Evitando erros de encontro comum

organizar com sucesso reuniões é uma habilidade de negócios subestimado. Com os detalhes umpteen reunião e organizadores de eventos precisa lidar com, erros são obrigados a ser feita, e às vezes as cabeças rolarão como resultado. Para ter certeza de que o seu não é um deles, aqui estão alguns erros comuns de reuniões a subir acima.

Esquecendo-se de verificar datas

Antes de finalizar quaisquer datas para as suas reuniões ou eventos, verifique se eles não se sobrepõem a qualquer religioso, pública, estadual ou feriados federais. Além disso, considere evitar uma sobreposição com quaisquer grandes eventos desportivos, especialmente se você estiver olhando para atrair um público predominantemente masculino. No início do ano civil, gerar uma lista de todos os próximos feriados e eventos para que você não deixe que um deslize por você. É tão fácil de fazer!

Reserva de um site antes de fazer uma visita

Muitas vezes, quando você está organizando um evento em um destino de muitas milhas de casa, não há tempo suficiente ou dinheiro no orçamento para fazer uma visita ao local. Grande erro! Por que correr o risco de que tudo não vai estar bem no dia do evento ou confiar no julgamento de outra pessoa? Isto é particularmente crítico para reuniões e eventos maiores. Além disso, verificar para fora a cena de antemão permite-lhe a oportunidade de conhecer e construir um relacionamento com o pessoal que você estará trabalhando muito estreitamente com no dia do evento.

Na falta de comercializar o seu evento

É realmente muito simples: A fim de levar as pessoas a participar de seu evento, você precisa deixá-los saber sobre ele com tempo de sobra. É tudo sobre marketing e comunicação, que é parte integrante do seu processo de planejamento e organização. Quanto mais você esperar para informar os potenciais participantes, mais forte é a chance de que eles fizeram planos alternativos para as datas de reuniões. Comunicar a sua mensagem com tempo de sobra para que o seu evento seja sua prioridade número um.

assinatura de contratos que não possuem especificidades

Um planejador de reunião teve seu dia no tribunal quando ela cancelou uma reunião porque o hotel reservado ela não tinha feito, em sua opinião, o progresso suficiente sobre a sua renovação planejada. O hotel argumentou de forma diferente e, de fato, ganhou o caso. O contrato escrito tinha especificado que "progressos substanciais" seria feita antes da data da reunião. Sendo uma frase tão subjetiva, foi aberto a diferentes interpretações. Certifique-se de que seus contratos são ironclad com detalhes indiscutíveis. Evite frases como "a ser negociada" ou "a ser determinado em uma data posterior."

Na falta de plano

Falha em planejar, e você está colocando-se aberto para o desastre. Demasiadas peças do puzzle precisam ser colocados juntos para você apenas asa-lo ou pagar o serviço do bordo de um plano. Promessa de ser a mais completa e meticulosa possível. Verificar e reavaliar detalhes. Discutir o seu evento com as pessoas não envolvidas no negócio para obter opiniões de fora. Criar listas de verificação e listas de verificação das listas de verificação. Cobrir todas as suas bases. A mais completa você estiver, menor a chance de fracasso e mais probabilidade de sucesso.

Negligenciar a verificar as referências

Ter um pressentimento sobre alguém é grande, mas sempre verifique se ele é tão bom quanto ele diz que é. Sim, vai demorar algum tempo extra para verificar as referências, mas vale bem a pena o esforço. Por que correr o risco de estragar seu evento importante, com um fornecedor que você deixa para baixo no último minuto ou fornece-o com equipamentos de segunda categoria ou serviço de má qualidade? Uma questão-chave para pedir a referência é: "Será que você usar esse fornecedor de novo para a sua próxima função?" Você sabe o que fazer se a resposta for negativa!

Deixando detalhes importantes para a última hora

Colocar a sua reunião em conjunto leva tempo, e quanto mais você tiver, melhor as chances de fazer menos erros. Quanto mais apressado e entrou em pânico você é, o mais provável que você a esquecer algumas das coisas essenciais (e às vezes mais óbvio). Use suas listas religiosamente, e lidar com detalhes nas fases iniciais de planejamento. Deixando o básico para a última hora, sem dúvida, custar mais dinheiro, como você provavelmente vai ter um custo de ponta, e ele vai definitivamente adicionar estresse desnecessário para sua vida!

Deixar alguém fazer o planejamento

Então você quer tomar o caminho mais fácil, e você encontrar-se um planejador profissional para lidar com todos os detalhes. você pode dar ao luxo de simplesmente sentar-se na esperança de que esta pessoa maravilhosa executa magia? Só porque você contratar algum tipo de assistência não significa que você está fora da imagem. Pelo contrário, agora você assumir o papel de mordomo, que o faz responsável por dirigir todas as operações. Deixar que outros façam o corredor em torno do seu nome, mas sempre têm uma presença visível no fundo para garantir que tudo corra bem.

negligenciar contingências

Outro aspecto do processo de planejamento envolve o desenvolvimento de planos de contingência. Infelizmente, as chances são muito altas que algo que você planejou para não necessariamente ir tão organizados. Então, qual é o seu backup? Se você não tiver um, todos os seus planos originais poderiam ser destruídos em um instante, e você vai estar lutando para colocar uma segunda estratégia em operação. Ter um plano B pronto "nas asas" apenas no caso de você precisar dele.

Tentando economizar dinheiro

Com orçamentos apertados e um chefe respirando no seu pescoço e esperando você para fazer mais com menos, a tentação de tomar decisões de fornecedor com base unicamente no preço é forte. Sim, você sempre vai encontrar alguém que está preparado para serviços sob-preço justo para começar o negócio. Mas como bom e confiável são eles? preços baratos e de boa qualidade geralmente não se correlacionam. Então, da próxima vez que você está tentado a fazer uma compra decisão baseada inteiramente no preço, pense novamente!