Medir Negócios Eficiência onde você está agora

Você não pode melhorar a eficiência na sua empresa ou organização, se você não sabe onde você está atualmente. Sem um ponto de partida, você não tem idéia oficial se as mudanças a implementar, na esperança de aumentando

eficiência realmente ajudar ou dar-lhe dez passos para trás.

Saber com precisão e medir objetivamente a sua organização de acordo com determinadas métricas é uma habilidade de valor inestimável.

Mesmo que a melhoria da eficiência não é uma prioridade para você agora, você provavelmente se preocupam muito com certas outras medidas, tais como receita, lucro, eo número de pedidos que você está recebendo.

Certas medidas podem ser simples: Quantos dólares entrou em sua conta bancária este mês? Quantas saiu isso? Quantos empregados você tem? Quanto você gasta em folha de pagamento deste mês? Qual é a sua conta de energia elétrica média dos últimos 12 meses?

Às vezes, as medições diretas revelar ineficiências direita fora do bastão. Um número pode simplesmente # 147-feel # 148- errado para você, e pesquisa adicional vai mostrar que é muito alto. No entanto, um pouco mais de matemática é normalmente necessário para chegar às raízes mais profundas da ineficiência de uma organização. É aí que as diversas metodologias de aumento de eficiência, como Six Sigma e o Lean pode entrar e realmente lançar luz sobre o que está acontecendo.

Usando os cálculos Seis Sigma

Six Sigma leva a ideia de qualidade a um nível totalmente novo. Um processo que opera em Six Sigma tem 3,4 defeitos (ou menos) por milhão de oportunidades. (Uma oportunidade é um ponto em que um defeito pode entrar no sistema Por exemplo, quando Marge entrega um produto para Steve na linha de montagem, há uma chance de que ela pode cair e danificá-lo. - Isso é um oportunidade para erro.)

Six Sigma é de longe o método mais orientada matematicamente para reduzir o desperdício e os erros na sua organização. Medir o seu negócio a partir de uma perspectiva Six Sigma requer tempo, dedicação e participação de toda a empresa, e definitivamente não é para todos.

No entanto, há uma certa magia para ver a sua empresa a partir de uma perspectiva puramente matemática. Por um lado, ele pode transformar uma situação desesperada em um que você pode se virar. Tudo que você tem a fazer é reduzir # 949- na equação y = f (x) + # 949-. Isso é certamente mais fácil de digerir do que uma pilha de contas vencidas em sua mesa.

Medição com um Balanced Scorecard

Muitas vezes, uma organização começa um processo de medição - decidir o que medir, reunindo pontos de dados recentes, desenterrar detalhes históricos, compilá-los em planilhas, e realizar várias análises - mas depois não acompanhar, através de continuando para medir a si mesmo.

Isto não só prepara o terreno para ter que começar tudo de novo em uma praça de dois anos para baixo da linha, mas também faz com que os participantes a perder rapidamente o vapor quando vêem que o trabalho que ponha em medição não leva a nenhum resultado.

Se você é 100 por cento comprometidos com Six Sigma ou você está contente em apenas medir alguns pontos de dados simples, você pode usar um Balanced Scorecard. Este scorecard atravessa três níveis - a longo prazo, de médio prazo, e no dia-a-dia - em quatro áreas: produtividade, crescimento e transferência de conhecimento, clientes e finanças.

Indo para a frente com a medição

O processo de medição no início de um projeto é exatamente o mesmo processo que você vai passar para medir durante, no encerramento do, e depois de um projeto. (Embora seja certamente mais fácil de fazer medições subsequentes uma vez que você obter todos os seus patos em uma fileira no início!)

Sabendo disso, você deve estar sempre em mente maneiras de torná-lo mais fácil de tomar medidas no futuro. Por exemplo, você pode:

• Configure as exportações de dados automáticos de seu sistema de software para que você não tem que perseguir manualmente para baixo de dados.

• Solicitar relatórios mensais de resumo de seus fornecedores.

• Dispor de contabilidade introduzir certas despesas em uma planilha separada que você pode analisar rapidamente quando necessário.

• Criar um modelo do Excel para analisar e comparar seus pontos de dados mais recentes automaticamente.

Descubra tabelas dinâmicas! Disponível nos principais programas de planilha como o Microsoft Excel e o Google Spreadsheets, uma tabela dinâmica pode executar uma análise rápida e detalhada sobre grandes conjuntos de dados. Depois de configurar uma tabela dinâmica do jeito que você quer, ele vai continuar a operar e atualizar como você adicionar ou modificar os dados por trás dele. Por exemplo, uma tabela dinâmica dos totais de vendas mensais vai crescer dinamicamente à medida que você adiciona figuras novas dos meses.