um campo de comprimento zero olhar diferente de um valor nulo quando ambos são permitidos.

• indexado: Quando você optar por indexar um campo, você pode especificar que não há valores duplicados são permitidos no campo. Essa propriedade também é acessível a partir de exibição Folha de Dados - é uma caixa de seleção na guia Folha de dados da fita.

• Os campos de pesquisa: Permitir que o usuário selecione um valor para um campo que é armazenado em outro campo. Isso elimina muitos erros de ortografia e padroniza as opções para o campo. Use o Assistente de pesquisa para criar um campo de pesquisa.

Ao automatizar um aplicativo de banco de dados Access 2010 usando VBA, você pode se perder com uma página em branco no qual começar a escrever código. Onde começar? Aqui estão algumas orientações simples para seguir que terá que escrever código VBA como um profissional:

• Obter ajuda. Sim, este artigo enumera algumas maneiras de melhorar usando VBA no Access, mas pressione F1 a qualquer momento para iniciar o Microsoft Office Access Ajuda, onde você pode aprender sobre e ver exemplos de código VBA.

• Use o localizador de objectos. O Object Browser permite-lhe explorar as diferentes propriedades e métodos dos objetos em VBA. A partir da janela do Editor do VBA, escolha Exibir - localizador de objectos - ou simplesmente pressione F2.

• Obter mais ajuda. Claro, as ferramentas de ajuda embutidos dentro Access 2010 VBA são maravilhosos, mas você também pode usar seu navegador favorito para pesquisar na Internet para obter ajuda sobre uma variedade de tópicos sobre como escrever código VBA. Você pode até achar exemplos que você pode roubar - ou emprestar - para o seu próprio projeto.

• Lidar com seus erros. Até mesmo o programador mais perfeito não pode parar a ocorrência de erros, mas ele ou ela pode impedi-los de trazer um programa para uma moagem travar. Usar VBA embutido manipulação de erro com o On Error Goto e Retomar declarações para interceptar erros e mudar o fluxo do programa para que seus aplicativos não frustrar as pessoas que os utilizam.

• Use funções e procedimentos sub. Use funções e procedimentos sub para lidar com tarefas que serão executadas por diferentes áreas do seu programa. Como regra geral, se você encontrar-se copiar e colar o código de uma área de um programa para outro, você pode querer colocar esse código no seu próprio procedimento.

• Converter macros para o código VBA. O designer de macros no Access 2010 permite clicar e escolher a partir de listas de tarefas predefinidas para automatizar a sua aplicação. Criar uma macro que faz o que quiser, e depois converter essa macro ao código VBA para que você possa ver como ele gostaria se você digitou a partir do zero.

Access 2010 é um ótimo aplicativo de banco de dados por conta própria, mas também joga bem com os outros. Você pode exibir e recuperar dados a partir de uma série de programas diferentes. Se um programa suporta VBA, então você pode controlá-lo a partir do Access. Aqui está uma breve lista de aplicações da Microsoft que você pode tomar o controle e compartilhar dados com:

• Excel: Muitos usuários do Excel acabam se envolvendo com o Access, porque eles precisam de mais estrutura para armazenar seus dados. No entanto, algumas dessas pessoas não o fazem, por isso ainda há um forte vínculo entre o Access e Excel. Você pode usar uma planilha do Excel como uma tabela no Access, ou completamente tomar o controle de um aplicativo Excel a partir do Access VBA.

• Servidor SQL: SQL Server é como Acesso em esteróides - pelo menos da mesa e consulta ponto de vista. Você pode mover seus dados do Access para o SQL Server para melhorar a velocidade eo desempenho quando se utiliza grandes quantidades de dados. Uma vez que os dados estão no SQL Server, você pode construir seus formulários do Access, relatórios, macros e módulos para utilizar os dados do SQL Server.

• Palavra: A maioria das pessoas que usam o acesso também têm utilizado Word. Se você está escrevendo uma carta ou fazer uma lista de tarefas para fazer, o Word é o lugar onde muitos de nós transformar. Você também pode usar o Word como uma ferramenta de comunicação, onde você pode criar marcadores para colocar dados do Access, de modo que você pode ter alguém familiarizado com o Access alterar os dados estáticos no relatório.

• SharePoint: SharePoint é a visão da Microsoft para compartilhar e colaborar com dados sobre a Web, e a partir do Access 2010, você pode compartilhar dados com um SharePoint Server. Você pode até criar formulários e relatórios no Access e publicá-los em um site do SharePoint para que os usuários podem usá-los de dentro de seus navegadores - tudo sem ter o Access 2010 instalado.

• Outlook: Outlook é mais do que apenas um e-mail ferramenta- é também um sistema de gerenciamento de contatos. Usando o Access 2010, você pode enviar e-mails e coletar dados diretamente das mensagens de e-mail recebidas. Você também pode compartilhar o contato, calendário e informações de tarefas com o seu pedido de acesso de modo que você tem que inserir esses dados em um só lugar.